Предмет делопроизводство

Делопроизводство – это документирование деятельности организации, основанное на научной организации труда с применением современной техники.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «Делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба – это может быть: общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя.

Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами.

Для всех организации РФ независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению, оформлению и работе с документами. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах.

Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация работы с документами.

Средства механизации подразделяются на:

· Технические средства составления и изготовления документов (пишущие автоматы).

· Технические средства для копирования и оперативного размножения документов (электрографическое копировальное оборудование – ксерокс, а также средства оперативной полиграфии – гектографы, ротапринты, ротаторы).

· Технические средства экспедиционной обработки документов (листоподборочные устройства, датировщики, конвертозаклеивающие машины, нумераторы, сшиватели, конвертовскрывающие устройства, бумагорезательное оборудование).

· Средства хранение документов (шкафы, стеллажи, картотеки)

При решении задач документационного обеспечения управления используется электронная техника по двум направлениям: документирование и организация работы с документами.

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. В современном делопроизводстве сочетается с бумажными документами и с документами, представленными в электронном виде.

Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получение до уничтожения или передачи на архивное хранение. На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии. Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.

ДОКУМЕНТ, ПОНЯТИЯ, ФУНКЦИИ.