Розділ 14. Інформаційні системи в керуванні трудовими ресурсами та персоналом

Процес переходу до ринкової системи господарювання, що відбувається в Україні, передбачає ефективне використання всьо­го її потенціалу, і зокрема трудових ресурсів (ТР). Відомо, що від того, наскільки повно й раціонально використовуються трудові ресурси країни, істотно залежать темпи її економічного та соціального розвитку, ступінь задоволення матеріальних і духовних потреб членів суспільства. Тому підвищення рівня наукового управління (керування) трудовими ресурсами (УТР) набуває в сучасних умовах дедалі більшого значення як один із найважливіших факторів підвищення продуктивності праці. У нашій країні створюється Єдина система УТР як складова управління народногосподарським комплексом. Ця система охоплює сукупність цілей, організаційних структур, форм і методів впливу на формування, розподіл і використання трудових ресурсів країни.
Головними завданнями Єдиної системи УТР є:

- формування трудового потенціалу суспільства;

- кадрове забезпечення підприємств з урахуванням міжрегіонального і внутрішньогалузевого розподілу;

- досягнення ефективної зайнятості населення, включаючи працевлаштування і перенавчання вивільнених і незайнятих громадян;

- здійснення регіональної і галузевої збалансованості наявних і формованих трудових ресурсів і робочих місць;

- підвищення ефективності використання робочої сили на підприємствах і в галузях народного господарства;

- забезпечення надійного соціального захисту населення.

