Модель преобразования бизнеса Ф. Гуияра и Д. Келли

Франсис Гуияр и Джеймс Келли написали книгу «Преобразование организации», в которой подробно описали модель преобразования бизнеса.

Характеристики модели:

1. Это некая концептуальная схема.

2. Для описания системы организационных преобразований выбрана

аналогия между организацией и человеческим организмом: сходство в их внутреннем функционировании; организация – это биологическая корпорация, которая имеет тело, мозг и дух. В силу этого согласно данной модели организации рождаются, растут, заболевают, выздоравливают, взрослеют и стареют, мыслят, делают выбор, учатся, работают, чувствуют. Одни организации «умнее», другие «сильнее», «здоровее»; третьи – более «добродетельны».

3. Секрет вечной молодости организации заключается в способности управлять одновременно преобразованием всех своих систем в едином стремлении к достижению общих целей.

4. Структура модели преобразования организации. Она включает в себя следующие компоненты (элементы) преобразования организации:

а) рефрейминг (сознание);

б) реструктуризация (собственно организм);

в) ревитализация (оживление); это организм и окружающая среда;

г) обновление (дух).

Рефрейминг (сознание) – сдвиг в представлении организации (корпорации) о том, чем она является сейчас и чего может достичь.

Этот элемент преобразования обращен к сознанию (мозгу) организации. Он проявляется в трех хромосомах, т.е. активных элементах, обеспечивающих решение следующих задач:

а) достижение мобилизации (мобилизация – это процесс накопления умственной энергии, необходимой для поддержки процесса преобразования; он означает расширение области мотивации и преданности с уровня индивидуума на уровень команд и далее – на уровень всей организации);

б) выработка видения перспективы (мобилизация создает потенциал внутри организации как основу для построения лучшего будущего); видение перспективы создает разделяемую всеми ментальную схему, которая придает форму этому будущему; оно должно бросать вызов, представлять значительное удаление от существующей реальности, стать новым смыслом существования организации, ее наиболее страстным желанием; видение перспективы создает чувство цели, определяет смысл существования;

в) построение системы показателей (она должна создать чувство преданности); примеры таких систем:

- повышение качества и система его измерения;

- сравнение с передовой практикой по системе показателей;

- измерение качества обслуживания; и др.

Реструктуризация – изменение структуры организации и процессов, протекающих в ней. Цель реструктуризации – повышение эффективности до уровня, обеспечивающего конкурентоспособность организации (это организм организации).

Задачи реструктуризации:

- быть подтянутым;

- соответствовать окружающей среде.

Она проявляется также в трех хромосомах, т.е. активных элементах, обеспечивающих решение следующих задач:

а) построение экономической модели (это сердечно-сосудистая система живого организма) – действие, означающее систематический нисходящий анализ организации с финансовой точки зрения;

б) упорядочение физической инфраструктуры, которое предполагает ее перепроектирование; речь идет о сети производственных мощностей и других материальных активов;

в) перепроектирование архитектуры работ; речь идет об изменениях процессов в организации с использованием принципов реинжиниринга.

Оживление (ревитализация) – возбуждение роста посредством установления связи организма организации с окружающей средой.

Оно проявляется также в трех хромосомах, т.е. активных элементах, обеспечивающих решение следующих задач:

а) концентрация организации на потребностях рынка (ориентация на рынок связывает корпоративный мозг и тело с окружающей средой);

б) изобретение новых видов бизнеса (рассматривается как репродуктивная система);

в) совершенствование информационных технологий (это нервная система организации как биокорпорации).

Обновление – связано с приобретением сотрудниками организации новых навыков и постановкой новых целей (это позволяет организации регенерироваться).

Оно включает решение следующих общих задач:

- распространение знаний внутри фирмы;

- расширение спектра возможностей организации для адаптации к изменениям окружающей среды и ее выживания в долгосрочной перспективе.

Обновление проявляется также в трех хромосомах, т.е. активных элементах, обеспечивающих решение следующих частных задач:

1. Разработку системы вознаграждения (это исключительно сильный мотивирующий фактор). Если система вознаграждения не согласуется с целями организации, то может стать столь же мощным демотиватором.

Система компенсации за труд должна:

- награждать людей, берущих на себя риск;

- стимулировать людей к тому, чтобы они связывали свое будущее с преобразованиями организации.

В результате данная система должна формировать у сотрудников чувство удовлетворения и чувство благодарности.

