Двойная запись операций на счетах, ее сущность и контрольное значение

В этом разделе будет рассмотрен такой метод ведения бухгалтерских записей, как двойная запись. Мы познакомились с бухгалтерскими счетами и увидели, что счет имеет две части (дебет и кредит) и, когда произойдет хозяйственная операция, сумму надо записать в определенную часть счета. Это будет зависеть от того, что происходит со средствами (увеличение или уменьшение), и запись надо произвести на активном или пассивном счете. Хозяйственные операции вызывают движение в размещении средств или источников средств предприятия (например, получены в кассу денежные средства из банка; изменилось размещение денежных средств: на расчетном счете произошло их уменьшение, а в кассе – увеличение. Или получены материалы от поставщиков: произошло увеличение материальных ценностей и увеличение задолженности поставщикам). Таким образом, можно увидеть, что хозяйственная операция затронет средства, учитываемые, как минимум, на двух счетах. Так как сама хозяйственная операция предусматривает движение средств, то они движутся откуда-то и куда-то. Задача бухгалтера контролировать, направлять и учитывать это движение. Так вот, учет движения и обеспечивается двойной записью.

Сущностьдвойной записи – каждая хозяйственная операция в одной и той же сумме записывается дважды: по дебету одного и по кредиту другого счета (см. схему 4.4).

Дебет «Текущий счет» Кредит Дебет «Наличные» Кредит

120 120

Схема 4.4 – Двойная запись хозяйственной операции на счетах

На схеме 4.4 показано два счета:

Дебет «Наличные»

Кредит «Текущий счет» – 120 грн., это значит мы написали бухгалтерскую проводку, которая еще называется корреспонденцией счетов. Запись на этот или иной счет будет определяться экономическим смыслом операции, в зависимости от того, какие виды средств приходят в движение.

Разберем несколько примеров, где по хозяйственным операциям необходимо произвести двойную запись, т.е. указать в дебет и кредит каких счетов надо записать суммы.

Хозяйственные операции

Операция № 1. Получены материалы от поставщиков, следовательно, это материалы, которые относятся к средствам, входящим в р.1 актива баланса. Следовательно, счет «Материалы» будет отражать изменения по данной балансовой статье, это счет активный и на нем должно быть отражено увеличение, т.к. материалы поступили в распоряжение предприятия. Поэтому сумму 13000,0 грн запишем в дебет счета «Материалы». В свою очередь, на эту же величину возрастает задолженность предприятия по статье «Расчеты с поставщиками», характеристика которого также рассматривалась в теме № 1 (повторите ее). «Расчеты с поставщиками» является статьей пассива баланса и увеличение данной статьи будет показано по кредиту пассивного счета «Расчеты с поставщиками» (вспомните правила 6 и 7 п. 4.1.). Таким образом, первая операция должна быть отражена (учтена) следующей бухгалтерской проводкой:

Дебет «Материалы»

13000,0 грн.

Кредит «Расчеты с поставщиками»

Операция № 2. Произошло изменение по статье актива баланса «Материалы», следовательно, на активном счете «Материалы» произойдет изменение (а именно – уменьшение, т.к. материалы отпущены) по правилу 6, активного счета, сумма 3500,0 грн. должна быть записана в кредит счета «Материалы». В свою очередь, материалы пошли на производственные нужды (из них будет изготовлена определенная продукция), т.е. они будут являться частью производственных затрат, учитываемых на счете «Производство», который является активным счетом и на котором отражается размещение средств в производственном процессе (тех же материалов, только уже в измененном натурально-вещественном виде (ткань разрезали на крой или из муки замесили тесто и т.д.)). На активном счете «Производство» произошло увеличение, следовательно, сумма будет записана в дебет. Таким образом, вторая операция должна быть записана так:

Дебет «Производство»

3500,0 грн.

