Основная бухгалтерская процедура

Под основной бухгалтерской процедурой понимается алгоритм действий бухгалтера, выполняемый им каждый месяц. Процедура включает в себя 6 этапов: инвентарь, вступительный баланс, журнал регистрации хозяйственных операций, главная книга, оборотная ведомость, заключительный баланс.

Рассмотрим основную бухгалтерскую процедуру на примере.

1. Инвентарь.Под инвентарем понимается перечень и стоимость хозяйственных средств предприятия на начало месяца. Формат представления инвентаря может иметь вид таблицы (таблица 8), а может быть представлен в виде списка.

Таблица 8

Пример Инвентаря

2. Вступительный баланс.Вступительный баланс – это преобразованный инвентарь в таблицу баланса (таблица 9). Цель этого этапа – осуществить проверку равенства актива и пассива.

Таблица 9

Пример составления Вступительного баланса

3. Журнал регистрации хозяйственных операций.На данном этапе осуществляется регистрация всех свершившихся в этом месяце хозяйственных операций. Зарегистрировать – это означает, что по хозяйственной операции определяется корреспонденция счетов (Дебет и Кредит). В учебном процессе журнал регистрации принято представлять в виде таблицы 10.

Таблица 10

Пример составления Журнала регистрации хозяйственных операций

4. Главная книга.Под главной книгой понимается совокупность всех счетов, которые в этом месяце были задействованы в хозяйственных операциях или по которым есть информация о начальном остатке, а операций не было.

Для того чтобы составить Главную книгу (рис. 3), необходимо:

1) Открыть счета. Сделать заготовку счетов (рис.1), указать их кодовое обозначение и внести в них сальдо начальное (Сн). То есть на этом этапе количество счетов должно совпадать с количеством счетов, имеющим начальный остаток (таблица 8).

В нашем примере сальдо начальное может быть получено по данным таблицы 8 или таблицы 9. При этом когда используются данные вступительного баланса (таблица 9) характер сальдо (Дебетовое или Кредитовое) уже задан – если сальдо отражено в активе, то в счете его записываем в Дебете (Д), если в пассиве, то в счете его записывает по Кредиту (К). Для наглядности строку сальдо начальное подчеркиваем.

2) Заносим в счета информацию о свершившихся хозяйственных операциях, соблюдая принцип двойной записи. Для этого из журнала регистрации хозяйственных операций (таблица 10) переносим запись по следующей логике: если номер счета в корреспонденции записан по дебету, то сумма этой операции с указанием номера этой операции записывается в Дебетовой части. И наоборот, если номер счета в корреспонденции записан по кредиту, то сумма этой операции с указанием номера этой операции записывается в Кредитовой части.

Справочно в счете укажем его корреспонденцию по той или иной операции.

3) Подведение итогов за месяц. Подсчитываем итог по Дебету (ОбД) и Кредиту (ОбК) каждого счета и рассчитываем сальдо конечное (Ск).

Рис.3 – Пример составления Главной книги

5. Оборотная ведомость (оборотно-сальдовая и шахматная оборотная ведомости).Оборотная ведомость составляется для того, чтобы проверить правильность заполнения Главной книги – перенесения остатков, выполнения двойной записи, подведения итогов и расчета сальдо конечного.

Оборотные ведомости бывают двух видов:

- оборотно-сальдовая ведомость (таблица 11), где отражаются сальдо начальное, сальдо конечное и суммы оборотов по Дебету и Кредиту по всем счетам Главной книги.

- шахматная оборотная ведомость (таблица 12), где отражаются сальдо начальное, сальдо конечное, суммы оборотов по Дебету и Кредиту, а также корреспонденция счетов.

Шахматная оборотная ведомость является более информативной таблицей по сравнению с оборотно-сальдовой ведомостью или с балансом.

Таблица 11

Оборотно-сальдовая ведомость

По данным таблицы 11 видно, что оборотно-сальдовая ведомость - это таблица, состоящая из трех пар равных итогов (гр.2 = гр.3; гр.4 = гр.5; гр. 6 = гр.7):

- первое равенство обусловлено равенством актива и пассива вступительного баланса;

- второе равенство обусловлено принципом двойной записи: каждая сумма отражается дважды, по Дебету одного счета и Кредиту другого;

- третье равенство обусловлено первым и вторым и правильным расчетом сальдо конечного.

Для составления шахматной оборотной ведомости необходимо, чтобы счета Главной книги содержали не только номер операции, ее сумму, но и корреспонденцию этого счета в этой операции.

Для этого внешний вид счета должен быть изменен (рис. 4).

Рис.4 – Схема формирования активного счета

Таблица 12

Шахматная оборотная ведомость

В шахматной ведомости по столбцам отражаются дебетовые записи: сальдо начальное и конечное, если счет активный и суммы хозяйственных операций, отражаемых по дебету соответствующего счета. По строкам отражаются кредитовые записи: сальдо начальное и конечное, если счет пассивный и суммы хозяйственных операций, отражаемых по кредиту соответствующего счета. Можно сделать и наоборот.

По данным таблицы 12 видно, что шахматная оборотная ведомость кроме проверки правильности формирования Главной книги позволяет осуществить анализ корреспонденции счетов.

Для осуществления проверки правильности ведения аналитического учета также используются оборотные ведомости.

Рассмотрим, используя исходные данные анализируемого в данном разделе примера, порядок проверки аналитического учета с данными синтетического учета.

На рис.5 представлен пример ведения счетов аналитического учета по счету 10 «Материалы».

Рис.5 – Пример записей в аналитических счетах

по счету 10 «Материалы»

По итогам месяца информацию аналитических счетов следует свести в оборотную ведомость (таблица 13) и сверить ее итог (строка Итого) со строкой по счету 10 оборотно-сальдовой ведомости (таблица 11).

Таблица 13

Оборотная ведомость по счетам аналитического учета

по счету 10 «Материалы»