2. Организацию индивидуального научения (забота о развитии работающих людей, поощрение приобретения ими новых навыков и культивирование взаимного обучения).

3. Развитие организации (его можно рассматривать как явление, как процесс, как свойство особенных изменений организации, как причину, результат и механизм возникновения в ней нового).

Согласно вышеописанной модели подход к преобразованиям организации является принципиально системным. Это означает, что и применение заложенных в модель идей требует системной диагностики организации и разработки системных воздействий на нее.

6. Модель «кривой перемен» Дж. Дак

Модель кривой перемен представлена в книге Джини Даниэль Дак «Монстр перемен» – это универсальное понятие, придуманное автором для обозначения сложных, порой пугающих эмоциональных всплесков и социальных процессов, вырывающихся наружу подобно всплывающему из морской пучины дракону при любой попытке осуществить серьезные организационные изменения.

Слияние организаций, реорганизация и прочие преобразования всегда затрагивают интересы людей, а это неизбежно сопряжено с явным (или, что хуже, неявным) проявлением чувств и задетого самолюбия. Ирония, а иногда и трагедия ситуации в том, что руководители преобразуемых организаций нередко игнорируют человеческий фактор как таковой.

Дж. Дак является старшим вице-президентом известной консультационной компании BCG, и уже неоднократно применяла эту модель в своей консультационной практике.

Основные положения книги сводятся к следующему:

1. Организационные изменения могут иметь успех только в том случае,

если эмоциональным и поведенческим аспектам уделяется внимания не меньше, чем производственным.

Дело в том, что многие руководители уделяют внимание исключительно производственным аспектам преобразований, в то время как внедрение новых методов работы требует перестройки образа мышления сотрудников и всего их подхода к делу. Для того, чтобы преобразования привели к желаемому эффекту, предметом их должны быть не только машины и системы, но умы и сердца сотрудников.

2. Процесс изменений включает в себя последовательность предсказуемых и управляемых этапов – динамических фаз. Эта последовательность получила название «кривой перемен».

Всего таких фаз пять. «Кривая перемен» начинается с фазы застоя,затем проходит через фазыподготовки, реализацииипроверки на прочностьи, наконец, завершаетсядостижением цели.Все программы преобразований, по мнению автора, проходили через эти фазы. И на каждой из них «монстр» раскрывал себя в новом качестве.

Каждая организация проходит эти фазы по-своему. Они различаются

по продолжительности и могут частично совпадать одна с другой, структурные подразделения не обязательно проходят их синхронно. Нередко лидеры «уходят в отрыв» от остальных участников процесса преобразований, что делает его еще более сложным и разочаровывающим как для них самих, так и для тех, кто идет следом.

Таким образом, организационные изменения предстают не в виде заранее определенной последовательности событий, а как динамический процесс, характер которого определяют перепады настроения сотрудников.

3. Процесс организационных изменений может быть весьма увлекательным и даже превратиться в дело жизни.

По завершении процесса преобразований многие находят его наиболее интересным, увлекательным и осмысленным занятием за все время своей карьеры. Действительно, вряд ли что-нибудь еще требует столь полной самоотдачи и профессиональной компетентности руководителей и столь пристального внимания рядовых сотрудников к проблемам собственной организации. Для самой же организации успешное завершение организационных преобразований означает успех, а также рост всеобщего признания и доверия.

Как показывают многочисленные исследования, большинство фундаментальных организационных преобразований не дают ожидаемого эффекта, т.е. не приводят к увеличению рыночной доли, росту курса акций, появлению новых товаров и услуг, снижению затрат и/или выходу на новые рынки. Почему же путь к результату так труден, а вероятность провала столь велика? Причин провала организационных преобразований великое множество, и сопротивление переменам со стороны сотрудников организации стоит не на последнем месте. Единственное, что можно утверждать наверняка, - организация не изменится до тех пор, пока не поменяются взгляды и поведение сотрудников. (Знаменитое изречение: «Лучший способ сойти с ума – ждать иного результата при неизменном поведении»). Пытаться изменить поведение отдельного человека или целой организации – значит иметь дело с эмоциями. Не каждому руководителю это под силу.

Модель «кривой перемен» действительна для фундаментальных организационных преобразований практически для любых структур: коммерческих и некоммерческих организаций, благотворительных фондов, образовательных и религиозных учреждений, государственных ведомств, общественных организаций, ассоциаций, клубов и даже семей. Как только вы начинаете различать фазы процесса изменений и понимать динамику каждой из них, кривая перемен становится видимой и практически полезной почти во всех областях действительности.