Кредит «Материалы»

Операция № 3. По содержанию этой операции следует, что заработная плата только начислена, т.е. она еще не выдана, а подлежит выдаче. Получается, что до момента выплаты рабочие и служащие как бы кредитуют предприятие (т.е. оно временно пользуется денежными средствами, т.к. выплата происходит не за каждый день работы). Поэтому счет «Расчеты по выплатам работникам – это пассивный счет (он контролирует привлеченные средства). Идет увеличение долга, т.к. сумма «начислена» по правилу пассивного счета, ее следует записать в кредит. По счету «Производство», который является активным, происходит увеличение затрат, связанных с производством на сумму начисленной зарплаты, следовательно, сумму надо записать по дебету. Итак, операцию № 3 запишем:

Дебет «Производство»

700,0

Кредит «Расчеты по заработной плате»

Операция № 4. Произошло увеличение денежных средств на расчетном счете предприятия. «Текущий счет» – это активный счет, на котором учитываются денежные средства предприятия в банке, следовательно, сумму запишем в дебет. Одновременно увеличился источник – долг банку (заемные средства) ,следовательно, счет «Кредиты банка» будет пассивный. На этом счете показываем увеличение задолженности банку, сумму долга будем показывать по кредиту счета. Следовательно, сумму 800,0 грн. полученного кредита банка покажем на счетах:

Дебет «Текущий счет»

800,0

Кредит «Кредиты банка»

По рассмотренным четырем операциям видим, что для произведения двойной записи (составить бухгалтерскую проводку), необходимо иметь подробные сведения о счетах, их назначениях, структуре, области применения. Ответы на эти вопросы будут даны в подтеме 4.3.

Бухгалтерские проводки бывают простые и сложные. Простые проводки – это проводки, при которых запись суммы идет в дебет одного и кредит другого счетов .взаимосвязанных экономической сутью операции (как это было показано в предыдущих примерах). Сложной называется проводка, при которой сумму записывают в дебет оного счета, а в кредит двух и более счетов, или наоборот – в кредит одного, а в дебет двух и более счетов. Такие записи производятся на основании документов, содержащих комплексную информацию. Например, такой документ, как выписка банка, может содержать информацию за один день о зачислении денежных средств на расчетный счет предприятия из нескольких источников (выручка от реализации, поступившая путем безналичных расчетов от покупателей, выручка, сданная наличными из кассы предприятия и т.д.). Таким образом, изменение на расчетном счете произойдет на общую сумму, зачисленную за день в сторону увеличения – дебет «Текущий счет», а запись в кредит пойдет по счетам: 1-й «Доходы от реализации», 2-й «Наличные».

Рассмотрим еще такой пример: при начислении заработной платы рабочим и служащим предприятия произведены удержания подоходного налога в сумме 465,0 грн. и 1 процент в Пенсионный фонд – 35,0 грн. Требуется составить корреспонденцию счетов. По данной операции идет уменьшение задолженности рабочим и служащим на сумму 500,0 грн. (465,0 + 35,0) и увеличение на эту же общую сумму задолженности по платежам в бюджет (подоходный налог) – 456,0 грн. и расчетам по страхованию (Пенсионный фонд) – 35,0 грн. Все счета, предназначенные для учета этих видов расчетов, пассивные (т.к. перечисления производят не каждый день, а при получении денег для выплаты зарплаты). И бухгалтерская проводка будет выглядеть так:

Дебет «Расчеты по заработной плате» – 500,0 грн. – пассивный (уменьшение долга)

Кредит «Расчеты по налогам» – 465,0 грн – пассивный (увеличение долга)

Кредит «Расчеты по страхованию» – 35,0 грн. – пассивный (увеличение долга).

Рассмотрим пример, когда кредит счета будет отражен одной суммой, а дебет отражен на нескольких счетах. Этот пример как бы дополнит предыдущий. В день получения денежных средств в кассу в сумме 1570,0 грн. с текущего счета также произведено перечисление в бюджет подоходного налога – 465,0 грн. и в Пенсионный фонд – 35,0 грн. Следовательно, за этот день было списано с расчетного счета – 2070,0 грн. (1570,0 + 465,0 + 85,0).

