Понятие и назначение первичного документа.

Документ – носитель юридической и экономической информации, отражающий динамику собственности (сведения о движении материальных ценностей и денежных средств). Другими словами, документ – это материальный носитель, являющийся доказательством о факте свершения хозяйственной операции. Все хозяйственные операции должны подтверждаться оправдательными документами – первичными учетными документами.

Как правило, порядок движения первичных учетных документов и их формы определяются главным бухгалтером организации, требования которого по их ведению являются обязательными для всех работников. При организации системы применения и учета данных первичных учетных документов необходимо иметь в виду следующее:

- документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации (утверждаются Госкомстатом России);

- документы разрабатываются и утверждаются организацией самостоятельно, если они отсутствуют в указанных альбомах;

- документы должны содержать реквизиты, отдельные из которых являются обязательными. К последним относятся: наименование документа; код формы; дата составления; наименование организации; содержание операции; измерители операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки;

- должен быть утвержден круг должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;

- документы составляются в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по ее окончании;

- порядок движения документов должен быть утвержден внутренним актом о документообороте.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибки они должны быть составлены заново.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. При этом участники хозяйственной операции должны выполнить следующее:

- зачеркиваются неверные сведения одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное;

- рядом с зачеркнутой делается верная запись;

- рядом или на полях документа делается запись «Исправлено на…..» (полностью воспроизводится текст вновь внесения записи);

- лицо, внесшее исправления, подписывается под записью «Исправлено на…..» и ставит дату исправления;

- документ под внесенными исправлениями еще раз подписывают все лица, подписавшие его до внесения исправления;

- лица, подписывающие документ уже после внесения в него исправлений, одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений.

6.2. Классификация первичных документов.Бухгалтерские документы подразделяются по назначению, способу отражения хозяйственных операций, месту составления и способу охвата операций (таблица 15).

Таблица 15

Классификация первичных документов

Распорядительные документы содержат в себе приказ, распоряжение или дают право на совершение операции (платежное поручение, доверенность, распоряжение о проведении инвентаризации и др.). Эти документы не подтверждают факта совершения операции и не являются основой для отражения ее в учете.

Оправдательные документы оформляют уже совершенную операцию (инвентаризационная опись, различные акты и др.) и служат основанием для отражения хозяйственной операции в учете.

Комбинированные документы содержат в себе распоряжение и одновременно оформляют уже совершенную операцию (приходные и расходные кассовые ордера, накладные и др.).

Документы бухгалтерского оформления составляются и используются для нужд бухгалтерии. Эти документы конкретизируют или поясняют отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий (справки об ошибках, расчет себестоимости и др.).

Первичный документ составляется в момент совершения операции и является первым свидетельством хозяйственной операции (накладные, кассовые ордера, акты и др.).

Сводный документ составляется на основании первичных документов и обобщает сведения, содержащиеся в них (товарные, кассовые отчеты и др.), что позволяет осуществлять контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств.

Внутренние документы составляются и имеют юридическую силу только на самом предприятии (платежная ведомость, инвентаризационная опись и др.).

Внешние документы поступают на предприятие с других предприятий (счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др.).

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (наряд на работу).

Накопительный документ отражает однородные разовые операции в последовательности порядка их составления. Накопительные ведомости составляются по приходу материалов на склад, расходу материалов со склада и др.

Группировочным считается документ, в котором отражается информация из однородных разовых документов, сгруппированных по тем или иным видам материалов, затрат и т.д.

6.3. Бухгалтерская обработка документов.Все документы до записи их по счетам предварительно должны быть обработаны. Выделяют следующие этапы обработки бухгалтерских документов:

1. Проверка документов.

а) формальная (полнота его содержания). При формальной проверке определяют, все ли необходимые реквизиты заполнены, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок, неоговоренных исправлений.

б) счетная проверка (арифметическая). Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки.

в) проверка по существу – выявление законности, зафиксированной в документе хозяйственной операции.

2. Таксировка – перевод натуральных измерителей в денежные.

3. Гашение – отметка на документах об их использовании. Гашение происходит путем перечеркивания документа или проставления штампа «получено», «оплачено» или «погашено».

4. Группировка документов по однородным признакам (по кассе, расчетному счету).

5. Перенос содержания документов в учетные регистры. На каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают контировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры.