Для виконання цих завдань необхідний цілеспрямований вплив управляючої системи на всі стадії відтворення трудових ресурсів — формування, розподіл і використання.
До функцій управління належать аналіз, прогнозування, планування, регламентування, облік, контроль, стимулювання, оперативне регулювання. У процесі виконання цих функцій усі процедури, що пов’язані зі збиранням, обробкою і зберіганням інформації, мають бути автоматизовані шляхом створення інтегрованої комп’ютерної інформаційної системи (ІС).
Трудові ресурси тісно пов’язані з усіма без винятку об’єктами господарювання та їх техніко-економічними показниками. Від рівня забезпеченості трудовими ресурсами залежать виконання планів випуску продукції та її якість, ритмічність роботи і показники продуктивності праці. З його підвищенням зростає технічний рівень виробництва і знижується собівартість продукції, підвищуються рентабельність і обіговість оборотних коштів.
Управління трудовими ресурсами—процес складний і динамічний. На будь-якому об’єкті управління з часом змінюються параметри і характеристики, які описують стан його трудових ресурсів. Заміна одного стану іншим — безперервний процес. Для УТР на об’єкті потрібно враховувати й прогнозувати ці зміни, управляти ними. Управлінські ж рішення приймаються на підставі аналізу безперервно оброблюваної інформації.
Зауважимо, що управління трудовими ресурсами характеризується великими обсягами інформації, яку належить обробити, і складними інформаційними зв’язками поміж рівнями і функціями управління. Тому потрібні спеціальні методи обробки інформації, притаманні цьому виду ресурсів. Ефективне застосовування їх можливе лише на базі економіко-математичних методів (ЕММ) і засобів обчислювальної техніки, тобто за умови автоматизації інформаційних процесів УТР.
З огляду на природну обмеженість трудових ресурсів доводиться прогнозувати і якомога точніше планувати потребу в таких ресурсах, а також подальше раціональне їх використання. Прогнозувати на тривалу перспективу потребу в трудових ресурсах за окремими кваліфікаційними групами, враховуючи водночас поточний розвиток галузей народного господарства та зміни їх структури, можна лише в разі використання ЕММ і виконання розрахунків на ЕОМ.
Результати таких розрахунків дають змогу визначити рівень життя народу, забезпеченість народного господарства кваліфікованими кадрами і на цій підставі планувати трудовитрати й витрати на соціальну сферу, розробляти комплекс заходів щодо економного використання ТР з урахуванням їх природної обмеженості та перспектив використання.
Зауважимо, що частка (питома вага) трудовитрат у собівартості промислової продукції досить велика — від 40 до 60 %. Можливості її зниження тісно пов’язані з відшуканням ефективної системи норм часу і нормативів трудовитрат, контролем за їх додержанням у виробництві, а також з виявленням джерел еко­номії і причин перевитрат. Виконання поставлених завдань пов’язане з оперативною обробкою великих обсягів інформації. А така обробка, як відомо, не забезпечується традиційними методами виконання функцій управління трудовими ресурсами.
Удосконалення управління ТР країни передбачає перебудову організаційних структур і роботи органів управління, а також скорочення управлінського апарату. З огляду на це потрібний перехід від екстенсивних шляхів удосконалення управління, коли проблеми вирішувалися безпосереднім збільшенням штатів, до інтенсивних, які передбачають підвищення ефективності функціо­нування центральних і регіональних органів управління трудовими ресурсами за умови самостійності основної господарюючої ланки — підприємства.
Однією з визначальних умов інтенсифікації управління, скорочення адміністративно-управлінського персоналу, взаємодії органів управління трудовими ресурсами країни є створення єдиної багаторівневої автоматизованої інформаційної системи управління трудовими ресурсами. Вдосконалення управління в органах УТР досягається при цьому за рахунок використання нових інформаційних технологій управління, застосування професійних персональних ЕОМ, організації автоматизованих робочих місць (АРМ), які забезпечують інформаційну підтримку рішень, що приймаються персоналом управління.
Постійне зростання обсягів оброблюваної інформації та підвищення вимог до якості управління ТР, яким супроводжується це зростання, зумовлюються переходом до ринкових засад господарювання, встановленням прямих господарських зв’язків тощо. З огляду на перехід до нового механізму господарювання в економіці постає потреба комплексно перебудувати систему управління трудовими ресурсами країни з урахуванням нових принципів організації роботи об’єктів господарювання. За нових умов роботи об’єктів доводиться оперативно приймати ефективні управлінські рішення, а тому дедалі потрібнішою стає точна й вірогідна інформація на всіх рівнях управління трудовими ресурсами країни. Водночас передбачається, що обсяги інформації, яка перероблятиметься в народному господарстві країни, збільшаться у 3—5 раз.
Заходи, вжиті щодо вдосконалення системи УТР країни та її організаційних структур, а також щодо використання нових методів планування і забезпечення трудовими ресурсами, застосування обчислювальної техніки та ЕММ, усувають дублювання даних і дають змогу скоротити їх обсяги при обробці.
Зауважимо, проте, що інтенсифікація управління тягне за собою перехід до нових, прогресивних форм і методів організації цього процесу. Практична реалізація таких форм і методів, на відміну від попередніх, які базувалися на узагальнених показниках, потребує точних, реальних даних, агрегованих на різних рівнях управління народним господарством, і нагромадження показників за кілька років, необхідних для аналізу динаміки змін і прогнозування стану народного господарства в цілому і трудових ресурсів зокрема. Тому нині поряд з надмірністю даних апарат управління відчуває постійний брак інформації, потрібної для оптимального управління.
Практика автоматизації інформаційних процесів управління трудовими ресурсами країни показує, що більшість розрахунків (задач) з УТР на різних рівнях управління народним господарством можуть бути формалізовані і розв’язані з використанням різних засобів обчислювальної техніки. При цьому значна частина розрахунків з нормування, планування, обліку, контролю, аналізу та формування звітності на всіх рівнях управління ТР виконується методом прямих розрахунків (з використанням, здебільшого, чотирьох арифметичних дій).
Перехід до нових умов господарювання, нові можливості вибору оптимальних варіантів розв’язування виробничих та економічних проблем, що стосуються налагодження господарських зв’язків зі збуту продукції і забезпечення її виробництва трудовими ресурсами, зумовлюють розширення кола задач оптимізаційного характеру і відповідно — дедалі повніше використання ЕММ при автоматизації інформаційних процесів УТР країни. Ідеться насамперед про визначення потреби в трудових ресурсах на перспективу, моделювання структур і прогнозування розвитку галузей народного господарства і т. ін.
Організаційна, методологічна та інформаційна спільність виконуваних розрахунків з УТР країни на різних рівнях зумовлює типовість, масовість і повторюваність розв’язуваних задач.
Значну частину таких задач розв’язують з використанням уніфікованих форм документів, за однаковими або подібними алгоритмами, які передбачають одержання результатних документів (машинограм) з регламентованим набором даних, необхідних для виконання функцій управління.
Це є передумовою для вироблення типових проектних рішень і скорочення витрат на створення комп’ютерних інформаційних систем. Водночас через масовість і повторюваність розрахунків постає потреба автоматизувати інформаційні процеси управ-ління трудовими ресурсами з використанням різноманітних технічних засобів.