Корреспонденция счетов (бухгалтерская проводка) будет записана:

Дебет «Наличные» – 1570,0 грн. – активный (увеличение средств).

Дебет «Расчеты с бюджетом» – 465,0 грн. – пассивный (уменьшение задолженности)

Дебет «Расчеты по страхованию» – 35,0 грн. – пассивный (уменьшение задолженности)

Кредит «Текущий счет» – 2070,0 грн. – активный (уменьшение средств).

Обратите внимание, что общая сумма оборота по дебету счетов равна сумме оборота по кредиту – это обязательное условие.

Запомните: все суммы документов должны пройти запись в дебет и кредит счетов, и при этом должно быть равенство сумм оборотов по дебету всех счетов за месяц и оборотов по кредиту всех счетов за месяц.

Для закрепления подтем 4.1 и 4.2 рассмотрим задачу, состоящую из нескольких операций.

Задача 4. Операция № 1. Открыть счет на 1.09.

Операция № 2. Составить бухгалтерские проводки по операциям за сентябрь.

Операция № 3. Подсчитать обороты и остатки по всем счетам на 1.10.

Операция № 4. Сверить дебетовые и кредитовые обороты (составив оборотную ведомость).

Исходные данные:

1. Остаток по синтетическим счетам предприятия на 1.09.

Проведены следующие хозяйственные операции в сентябре:

Решение:

В результате проведенных операций должны быть произведены корреспонденции счетов (бухгалтерские проводки) по хозяйственным операциям за сентябрь:

1. Увеличились основные средства (активный счет, далее – А) и увеличилась задолженность поставщикам (пассивный счет, далее – П).

Дебет «Основные средства»

Кредит «Расчеты с поставщиками» 2500,0

2. Произошло увеличение денежных средств в кассе (А счет) и уменьшение на текущем счете (А счет), т.к. оба счета – активны.

Дебет «Наличные»

Кредит «Текущий счет» 700,0

3. Уменьшилась задолженность по заработной плате (П счет) и уменьшилось наличие денег в кассе (А счет).

Дебет «Расчеты по оплате труда»

Кредит «Наличные» 620,0

4. Произошло уменьшение денежных средств на расчетном счете (А счет) и одновременно уменьшились задолженность поставщикам (П счет) и задолженность банку (П счет) по ранее полученным кредитам.

Дебет «Расчеты с поставщиками» – 300,0

Дебет «Кредит банка» – 100,0

Кредит «Текущий счет» – 400,0

5. Уменьшились материалы на складе (А счет) и на эту же сумму увеличились затраты производства (А счет).

Дебет «Производство»

Кредит «Материалы» 1200,0

Отразим схематично синтетические счета предприятия:

А счет А счет

Д «Основные средства» К Д «Текущий счет» К

На 1.09. – 11000,0 На 1.09. – 1300,0

1) 2500,0 2) 700,0

об. 2500,0 об.- 4) 400,0

об.- об. 1100,0

На 1.10. – 13500,0 На 1.10. -200,0

А счет П счет

Д «Материалы» К Д «Расчеты с поставщиками» К

на 1.09. – 2000,0 6) 1200,0 на 1.09. – 606,0

4) 300,0 1) 2500,0

об.- об. 1200,0 об. 300,0 об. 2500,0

На 1.10. -800,0 На 1.10. 2806,0

А счет П счет

Д «Производство» К Д «Расчеты по заработной плате» К

На 1.09. – 800,0 На 1.09. – 1150,0

6) 1200,0 3) 620,0

об. 1200,0 об.- об.620,0 об.-

На 1.10. – 2000,0 На 1.10. – 530,0

А счет П счет

Д «Наличные» К Д «Кредит банка» К

На 1.09. -6,0 На 1.09. -500,0

2) 700,0 3) 620,0 4) 100,0

об. 700,0 об. 620,0 об. 100,0 об.-

На 1.10. -86,0 На 1.10. 400,0

Составим оборотную ведомость за сентябрь месяц по синтетическим счетам.