4.Нельзя утверждать, что управление преобразованиями в любой организации сводится исключительно к работе с человеческими отношениями. Это всего лишь одно из трех существенных условий, необходимых для успешного осуществления преобразований.

Первое условие: наличие стратегии и горячая вера в конечную цель преобразований. Стратегия должна быть разумной, а обязательства нерушимыми. Стратегия должна быть по возможности ясно выраженной, доступной для понимания и легко претворяемой в жизнь.

Второе условие: надежная система управления в процессе реализации плана преобразований организации. Для успешного перехода в новое качество организации потребуются те же управленческие методы, что и в периоды относительной стабильности и «нормальной» деятельности. Однако в период радикальных изменений потребность в надежной системе управления становится абсолютной.

Третье условие: необходимость в укрощении «монстра» на всех фазах процесса преобразований, т.е. повышенное внимание к проблемам эмоционального и поведенческого плана, неотделимым от процесса организационных изменений, а также желание решать их.

5.Лучше всего процесс эмоциональных потрясений можно проанализировать, изучив разработанную Дж. Дак карту «кривой перемен». «Кривая перемен» - это, образно говоря, карта местности, на которой проложен маршрут и нанесены сведения о повадках затаившегося тут же поблизости «монстра». Знание маршрута и того, что может пригодиться в том или ином месте, помогает не отклоняться от намеченного курса и оценивать протяженность пути, пройденного как лидерами преобразований, так и теми кто следует за ними.

Организации, их подразделения и отдельные сотрудники проходят фазы перемен не обязательно последовательно. Некоторые застревают на какой-либо из фаз, однако следующую фазу они могут проскочить настолько быстро, что начинают задавать темп остальным. Другие, напротив, скатываются обратно на предыдущую фазу или болтаются между двумя соседними фазами. Рассмотрим более подробно маршрут, по которому должна пройти организация, и поведение «монстра» перемен на каждом этапе.

Застой: «монстр в спячке»

Застой может быть обусловлен целым рядом факторов: слабостью стратегии, отсутствием лидера, изменениями на рынке, провалом продукта или нехваткой новых товаров и услуг, ограниченностью ресурсов(в первую очередь человеческих), устареванием технологий и процессов, а также невыполнением планов.

Внешние признаки застоя: устаревшие товары и услуги, снижение объемов продаж и цен на акции, отток клиентов и талантливых сотрудников. Однако в высокотехнологичных и новых организациях застой может протекать и без внешних признаков. В таких организациях стагнация может проявиться в отсутствии достойного освещения в прессе или неспособности привлекать новый капитал и наиболее талантливых специалистов. Что касается «монстра», то в некоторых стагнирующих организациях он пребывает в состоянии спячки. Отсутствие перемен развивает у сотрудников ощущение самоуспокоенности и защищенности. Они теряют чувство опасности. Без этого чувства они продолжают заниматься тем, чем занимались всю жизнь. Они превосходно знают, что и как им делать, особенно в организациях, которые выпускают традиционно популярные товары, продолжающие приносить доход. Подобное положение поддерживается молчаливой верой в то, что и сама организация и рабочие места в ней будут существовать вечно.

В других организациях руководство может вполне осознавать потребность в переменах, однако не в состоянии решить, что именно и каким образом менять.

Конец застою может положить лишь вмешательство лиц, обладающих

авторитетом и властью: генерального директора, совета директоров, крупных акционеров и т.п. К прекращению застоя могут привести действия внешнего и внутреннего характера. Под внешними действиями подразумеваются слияния и поглощения, выкуп организации менеджерами либо реструктуризация в результате дерегулирования или приватизации. Внутренние действия включают в себя продажу активов, изменение организационной формы, реорганизацию, меры по снижению затрат и выпуск акций в свободную продажу на рынке.

Подготовка: фаза, через которую руководители норовят перепрыгнуть

Стадия подготовки начинается буквально с момента принятия решения о начале преобразований. Стадия подготовки может растянуться на месяцы, а если требуется одобрение со стороны правительственных органов, на целый год, а то и более.

Объем работы, которая должна быть проделана в ходе подготовительной фазы, огромен. Необходимо создать новую организационную структуру, разделить функции и обязанности, определить перечень товаров, услуг и оборудования, критически важных для развития, не говоря уже об оптимизации производственных мощностей, и т.д. Руководство должно конкретизировать общий план преобразований настолько, чтобы сотрудники организации могли дополнять его деталями, которые потребуются на фазе реализации.