Значна частка в роботі спеціалістів відділів УТР припадає на складання й підготовку різноманітних документів з обліку кадрів, виробітку, нарахування заробітної плати, взаємовідносин з бюджетом та різними позабюджетними організаціями. Якісне складання документів забезпечується професійними знаннями спеціалістів служб УТР і технічними операціями з їх оформлення.
На АРМ спеціалістів з УТР різних рівнів складання документів може розглядатись як одна із процедур, що полягає в реалізації основної функції користувача, або виокремлюватись у самостійну функцію в головному меню АРМ. Складання документів відбувається як діалогова процедура, причому організувати її можна по-різному. Це може бути відповідь на запитання за змістом документа з подальшою видачею на екран документа, заповненого за формою, прийнятою на об’єкті; введення даних безпосередньо до макета форми документа на екран відеотермінала; введення даних до електронних таблиць з використанням графічної символіки тощо. Контроль точності введення даних провадиться програмними засобами із застосуванням різних методів виявлення помилок у реквізитах, рядках, зонах документа. Такий контроль може виконати користувач візуально на екрані. Частина умовно сталих і похідних даних формується для документа автоматично (прізвище, ім’я, по батькові працівника, норма часу і розцінка на деталеоперацію, сума ЗП тощо). Примірник документа заноситься до бази даних і може бути роздрукований з подальшим юридичним оформленням (підписи, печатки тощо).
Для автоматизованого складання документів в особистій базі даних користувача необхідно мати макет документів (заголовну та затверджувальну частини), стандартні тексти відповідей на запитання про ситуації, які виникають у процесі формування документа, тощо. Для реалізації зазначеної функції використовуються системи підготовки текстів (текстові процесори) та інші спеціальні програмні засоби.
Інформаційно-довідкова функція та функція складання документів реалізуються за допомогою спеціальних меню, які враховують особливості виконання цих функцій.
У процесі функціонування АРМ спеціалістів служб управління ТР різних рівнів можливе розширення або заміна виконуваних функцій і процедур. Тому програмні засоби мають забезпечувати таке коригування без зміни всього сценарію функціонування АРМ. АРМ спеціалістів з УТР країни створюються з урахуванням рівня управління, організаційної структури об’єкта управління і функціональних обов’язків підрозділів і служб УТР. Наприклад, на промисловому підприємстві організуються АРМ інс­пектора відділу кадрів, АРМ начальника відділу кадрів, АРМ бригадира (майстра), АРМ начальника цеху (дільниці), АРМ інженера з нормування (нормувальника), АРМ бухгалтера розрахункового сектора, АРМ економіста відділу праці та ЗП.
Основною метою створення АРМ у відділі кадрів є удосконалення роботи з персоналом підприємства шляхом автоматизації виконуваних функцій, реалізація елементів «безпаперової» технології, оперативне формування в базі даних відомостей про наявність і рух кадрів. Важливу роль в АРМ інспектора відділу кадрів відіграє інформаційно-довідкова функція.
Основною метою створення АРМ майстра (бригадира) та АРМ начальника цеху (дільниці) є удосконалення оперативного управління виробництвом у цілому та УТР зокрема шляхом скорочення кількості традиційно складаних документів, автоматизації виконання функцій контролю використання робочого часу, виробітку, стану запасів матеріальних цінностей, інструменту, оснащення. При функціонуванні АРМ інженера з нормування (нормувальника) основна увага приділяється впровадженню технічно обґрунтованих норм і нормативів витрат трудових і матеріальних ресурсів на виробництво продукції, а також зниженню її трудо- та матеріаломісткості.
АРМ бухгалтера розрахункового сектора має на меті насамперед розв’язування задач з контролю та обліку щодо використання фонду споживання, інформаційно-довідкове обслуговування інших АРМ і служб підприємства. При цьому забезпечується висока інтеграція даних, здобутих із різних джерел (плановий відділ, відділ праці та заробітної плати, фінансовий відділ, відділ кадрів, цех, дільниця, бригада тощо).
При впровадженні АРМ економіста відділу праці та заробітної плати головна увага приділяється вдосконаленню функцій прогнозування та планування трудовитрат, пошуку найкращого варіанта розв’язування задач засобами людино-машинного діалогу, автоматизації виконуваних на робочому місці функцій. З урахуванням особливостей планових розрахунків доцільно поєднувати централізовану пакетну обробку даних з діалоговим режи­мом роботи з даними плановиків-економістів відділу праці та заробітної плати, які приймають рішення. При перегляді на відеотерміналі одержаних планових показників спеціаліст аналізує ситуацію, враховуючи фактори, що впливають на ситуацію, оцінює можливості виконання планів на практиці, у діалоговому режимі виконує коригування, окремі перерахунки тощо. Засоби АРМ економіста мають забезпечити інформаційну підтримку у важкоформалізовуваних ситуаціях, інформаційно-довідкове обслуговування при прийнятті рішень.
АРМ, створювані нині в управлінні трудовими ресурсами, здебільшого являють собою локальні засоби, які дають змогу автоматизувати окремі види робіт різноманітної професійної орієнтації, але не забезпечують автоматизації функції управління в пов­ному обсязі. Сучасним вимогам управління трудовими ресурсами країни при прийнятті рішень, що передбачають оперативну взаємодію різних служб, відповідає створення мереж АРМ. Їх головною перевагою є автоматизований обмін даними, причому останній сприяє створенню цілісної системи, яка пов’язує керуючу систему та об’єкти управління єдиною інформаційною базою, організованою із застосуванням сучасної техніки управління. У мережах АРМ інтегруються результати праці різних спеціалістів, забезпечується колективна технологія управління, створюються умови для діалогового (інтерактивного) управління трудовими ресурсами країни.
Організація АРМ та їх мереж, масове застосування ПЕОМ створюють передумови для переходу до безпаперової технології. Це особливо важливо в інформаційних процесах управління трудовими ресурсами країни, які супроводжуються великою кількістю як первинних, так і результатних документів. Існуючі централізовані системи автоматизованої обробки даних з праці зорієнтовані, як правило, на використання традиційних форм документів, що призводить до значних витрат часу на їх ручне заповнення і подальше формування даних на машинних носіях. Окрім того, оперативність обробки даних та інформаційне обслуговування користувачів відстають від потреб управління.
Можливість формалізації основних процедур складання як первинних, так і похідних документів, забезпечує автоматизацію цього процесу з використанням сучасних інструментальних засобів.
При безпаперовій технології поняття «документ» в його організаційному, правовому, економічному та інших аспектах не зникає, але змінюються форми та методи складання й використання документів у процесах управління. Основним принципом безпаперової технології є наявність на машинних носіях усіх необхідних даних для складання документів і можливість їх автоматизованого здобування на робочих місцях користувачів. При цьому забезпечується їх друкування або відображення на екранах відеотерміналів у різноманітних формах екранного подання. Слід зазначити, що багато користувачів працює не безпосередньо з первинними документами, а з окремими наборами даних, необхідних для виконання конкретних функцій управління. При безпаперовій технології ці дані можуть бути частиною первинного документа, можуть формуватися з різних документів, доповнюватися розрахунковими та довідковими показниками, виводитися на екран дисплея у формі електронної таблиці, діаграми тощо. Такий рівень безпаперової технології притаманний локальним мережам ЕОМ (мережам АРМ) і добре поєднується з технологією розподіленої обробки даних (одноразове введення даних та багаторазове використання їх різними користувачами мережі).
Основна перевага безпаперової технології полягає не стільки в підвищенні продуктивності праці персоналу управління та якості документів, скільки у формуванні на машинних носіях даних, що описують предметну область (стан трудового потенціалу країни) в реальному масштабі часу. Саме це є визначальним з позицій можливості інформувати різних спеціалістів для оперативного управління трудовими ресурсами.
Із розділу необхідно запам’ятати