Данные из оборотной ведомости переносим в баланс на 01.10.

Составим баланс по данному примеру, который будет иметь следующий вид:

БАЛАНС на 01.10

Решение задачи № 4 состоит из пяти частей.

1-я часть: открыты счета на основании остатков на 1 сентября по исходным данным.

2-я часть: производим корреспонденции счетов, составленные по хозяйственным операциям предприятия за сентябрь.

3-я часть: отражаем схематично синтетические счета предприятия, подсчитываем обороты по ним и определяем остатки по указанным счетам.

4-я часть: составляем оборотную ведомость, в которой отражаем остатки по каждому счету на начало месяца; обороты и остатки по синтетическим счетам, определенных в третьей части.

5-я часть: по данным оборотной ведомости составляем баланс.

Запомните:

Метод двойной записи – обязательный бухгалтерский метод ведения учетных записей, т.к. двойная запись позволяет проконтролировать полноту счета и правильность его ведения по счетам, которая обеспечивается путем подсчета оборотов по дебету и кредиту всех счетов и их равенству.

План счетов, его строение и применение

Рассматривая примеры и задачи бухгалтерского учета, а также при выполнении учета хозяйственных операций, у Вас наверное, возникли такие вопросы: «Какие бывают счета?», «Сколько их?», «Какое они имеют назначение?», «Что учитывать по дебету и кредиту?». Ответ на эти вопросы дает План счетов.

Предприятия и организации (кроме банков и бюджетных учреждений) ведут бухгалтерский учет в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденным приказом Министерства финансов Украины № 291 от 30.11.99 г. К плану счетов прилагается инструкция по его применению.

В данном комплекте показан план счетов, который применяют предприятия с 01.01.2000 г. В приведенном Плане счетов показаны наименования и коды этих счетов. Например, счет «Основные средства» имеет код (10), счет «Наличные» – (30) и т.д.

План счетов состоит из Балансовых счетов и Забалансовых счетов.

Балансовые счета включают следующие классы:

Класс 1. «Необоротные активы».

Класс 2. «Запасы».

Класс 3. «Средства, расчеты и прочие активы».

Класс 4. «Собственный капитал и обеспечение обязательств».

Класс 5. «Долгосрочные обязательства»

Класс 6. «Текущие обязательства».

Класс 7. «Доходы и результаты деятельности».

Класс 8. «Затраты по элементам».

Класс 9. «Затраты деятельности».

Класс 0 «Забалансовые счета».

При этом первые шесть классов предназначены для составления баланса, а классы 7, 8 и 9 для составления Отчета о финансовых результатах.

Согласование плана счетов со структурой финансовых отчетов

Счета классов 0-7 являются обязательными для всех предприятий.

Счета класса 9 «Затраты деятельности» ведутся всеми предприятиями, кроме малых и других организаций, деятельность которых не направлена на ведение коммерческой деятельности, с открытием по собственному решению счетов класса 8 «Затраты по элементам» или счетов класса 9 «Затраты деятельности» с открытием по собственному решению счетов класса 8.

Таким образом, все счета сгруппированы по разделам, которые показывают классы счетов, используемых в однотипных хозяйственных процессах. В каждом классе указаны наименования счетов (счетов первого порядка), их коды, а также наименования субсчетов (счетов второго порядка).

Внимательно изучите План счетов. Начинайте запоминать названия и коды счетов – это своеобразная «таблица умножения» для бухгалтера (см. Приложение А).

Счета имеют коды (номера), т.е. условное числовое обозначение. Использование кодов счетов значительно ускоряет написание бухгалтерской проводки, сокращает учетную работу. А главное – понятны абсолютно всем бухгалтерам и другим специалистам. Например, код 201 означает: 2 – класс «Запасы», 0 – синтетический счет «Производственные запасы», 1 – субсчет «Сырье и материалы».

Используя коды счетов, хозяйственная операция «Получили деньги с текущего счета предприятия в кассу в размере 60,0 грн.»:

Дт «Наличные в национальной валюте»

Кт «Текущие счета в национальной валюте» 60,0 грн.

