Словарь основных терминов. Альбом форм документов – результат унификации форм документов: отбора и закрепления в формах документов унифицированных текстов и реквизитов

Альбом форм документов – результат унификации форм документов: отбора и закрепления в формах документов унифицированных текстов и реквизитов, или регламентации форм и содержания документов

беловой документ - окончательно составленный и изготовленный без помарок и исправлений документ

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам (ГСДОУ). - наиболее полный межотраслевой нормативно-методический документ по организации ДОУ

Государственная система стандартизации – иерархическая система классификации и кодирования всех государственных стандарто, действующих на территории России

Государственные стандарты (ГОСТ)- стандарты на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Требования, устанавливаемые госстандартами, обязательны для всех органов управления и субъектов хозяйственной деятельности

дело – совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, подшитых в отдельную обложку после завершения работы с каждым из них и имеющих общий заголовок

документооборот организации (учреждения) - движение документов с момента их создания или поступления до завершения исполнения: отправки адресату и направлению на хранение

документопоток(поток документированной информации) – стихийно сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение в определенном направлении «данных», имеющих общий источник и общий приемник

Классификаторы технико-экономической и социальной информации – нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды: социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов

копия документа – документ, воспроизводящий информацию подлинника и все его признаки (факсимильная копия) или их часть (свободная копия)

маршрут движения документа - последовательностьи временной интервал совокупности отдельных операций в работе с документами ( прием, учет, регистрация, создание, оформление и т.п.), выполняющихся в различных инстанциях (секретарь, руководитель, исполнитель и т.д.)

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, сформированных в организации (подразделении) и расположенных в определенной последовательности с указанием сроков хранения

нормативно-методическая база ДОУ- совокупность нормативных актов и нормативно-методических документов, регламентирующий порядок документационного обеспечения управления (ДОУ)

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – кодифицированная информация об унифицированных системах документации и унифицированных формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве

организация работы с документами - работа по созданию и поддержанию документооборота организации

подлинная копия (дубликат)документа – копия, обладающая юридической силой подлинника

подлинный документ (подлинник)– первый или единичный экземпляр, обладающий юридической силой

регистрация документа– запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения, и придающий ему юридическую силу

реквизитдокумента – это обязательный элемент его оформления

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности и единых требований к их оформлению

стандартизация – это нормативное закрепление результатов унификации в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов отдельных предприятий (СТП).

Табель форм документов - результат унификации состава документов организации

термин – это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное значение.

унификация– сокращение неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию состава, струтуры, форм, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач; и, тем самым, повышение их качества

черновой документ – документ, в котором отражена работа автора по его составлению

Приложение

Основные нормативно-методические документы по ДОУ, которые должны быть в каждой организации и регулярно заменяться вновь принимаемыми актами, отменяющими старые:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива №68 от 27.11.2000 – для органов власти.

3. ГОСТ Р 6.30-97 или ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4. Основные правила работы ведомственных архивов.- М.: Главархив СССР, 1988.

5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения. – М., 2000 г. (или ведомственный, если имеется).

6. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. – 1982. - № 2.

7. ФЗ «О бухгалтерском учете», «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» от 28.07.98 № 34н.

8. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Постановление Госкомтруда от 02.08.74 № 162 с изменениями от 19.10.1990 г.