ТЕМА 2: НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ И ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ ДОУ

Раздел 1. Система отечественного делопроизводства

1. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

2. Основные термины процесса документирования управленческой информации.

3. Основные термины в процессе организации работы с документами.

Основным вопросом данной темы является систематизированное изложение содержания основных групп нормативных документов, регламентирующих документационное обеспечение управления. В лекции рассматриваются также основные термины делопроизводства, что позволит студентам познакомиться с ними и представить себе четко два основных направления деятельности по документационному обеспечению управления, основное содержание которых будет более подробно раскрываться по мере изучения курса.

1. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

Организация работы с документированной информацией регулируется в экономически развитых странах законодательно. Например, в США действует закон «О документе» с 1950 года. В России для регулирования определенных аспектов управления информацией в обществе в 2006 г. принят ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который устанавливает правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, поиска, распространения и предоставления информации. Именно в этом законе закреплен термин «информация». В настоящее время подготовлен и проект Закона РФ «О документации», который мог бы стать правовым основанием всех нормативно-методических аспектов документационного обеспечения управления.

В настоящее время порядок документационного обеспечения управления (ДОУ) в России регламентируется определенной совокупностью нормативных актов и нормативно-методических документов (нормативно-методическая база ДОУ).

Это, прежде всего, законодательные и правовые акты:

- законодательные акты Российской Федерации (далее – РФ) в сфере информации и документации;

- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерства, комитеты, службы, агентства и др.) общеотраслевого и ведомственного характера, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций.

Вторая группа - нормативные документы по стандартизации и унификации документации

- государственные стандарты на документацию, разработку и контроль за соблюдением которых осуществляет Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России);

- унифицированные системы документации - Госстандарт России; Росглавархив, министерства и ведомства;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации - Госстандарт России.

Третья группа - нормативно-методические документы, основным из которых является Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

И, наконец, к нормативно-правовой базе ДОУ относятся нормативные документы по организации архивного хранения документов, а также по организации и охране управленческого труда.

Законодательные и правовые акты.

Гражданский кодекс РФ, регулируя гражданские правоотношения, устанавливает виды документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения и др. Например, ст. 51 и др. статьи главы 4 устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица; ст. 160 устанавливает письменную форму сделки; ст. 307 определяет виды договоров по обязательствам одной стороны в пользу другой (физических и юридических лиц); ст. 420-453 содержат общие положения о договоре – соглашении двух или нескольких лиц.

Закон РФ «О стандартизации» от 10.06.1993г. 5154–I устанавливает правовые основы стандартизации, обязательные для всех органов управления, предпринимателей и предприятий, общественных объединений; возлагает реализацию государственной политики и контроль в этой сфере на Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации и в области ДОУ.

ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ, прежде всего, вводит принципы правового регулирования отношений в этих сферах; дает определение понятий информация, информационные технологии, информационная система, документированная информация и др.; устанавливает нормы государственного регулирования в сфере информационных технологий, правовой режим документирования информации, право на доступ к информации, а также собственности на нее, порядок её защиты, ответственность за правонарушения при работе с документированной информацией.

Статья 11 закона «Документирование информации» закрепляет установление требований к документированию информации за законодательством РФ или путем соглашения сторон. В этой статье указывается, что порядок документирования информации в федеральных органах власти устанавливается Правительством РФ, а правила делопроизводства, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать этим требованиям.

Закон РФ «О государственной тайне» от 21.07.1993г. № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне (перечень сведений, порядок их засекречивания, распоряжения этими сведениями и т.п. вопросы).

Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, принятые Верховным Советом РФ 07.07 1993 г. регулируют организацию хранения и учет, управление архивными фондами, и иные вопросы, связанные с правом собственности, определяют понятия основных терминов архивного дела, устанавливают ответственность за нарушения этого законодательства и принципы международного сотрудничества в области архивного дела.

Положения, определенные Гражданским кодексом РФ и упомянутыми законами находят свое развитие в указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, положениях и правилах. (Более подробную информацию по этому вопросу можно найти в учебнике «Организация работы с документами» под редакцией В.А. Кудряева и др. – М.: ИНФРА-М., 2003).

Нормативные документы по стандартизации и унификации документации.

Совершенствование делопроизводства осуществляется двумя основными способами: 1) механизацией и автоматизацией управленческого труда (в частности, применением информационных технологий, созданием автоматизированных рабочих мест – АРМ); 2) совершенствованием состава и форм документов за счет их унификации и стандартизации.