- Ринкові відносини потребують ефективного викорис­тання всього потенціалу країни, і зокрема трудових ресурсів, для чого потрібна своєчасна, вірогідна й повна інформація.

- Процес управління трудовими ресурсами країни характеризується великими обсягами інформації, яку належить обробити, складними інформаційними зв’язками між рівнями й функціями управління. Через це потрібні спеціальні методи обробки інформації, притаманні даному виду ресурсів.

- Ефективно застосовувати притаманні управлінню працею методи обробки інформації можна за умови автоматизації інформаційних процесів, тобто шляхом використання в процесах управ­ління економіко-математичних методів та електронно-обчислю­вальної техніки.

- Практика автоматизації інформаційних процесів управління трудовими ресурсами країни показує, що більшість розрахунків (задач) з УТР можна формалізувати і розв’язати за допомогою засобів обчислювальної техніки. При цьому значна частина задач розв’язується з використанням методу прямих розрахунків (виконуються здебільшого чотири арифметичні дії).

- Одним із основних напрямів удосконалення управління на сучасному етапі є впровадження інформаційних технологій.

- Інформаційна технологія – це сукупність методів і процедур, які реалізують функції збирання, передавання, обробки, зберігання та доведення до користувачів інформації в організаційно-управлінських системах за допомогою обраного комплексу технічних засобів.

- Інформаційна технологія виникла на Землі разом із виробництвом кілька мільйонів років тому і у своєму розвитку пройшла такі етапи: ручна інформаційна технологія, механічна, електрична та комп’ютерна («нова», сучасна, безпаперова).