может быть записана следующим образом:

Дт 301

60,0 грн.

Кт 311

В плане сетов можно видеть коды без наименований сетов, например 56, 57, 58, 59 и др. – это свободные позиции, по которым могут быть открыты новые счета первого порядка только Министерством финансов Украины. Кроме того, предприятиям разрешается самостоятельно устанавливать коды (номера) и наименования субсчетов (счетов второго, третьего порядка) с сохранением кодов (номеров) субсчетов этого Плана счетов. Рассмотрим, как присваиваются коды (номера) субсчетам и как пользуются ими.

Например, счет 64 «Расчеты по налогам и платежам» – по этому счету предприятия всех форм собственности ведут учет расчетов с бюджетом. Все предприятия обязаны отчислять в государственный и местные бюджеты обязательные налоги и сборы, установленные законами Украины о налогообложении.

Так, это будут: подоходный налог, налог на добавленную стоимость, налог на прибыль, коммунальный налог, плата за природные ресурсы и другие платежи, которые надо учитывать по счету 64. В то же время каждый вид расчетов следует производить в разные сроки, на основании разных базисных расчетов (подоходный налог от заработной платы, налог на добавленную стоимость от суммы реализации). Таким образом, если мы все расчеты покажем на одном счете 64 «Расчеты по налогам и платежам», то сами же не будем знать, когда, кому и какую сумму платить. Поэтому каждый вид расчетов должен учитываться на отдельном субсчете (счете второго, третьего порядка) к счету.

Счет 64 «Расчеты по налогам и платежам» имеет следующие субсчета второго порядка:

641 «Расчеты по налогам»;

642 «Расчеты по обязательным платежам»;

643 «Налоговые обязательства»;

644 « Налоговый кредит»

Разберем детально субсчет 1 счета 64.

На субсчете 641 «Расчеты по налогам» ведется учет налогов, которые начисляются и уплачиваются в соответствии с действующим законодательством (налог на прибыль, НДС и другие налоги). Для учета всех налогов предприятие самостоятельно открывает счета третьего порядка, например:

6411 – налог на прибыль;

6412 – налог на добавленную стоимость;

6413 – подоходный налог и т.д.

когда будут производиться начисления соответствующих платежей, суммы причитающихся платежей будут записываться: Дт 98 – Кт 6411 – налог на прибыль; Дт 70 – Кт 6412 – налог на добавленную стоимость; Дт 66 – Кт 6413 – подоходный налог и т.д. на основании соответствующих расчетов.

При наступлении сроков платежей суммы перечисляют с текущего счета в национальной валюте и по соответствующей дате, когда будет перечисление, уже запись пойдет в Дт 6411; Дт 6412; Дт 6413 и т.д.

Подведем итоги:

1. Все счета, которые ведет бухгалтер, должны соответствовать Плану счетов.

2. Структурно План счетов построен по десятичному принципу: все счета распределены на десять классов, синтетические счета закодированы в пределах 10-98, а субсчета – в пределах 1-9.

3. Счета имеют наименование и коды.

Счета могут иметь субсчета, которые используются предприятиями исходя из нужд управления, контроля, анализа и отчетности, и могут ими дополняться введением новых субсчетов (счетов второго, третьего порядка) с сохранением кодов (номеров) субсчетов Плана счетов.

Вопросы для самоконтроля:

1. В чем состоит назначение счетов бухгалтерского учета. Почему бухгалтерские счета имеют вид двусторонней таблицы?

2. Чем обусловлен факт, что стороны счета носят название «дебет « и «кредит»?

3. Каким образом порядок определения конечного сальдо по активным счетам отличается от порядка определения конечного сальдо по пассивным счетам?

4. Раскрыть содержание групп счетов бухгалтерского учета в соответствии различных признаков их классификации?

5. Назвать отличительные черты внебалансовых счетов.

6. Обосновать необходимость использования метода двойной записи при отображении хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

7. Определить основные моменты строения Плана счетов бухгалтерского учета.