Унификация в делопроизводстве – это сокращение неоправданного многообразия управленческих документов за счет приведения к единообразию их состава, структуры, форм, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению и, тем самым, повышение их качества. Унификации подлежат документы, создаваемые при решении однотипных функций и задач.

Стандартизация – это нормативное закрепление результатов унификации в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов отдельных предприятий (СТП). Наряду с унификацией документов в процессе стандартизации разрабатываются также типовые формы документов и типовые тексты – образцы и эталоны, на основе которых организациями создаются конкретные (индивидуальные) документы и тексты.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности и её документационном обеспечении являются:

- термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;

- организационные структуры учреждений, предприятий, организаций;

- классификаторы управленческих функций;

- управленческая документация.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории России, относятся:

- международные (региональные), государственные РФ (ГОСТ), отраслевые (ОСТ) и отдельных предприятий (СТП) стандарты; применяемые в установленном порядке, а также правила, нормы и рекомендации по стандартизации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Все госстандарты, действующие на территории России, объединены в единую государственную систему. (Серия 1 этой системы содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки, построении, изложении, оформлении утверждении, регистрации и введении в действие самих стандартов, например: ГОСТ 1.РО-92. Государственная система стандартизации РФ: Основные положения.).

Самостоятельные комплексы в этой системе составляют стандарты на унифицированные системы документации и классификаторы Единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации (ЕСКК ТЭИ - ГОСТ 6.01.1-87).

Классификаторы технико-экономической и социальной информации обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах. Классификаторы технико-экономической и социальной информации – это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В настоящее время действует 37 классификаторов общероссийского значения. В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. По содержанию классификаторы информации можно подразделить на три группы: 1) об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях – например, Общероссийский классификатор продукции (ОКП), Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др.; 2) об организационных структурах – например, Общероссийский классификатор органов государственной власти (ОКОГУ), Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), ОКОНХ – Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства и др.; 3) о населении и кадрах – например, Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО) и др.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) - ОК 11-93 содержит информацию об унифицированных системах документации и унифицированных формах документов, утверждаемых их разработчиками – министерствами (ведомствами) РФ и разрешенных к применению в народном хозяйстве. В ОКУД выделены восемь унифицированных систем документации.

Унифицированные системы документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативно-методических материалов по их разработке и применению. Они создаются с целью снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, а также достижения информационной совместимости баз данных в народном хозяйстве. Разработка УСД в пределах своей компетенции ведется министерствами и ведомствами. Унификацией организационной и распорядительной документацией ведает Росархив.

В настоящее время в РФ действуют следующие унифицированные системы: банковской документации (04), финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (05), отчетно-статистической документации (06), учетной и бухгалтерской документации предприятий (07), документации по труду (08), документации Пенсионного фонда РФ (09), внешнеторговой документации (10), унифицированная система организационно-распорядительной документации, на основе которой и оформляется управленческая документация (02).

Каждой УСД и каждой подсистеме и форме документа внутри нее присвоен семизначный код и контрольное число. Структура кодового обозначения состоит из восьми знаков: первые два – класс форм; следующие два – подкласс форм; следующие три – регистрационный номер и последний знак – контрольное число. Например, код утвержденной формы документа «Договор об аренде» - 0211031 3, где 02 означает принадлежность к системе ОРД; 11 – подсистема «документация по созданию организации»; 031 – регистрационный номер формы документа «Договор об аренде»; 3 – контрольное число.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам (ГСДОУ) является наиболее полным межотраслевым документом по организации ДОУ и представляет собой описание принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления и различных организациях, а также процессов механизации и автоматизации в работе с документами, организации службы документационного обеспечения управления. Основная цель этого нормативно-методического документа – способствовать упорядочению и совершенствованию ДОУ организаций.

Эту же цель преследует и другой документ: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, введенная в действие в 2005 г.

Нормативные документы по организации и охране управленческого труда, организации архивного хранения документов являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных видов работ, расчета численности служб, созданию благоприятных условий труда, а также для правильной организации ведомственных архивов. К нормативным документам этого рода относятся: Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления; Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций; Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления и др.

Значение основных терминов делопрроизводства также нормируется и зафиксировано в законодательных или нормативно-методических документах.

Термин – это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное значение. Основные термины делопроизводства как отрасли практической деятельности представляют собой целостную систему. Этими терминами обозначается все, что связано с процессами создания, передачи, получения, систематизации, поиска, использования, хранения (и др.) документов в процессе ДОУ.