- Основу сучасної інформаційної технології становить розподілена комп’ютерна техніка, «дружнє» програмне забезпечення, розвинені комунікації. При цьому користувачеві-непрогра­місту надано можливість прямого спілкування з ЕОМ шляхом роботи у діалоговому режимі.

- Новій інформаційній технології, на відміну від попередніх, притаманна персоналізація використання засобів обчислювальної техніки, створення локальних мереж ЕОМ і багаторівневих розподілених систем автоматизованої обробки даних, організація автоматизованих робочих місць (АРМ) спеціалістів з праці.

- Автоматизоване робоче місце (АРМ) — це професійноорієнтований комплекс технічних, інформаційних і програмних засобів, які призначені для автоматизації функцій спеціаліста, виконуваних на його робочому місці.

- Організація АРМ змінює техніку і методологію виконання функцій управління. Виникли нові технічні операції, такі як введення даних з клавіатури, робота з відеоекраном як з документом, ведення екранного діалогу, використання нових форм подання даних — у вигляді багатьох вікон, електронних карток і таблиць, графіків і діаграм.

- Нові форми взаємодії людини з ЕОМ створюють нову інформаційну технологію управління, для якої характерні людино-машинні процедури прийняття рішень.

Важливою частиною інформаційної системи підприємствіа є АІС управління персоналом

Автоматизована інформаційна система для управління персоналом являє собою сукупність програмно-апаратних засобів і призначена для автоматизації роботи по управлінню кадрами на підприємстві. Мета автоматизації функцій управління - мінімізувати витрати праці по управлінню підприємством і створити максимально сприятливі умови інформаційного обслуговування фахівців при підготовці і прийнятті ними своєчасних і обгрунтованих рішень.

Програми по автоматизації обліку персоналу, на мій погляд, в першу чергу повинні передбачати ведення особистих карток співробітників. З використанням особистих карток зазвичай ведеться повний облік даних про співробітників, включаючи перекази та призначення, відпустки, відрядження, лікарняні листи, заохочення, стягнення, пільги, дані про освіту, професію, відомості про дітей, дату і місце народження, сімейний стан та ін Програми повинні передбачати можливість фіксувати як можна більший набір різних даних (у тому числі, наприклад, можливість зберігання та перегляду фотографій співробітників). У конкретній організації співробітник відділу кадрів або менеджер може вводити і надалі використовувати не всю сукупність ознак, а тільки ті дані, які необхідні в роботі. Особисті картки звільнених співробітників повинні передаватися в архів з можливістю їх подальшого пошуку і перегляду.

З появою перших засобів автоматизації були розроблені і перші програми обліку і управління персоналом, число яких обчислюється зараз сотнями. В нашій країні кожне підприємство або організація, що мали власний відділ АСУ, ще в 1980-і рр.. користувалися програмами обліку персоналу власної розробки. Ці програми спиралися на різні апаратні платформи (починаючи від мейнфреймів і закінчуючи ПК) та інструментальні засоби (починаючи від PL-1 і закінчуючи Clipper і FoxPro). З появою нових, більш досконалих, апаратних та інструментальних засобів, дані програми модифікувалися і розширювали свою функціональність. При цьому, якщо на початковому етапі розвитку HR-систем можна було говорити лише про локальні програмах управління персоналом, то вже з появою перших ERP-систем модулі управління персоналом були органічно інтегровані в них, а деякі, найбільш вдалі розробки, продовжили своє поширення і автономно (не втративши при цьому можливості інтегруватися з ERP-системами).

Сучасні автоматизовані системи управління персоналом призначені для оптимізації роботи, в першу чергу, керівництва і персоналу кадрових служб підприємств (Крім бухгалтерії і деяких інших підрозділів) і відіграють велику роль у підвищенні продуктивності їхньої праці. Зокрема, менеджери з персоналу при допомоги таких систем позбавляються від виконання рутинних операцій при роботі з кадрами, підготовці і обліку наказів (існують оцінки, що тільки на роботу з документацією з персоналу кадровики витрачають до 60% свого робочого часу). Автоматизоване зберігання і обробка повної кадрової інформації також дозволяє ефективно здійснювати підбір і переміщення співробітників. Крім того, автоматизований розрахунок заробітної плати з урахуванням інформації про позиції штатного розкладу, відпустках, лікарняних, відрядженнях, пільги і стягнення дає можливість працівникам бухгалтерії точно й оперативно нараховувати зарплату, формувати бухгалтерські звіти, відносити витрати на собівартість. І це лише деякі з функцій сучасних автоматизованих систем управління персоналом.