Именно на фазе подготовки «монстр» мгновенно выходит из спячки и

провоцирует внутри организации множество мелких эмоциональных сотрясений. Люди попеременно испытывают беспокойство и тревогу, воодушевление и замешательство, чувствуют себя обманутыми и вновь обретают надежду. Все знают, что должно произойти нечто грандиозное, однако никто не имеет представление, что именно.

«Монстр» не обходит стороной и руководителей высшего звена. Озабоченные собственными перспективами, они затевают интриги в стремлении занять более выгодные позиции и готовятся к защите своего места.

При попытке осуществить преобразования изнутри «монстр» просыпается не сразу (в отличие от внешних изменений – слияний и поглощений), поскольку зачастую сотрудники воспринимают объявление о новой инициативе как начало очередного проекта, подобного тем, что уже случались в прошлом. Чувствуя досаду, раздражение, скептицизм и недоверие, они тем не менее не воспринимают объявление всерьез. И в том, и в этом случае всплеск эмоций, неизбежно сопровождающий преобразования любого рода, отвлекает сотрудников от работы. Производительность труда нередко падает.

Поскольку речь идет о переходном периоде, которому присущи беспокойство и неопределенность (не говоря уже о большом объеме трудной и утомительной работы), жаждущие деятельности руководители организаций предпочитают пропустить этот этап. Как правило, они горят желанием продвинуться вперед, то есть начать делать нечто конкретное. Поддавшись этому порыву, руководители высшего звена в целом распыляют свои усилия, направляя их на решение десятков противоречивых задач при отсутствии согласованного плана действий и представления о конечных результатах.

Наиболее частой причиной провала организационных преобразований

является отсутствие единства в рядах лидеров. Это одна из общих закономерностей в реализации крупномасштабных изменений. Отсутствие единства в рядах руководства оказывает крайне разрушительное воздействие на всю организацию.

Реализация: путешествие начинается

Приступая к фазе реализации, руководители оглашают общий план и конкретные задания. Одновременно с этим возникают новые иерархические отношения и процедуры. Вот тут-то «монстр» и выходит из укрытия и начинается подлинный эмоциональный разгул. К ощущениям угрозы, страха, опустошенности и неуверенности, присущим подготовительному этапу, добавляются замешательство, апатия, возмущение, чувство несостоятельности и нестабильности, а также облегчения, возбуждения и признательности. Сотрудников организации не покидает ощущение нереальности происходящего. Действительно, изменилось буквально все, но ничего не изменилось на самом деле. То есть с позиций будущего настоящее представляется уже другим, а в реальности еще ничего существенного не изменилось. Самое главное, никто не уверен на сто процентов, что ему удастся найти себе место и успешно существовать в новых условиях.

На стадии реализации руководители должны:

- разъяснить сотрудникам цели и план преобразований;

- убедить их в том, что этот план сработает;

- создать стимулы для участия сотрудников в его реализации;

- обеспечить реализацию плана, работая с ними рука об руку.

К сожалению, многие руководители убеждены в том, что составление ясного и четкого плана – это все, что от них требуется. Они полагают, что оперативные изменения произойдут сами по себе и приведут к полной трансформации организации. Доведя план преобразований до сведения сотрудников, они переключаются на другие задачи и впоследствии удивляются тому, что дело идет не так, как было спланировано.

Основной вывод, который следует сделать менеджерам на этой фазе,

процесс перемен должен проходить под руководством менеджеров высшего звена до самого конца.

Проверка на прочность: «монстр» блуждает по коридорам

Наконец наступает решающий этап процесса организационных изменений – этап, на котором вероятность провала особенно велика. Если предыдущие фазы пройдены успешно, руководство организации может счесть, что преобразования завершены, и переключить свое внимание на что-нибудь другое как раз в тот момент, когда поддержка с его стороны необходима больше всего.

Если же организация все еще пребывает в замешательстве, сотрудники могут вернуться к привычным методам работы, начать покидать организацию либо, что еще хуже, перестать работать, формально оставаясь на своих местах. В большинстве организаций, где фаза реализации завершилась неудачно, проблемы преобразований обходят молчанием, не считая, конечно, непременного публичного спектакля, посвященного выявлению промахов и ошибок. Программа реорганизации без лишнего шума отправляется на кладбище нереализованных программ, а «монстр» успокаивается, понимая, что победа за ним.