Терминология организации работы с документами

Мы рассмотрели основные термины, связанные с документированием управленческой информации, которое является первой составляющей делопроизводства. Второй составляющей, как это следует из определения термина «делопроизводство», является организация работы с документами, то есть работа по созданию и поддержанию документооборота организации.

Термин документооборот организации (учреждения) обозначает движение документов с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки. В движении документов организации, то есть в документообороте, выделяют документопотоки. Документопоток (поток документированной информации) – стихийно сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение в определенном направлении «данных», имеющих общий источник и общий приемник. По направлению движения различают горизонтальный и вертикальный потоки. Вертикальный поток в свою очередь делится на восходящий – движение документов снизу вверх по служебной иерархии и нисходящий – сверху вниз. По отношению к управленческому объекту различают входящий, исходящий, внутренний потоки.

Каждый из этих документопотоков имеет достаточно стабильный маршрут движения, который складывается на основе отдельных операций в работе с документами ( прием, учет, регистрация, создание, оформление и т.п.), выполняющихся в различных инстанциях (секретарь, руководитель, исполнитель и т.д.).

Учет документов обеспечивается их регистрацией – записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения, и придающий ему юридическую силу. На основе регистрации осуществляется контроль исполнения документов и создается информационно-поисковая система (ИПС), обеспечивающая эффективное использование всего массива информации в текущей деятельности аппарата управления и специалистов организации.

После завершения исполнения тех или иных организационно-управленческих действий, зафиксированных в документе, он поступает на хранение. Основными видами работ, обеспечивающими систематизацию документов в делопроизводстве и их хранении являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

Дело – это совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, подшитых в отдельную обложку после завершения работы с каждым из них и имеющих общий заголовок (например, «Приказы директора» или «Переписка с заказчиками»). Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, сформированных в организации (подразделении) и расположенных в определенной последовательности, с указанием сроков их хранения.

Таким образом, делопроизводство представляет собой деятельность по документационному обеспечению управления, в которой можно выделить два основных направления: документирование управленческой информации (создание документов) и организацию работы с документами в процессе осуществления управленческой деятельности. Для каждого из этих направлений деятельности характерны свои основные технологические операции и обозначающие их термины, более подробное изучение которых предстоит нам в последующих темах курса.

В целом, существует достаточно полная и тщательно разработанная нормативно-методическая база ДОУ, которая постоянно совершенствуется в ответ на вызовы современного общества.

Нормативные акты :

1. Конституция РФ. Ч.4. Ст.29.

2. Гражданский Кодекс РФ. Ст.51, 160, 184-186, 307, 420 и др.