6. Подшивка документов по группам и сдача в архив.

6.4. Документооборот.Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы и оформляется график документооборота.

Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив.

Понятие документооборота предусматривает составление графика прохождения документов, контроль за правильным оформлением документов и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета.

График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель. Главный бухгалтер может привлечь для составления графика другие службы.

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами.

После составления графика до каждого лица, участвующего в документообороте, официально доводятся правила оформления первичных документов и сроки их представления в бухгалтерию.

В общем виде график документооборота имеет следующий вид (таблица 15).

Таблица 15

График документооборота

Подпись главного бухгалтера

Приказом устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию. Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке.

Документирование всех хозяйственных операций составляет основу первичного (аналитического) учета в организации, данные которого обобщаются в регистрах бухгалтерского учета.

6.5. Регистры бухгалтерского учета.В регистрах бухгалтерского учета на основании данных первичных учетных документов проводится систематизация и накопление информации для бухгалтерской отчетности.

В соответствии с положениями Федерального закона "О бухгалтерском учете" организации могут использовать в качестве регистров бухгалтерского учета специальные книги (журналы), листы и карточки машинограммы, полученные при помощи средств вычислительной техники, а также магнитные ленты, диски, дискеты, иные машинные носители информации.

Свободные листы изготавливаются в типографии на отдельных листах бумаги, определенным образом разграфленных. Они обязательно имеют название, указание периода, на который рассчитан учетный регистр, таблицу для ведения учетных записей (например, журнал-ордер, ведомости). Свободные листы хранятся и брошюруются в папках.

Карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы. Они используются для аналитического учета и подлежат обязательной регистрации в специальном реестре. Существуют различные формы карточек. Контокоррентные карточки применяются для учета в денежном выражении расчетов с дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами и т.д. Карточки количественно-суммового учета применяются для учета товарно-материальных ценностей.

Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры, основное назначение которых в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда можно установить, какой карточки не хватает.

Книги как учетные регистры отличаются тем, что помещенные в них листы с отпечатанными таблицами скреплены переплетом. Все листы прошнуровываются, скрепляются печатью и надписью «Прошнуровано и пронумеровано страниц» с подписями ответственных лиц.

Машинные носители размещают данные не на бумаге, а на магнитном или цифровом носителе. Его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.

Учетные регистры можно проклассифицировать:

- по содержанию (регистры синтетического учета, регистры аналитического учета, регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет);

- по видам учетных записей (хронологические, систематические и комбинированные).

При внесении информации в учетный регистр может быть допущена ошибка. Все ошибки, возникающие в бухгалтерском учете, подразделяются по следующим признакам:

- по умыслу (умышленные и неумышленные);

- по причинам возникновения (утомление, небрежность, неисправность техники);

- по последствиям (локальные, которые не влекут за собой последствий, и транзитные, которые влекут за собой последствия);

- по значимости (значимые, то есть влияющие на принятие управленческих решений и незначимые);

- по месту возникновения (в тексте, в числах, в корреспонденции счетов).

На практике существует ряд вариантов поиска ошибок:

1) при выполнении подсчета: суммировав числа, закрепить промежуточный итог, а потом набрать те же числа со знаком минус.

2) иногда при получении двух цифр, которые по правилам должны быть равны, для поиска ошибки достаточно найти разность, которая и позволит обнаружить ошибку.

3) для выявления правильности разноски информации по счетам, по регистрам используют пунктирование, «открыживание» чисел. Около проверенной суммы ставится отличительный знак (W, V).

При внесении исправлений, ни при каких обстоятельствах ошибку нельзя уничтожать, стирать резинкой или бритвой, заштриховывать или затушевывать. Различают три способа исправления ошибок.

Корректурный способ применяется в случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркивается одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление подтверждается подписями лиц, составившим документ, а для регистров – лицами, внесшими исправление.

Способ «дополнительной записи» применяется в том случае, когда корреспонденция счетов правильная, но сумма указана меньшая, чем следовало, причем повторена в регистрах синтетического и аналитического учета или обнаружена после подведения итогов.

Способ «красное сторно» (аннулирование) применяют при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры, написанные красными чернилами, при подсчете итогов вычитаются. После аннулирования необходимо сделать дополнительную запись с правильной корреспонденцией.