Связывание объектов.

Продемонстрируем совместную работу нескольких приложений на примере создания составного документа – отчета об объеме продаж.

Можно образовывать связи не только между документами. Команда Специальная вставка позволяет создавать связь между разными фрагментами одного документа.

В рассматриваемом примере используются отчет, подготавливаемый в текстовом редакторе Word, и сводная таблица, созданная в Excel и содержащая все необходимые сведения о продажах.

В создаваемом отчете должны учитываться все изменения сводной таблицы.

Чтобы создать связь между документом Word и сводной таблицей Excel, необходимо предварительно запустить оба приложения.

Запустите Word.

Оформите заголовочную часть отчета.

Вставка сводной таблицы в отчет и образование связи выполняются так же просто, как и обычное копирование или перемещение.

Перейдите в Excel и откройте рабочую книгу со сводной таблицей.

Выделите сводную таблицу.

В меню Правка Excel выберите команду Копировать, чтобы скопировать таблицу в буфер обмена.

После копирования сводной таблицы, удовлетворяющей всем вашим требованиям к ней, перейдите в документ Word и установите курсор в том месте (под оформленным заголовком), где должны находиться данные из таблицы Excel.

В меню Правка Word активизируйте команду Специальная вставка.

Выберите элемент Лист Microsoft Excel (объект).

Активизируйте переключатель Связать, чтобы образовать связь. Если активен переключатель Вставить, содержимое буфера обмена вставляется в документ, но связь при этом не устанавливается.

Если нет необходимости в полном отображении сводной таблицы, установите переключатель В виде значка.

После нажатия кнопки ОКвыделенные данные сводной таблицы появятся в документе Word. При этом размер файла документа Word не увеличится, так как сводная таблица не сохраняется в нем, а изображение на экране формируется из самого источника.

После вставки сводной таблицы все изменения исходных данных в Excel будут автоматически выполняться в отчете Word.

На этом работу над отчетом можно считать завершенной. Если внешний вид отчета удовлетворительный, его следует напечатать, используя средства печати Word.

Редактирование связанного объекта.

Редактирование связанной информации выполняется в исходном прило­жении. Простейший способ открытия исходного приложения – двойной щелчок на связанной информации в документе Word. Для открытия исходного приложения можно также воспользоваться кнопкой Открыть источник диалогового окна Связи (команда Связименю Правка) или командой Открыть связь подменю Связанный объект меню Правка. Эта команда появляется в том случае, если документ содержит связанную информацию.

После выполнения любого из указанных действий открывается приложение, в котором был создан связанный объект, и этот объект выводится на экран для редактирования.

Обновление связи.

По умолчанию задано автоматическое обновление связи (активизируется переключатель автоматическое в области Обновление диалогового окна Связи), т.е. при изменении информации в исходном документе (в нашем примере в сводной таблице Excel) она обновляется и в документе Word, если он открыт. Связи обновляются автоматически и при открытии документа Word. Автоматическое обновление данных можно отменить в диалоговом окне Связи, которое откры­вается при вызове одноименной команды меню Правкаредактора Word. Диалоговое окно содержит список всех связей активного документа Word. Чтобы обновление выполнялось только при нажатии кнопки Обновить, нужно выделить в списке связь и установить переключатель по запросу.

После активизации переключателя по запросу связи обновляются только при нажатии кнопки Обновить в диалоговом окне Связи.

Команда Связи меню Правка недоступна, если документ не содержит связанной информации.

Блокировка связи.

Чтобы предотвратить обновление связанной информации, следует заблоки­ровать связь. Для этого необходимо, находясь в диалоговом окне Связи Word, выделить связь или связи, установить опцию Не обновлять связь и нажать кнопку ОК. Блокировка связи не означает ее разрыва.

Разрыв связи.

Для разрыва связи предназначена кнопка Разорвать связь диалогового окна Связь. После нажатия этой кнопки необходимо подтвердить разрыв связи в открывшемся окне запроса. После разрыва связи связанная информация остается в документе Word, однако, она уже не может обновляться. Восстановить связь нельзя никаким другим способом, кроме команды отмены меню Правка.

Изменение связи.

Связь может быть разорвана и при переименовании или удалении документа-источника. В этом случае необходимо повторно установить связь с документом-источником или установить связь с другим документом. Чтобы изменить или восстановить связь, следует нажать кнопку Сменить источникдиалогового окнаСвязи. В результате откроется диалоговое окно Смена источника – стандартное окно открытия документов системы Windows, где нужно выбрать документ, с которым восстанавливается связь. Если нужный документ отсутствует в списке, следует выбрать другой диск, папку или нажать кнопку Сервис, чтобы вызвать команду поиска.