Рассмотрим содержание основных терминов по двум основным направлениям деятельности по ДОУ.

2. Терминология процесса документирования управленческой информации

Требования к документированной информации могут быть установлены Законодательством РФ или соглашением сторон. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ для федеральных органов исполнительной власти (см. ФЗ от 27.07.2006 №149-ФЗ).

Документирование информации – это процесс создания и оформления документа или «запись информации на различных носителях по установленным правилам» (ГОСТ Р51141-98).

Термин «документ», а также признаки свойства и функции документа мы рассмотрели. Следует добавить, что управленческие документы различаются (виды документов) по степени подлинности:

черновой документ, в котором отражена работа автора по его составлению; беловой документ, который окончательно составлен и изготовлен без помарок и исправлений; подлинный документ – первый или единичный экземпляр, обладающий юридической силой; копия документа – документ, воспроизводящий информацию подлинника и все его признаки или их часть. Копии могут быть факсимильными (изготовленными средствами копировальной техники) или свободными (воспроизводящими основные реквизиты, но не форму подлинника). Копии без специального их удостоверения (как правило нотариусом) не имеют юридической силы. Существует и такой документ как «подлинная копия» или дубликат документа – это копия, обладающая юридической силой подлинника.

Юридическая сила документа – свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Именно придание юридической силы является главной проблемой современных электронных документов, что связано с возможностью несанкционированного доступа к ним посторонних лиц, причем без всяких следов такого вмешательства. Создание электронной цифровой подписи с использованием закрытого ключа защищает документ от подделки. Но файл с документом оказывается зашифрованным, а процесс проверки подлинности цифровой подписи - настолько трудоемким и неоперативным, что это ограничивает возможность массового применения электронных документов в качестве подлинников.

Управленческие документы организации представлены различными системами (или комплексами) документации, каждая из которых обеспечивает определенные направления (функции) организационно-управленческой деятельности. Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

Выделяют такие общие системы документации организации, как: организационно-правовая; плановая; распорядительная; информационно-справочная и отчетная. Эти системы документации пронизывают все уровни и подразделения организации и возникают в процессе управленческой деятельности.

Наряду с ними выделяют и локальные системы документации, которые создаются и обрабатываются в конкретных подразделениях, обеспечивая документирование определенных работ, такие как: кадровая, финансовая; по материально-техническому обеспечению; договорная (которую все чаще относят к организационно-правовой); производственная: связанная с основной деятельностью организации (в медицинском учреждении – медицинская, в учебном – учебно-методическая, на предприятии – собственно производственная и т.п.).

Каждая система включает определенный набор видов документов, юридическая сила которых обеспечивается установленным комплексом реквизитов. Реквизит документа – это обязательный элемент его оформления (ГОСТ Р51141-98, с.2). Число реквизитов на конкретном документе определяется целями его создания, назначением, требованиями к его содержанию и форме. К основным реквизитам относятся: наименование организации; наименование документа, место создания, дата и регистрационный номер документа; текст; подпись, (печать).

Познакомимся еще с двумя терминами - Табель и Альбом форм документов, создание которых является важным направлением деятельности по совершенствованию ДОУ в отдельной организации.

Табель форм документов - результат унификации состава документов организации: отбор и закрепление документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач; исключение из состава документации организации форм документов, не соответствующих действительным потребностям управления; отбор информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов и установление единых требований к их составлению и оформлению. Предварительно проводится работа по обследованию состава и форм документов организации, в ходе которого на каждый из видов документов составляется Карта документа (наименование формы документа; функция управления и задача, которую решает документ, сведения об этапах его подготовки, составления и маршруте движения).

Табель форм документов, который регламентирует не только состав документов, но и процедуры подготовки и работы с документами, оформляется в виде таблицы, графы которой могут иметь следующие заголовки:

наименование формы документа; код формы; кем и когда утверждена; составитель документа, внутреннее согласование; внешнее согласование; подпись; утверждение; печать; куда представляется; примечания.

Альбом форм документов – результат унификации форм документов, т.е. отбора и закрепления в формах документов унифицированных текстов и реквизитов, или регламентации форм и содержания документов. Содержание документов складывается из унификации текста, и определения информации, необходимой и достаточной для принятия решения. Форма – внешний вид и набор реквизитов для отдельных типовых документов.

Создание Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

- соответствие использованных форм документов решаемым задачам

- юридическую силу документов организации

- оперативность реализации управленческих функций организации

- сокращение затрат рабочего времени на составление; оформление и обработку документов.