Совместное использование программ Word, Excel, PowerPoint.

Итак, вы вложили деньги в пакет Microsoft Office вместо того, чтобы потратить их на приобретение отдельных программ. Правильно ли вы поступили? Да, цена пакета весьма привлекательна, но существуют же и другие недорогие программы? Почему же стоит остановить свой выбор именно на пакете Microsoft Office?

Уникальная особенность пакета Office заключается в способности к взаимодействию между его компонентами. Несомненно, сам по себе Word является прекрасной программой, и PowerPoint – замечательный программный продукт, но чего им недостает, так это некоторой фантазии и гибкости в их работе.

Вероятно, многие пользователи чувствуют себя наиболее комфортно, работая с какими-либо определенными программами: предположим, используют Word чаще, чем PowerPoint или Excel.

Word - мощная многофункциональная система обработки текстов, которая обладает полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов любой степени сложности. С помощью Word можно напечатать приказ, оформить служебную записку, подготовить научно-технический отчет, письмо или любой другой документ, содержащий диаграммы, таблицы, рисунки и т.д.

Пользователи в повседневной работе не ограничиваются только текстовым редактором Word. Принятие решений сегодня невозможно без точной и своевременной информации, представленной в удобной для анализа и обработки форме. Это требует применения других приложений, входящих в состав пакета Microsoft Office: Microsoft Excel для выполнения сложных вычислений, различных видов анализа и создания диаграмм, Microsoft Access для организации и ведения баз данных, Microsoft PowerPoint для подготовки и демонстрации презентаций. Использование нескольких приложений необ­ходимо также для создания сложных составных документов, содержащих данные из различных источников.

Примером составного документа может служить подготовленный в Word бухгалтерский отчет, который должен содержать данные о продажах на сегодняшний день. Эти данные находятся в большой электронной таблице Microsoft Excel, составляемой отделом продаж. В нее постоянно заносятся актуальные данные, поэтому в отчете должны учитываться все изменения. С этой целью следует создать составной документ Word и включить в него соответствующий раздел электронной таблицы Excel, образовав связи между таблицей и отчетом. В результате при каждом изменении электронной таблицы будет автоматически изменяться отчет. С помощью средств консо­лидации и создания сводных таблиц, предоставляемых Excel, пользователь может сгруппировать необходимые данные в соответствии со своими требованиями.

В данной главе рассмотрены эффективные способы включения в Word-документ информации из других приложений.

В новой версии Microsoft Office особое значение приобрел HTML-формат. Применение этого формата обеспечивает единое информационное пространство для всех пользователей, работающих в сети Internet. Сохранять документы в HTML-формате позволяют все приложения Microsoft Office 2000. При этом содержимое документа сохраняется полностью, даже если броузеры его не поддерживают.

Связывание и внедрение объектов.

Средства связывания и внедрения объектов, предоставляемые Word, позволяют включать в документы объекты, созданные в других приложениях Windows.

Основное отличие между связыванием и внедрением обусловлено местом хранения информации. Внедрение означает включение данных электронной таблицы, диаграммы и т.д. в документ другого приложения, например Word. Будучи внедренным, объект становится частью документа Word. Связанные же объекты хранятся в исходном файле, а документ Word содержит только ссылку на местоположение исходного файла.

Чтобы сделать выбор между внедрением и связыванием, нужно руководствоваться следующими правилами. Если необходимо, чтобы в составном документе отражались все изменения документов исходных приложений, следует образовать связь между составным документом Word и исходными документами. Если же вставляемые объекты должны обрабатываться сред­ствами другого приложения и необходимо, чтобы они оставались доступны­ми всегда (даже при удалении исходного файла), надлежит внедрить их.

Ниже описаны оба способа вставки данных в документ Word.