Общий бланк (формат А4).

Для обеспечения комфортной работы с шаблоном документа следует на вкладке Виддиалогового окна Параметры установить опции, определяющие внешний вид экрана, и щелкнуть на кнопке Непечатаемые знаки стандартной панели инструментов для отображения на экране непечатаемых символов.

При создании шаблонов документов рекомендуется устанавливать режим просмотра разметки страницы (команда Разметка страницы из меню Вид). В этом режиме создаваемый документ отображается на экране в том виде, в каком он будет напечатан. Установка режима разметки страницы имеет смысл при создании документов, в которых текст и графика располагаются на странице в строго фиксированных местах. Создание шаблона текстового документа, как и любого документа, следует начинать с установки параметров страницы и позиций табуляции.

Установка параметров страницы.

Основой при создании бланков управленческих документов, служит формуляр-образец. Площадь, отводимая в нем для каждого реквизита, соответствует объему этого реквизита в печатных знаках.

Шаблон создается с помощью команды Создать из меню Файл (в области Создатьнеобходимо активизировать переключатель шаблоны). По умолчанию новому шаблону присваивается имя Шаблон 1, которое отображается в строке заголовка. Пользователь в любой момент может изменить это имя, сохранив шаблон с помощью команды Сохранить как из меню Файл. После сохранения шаблон остается открытым, с ним можно продолжить работу.

Прежде всего, устанавливаются параметры страницы. Их размер определяется на вкладке Поля диалогового окна Параметры страницы. Стандартными являются такие размеры полей:

Левое — 3,5 см;

Правое — 1,5 см;

Нижнее — 2 см;

Верхнее — не менее 2 см.

Определение позиции табуляции.

Правила оформления документов предусматривают восемь стандартных позиций табуляции, которые отличаются от установленных в Word по умолчанию. Чтобы задать правильные позиции табуляции, необходимо выполнить такую последовательность действий:

Вызовите команду Табуляция из меню Формат и установите курсор ввода в поле Позиции табуляции.

Введите значение 1,25 см (первая позиция табуляции) и щелкните на кнопке Установить.

В результате введенное значение позиции табуляции появится в поле списка.

Аналогичным образом задайте все позиции табуляции (3, 75 см, 6 см, 8 см, 10 см, 12 см, 14см).

После закрытия диалогового окна для сохранения установленных позиций табуляции в документе следует вызвать команду Сохранить все из меню Файл. Эта команда появляется в меню Файл только в том случае, если при открытии меню держать нажатой клавишу [Shift].

Оформление заголовка бланка.

Заголовок бланка следует печатать от нулевой позиции табуляции через один межстрочный интервал, который установлен в Word по умолчанию.

Обязательные реквизиты заголовочной части документа – название организации, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа. Первый реквизит является постоянным и оформляется при создании бланка, остальные – при оформлении документа.

Сначала необходимо ввести название организации (автора документа), как показано на рис. 7.

После этой строки надлежит вставить 2-3 пустых абзаца. Свободная площадь предназначена для реквизита название документа, который печатается при оформлении документа на общем бланке.

На бланках документов реквизиты заголовка должны выравниваться относительно центра полосы набора (начало и конец каждой строки реквизита одинаково удалены от полей) или по левому краю. По умолчанию текст выравнивается по левому краю. Выравнивание можно не изменять, однако бланк выглядит лучше, если заголовок центрирован. Выравнивание удобнее выполнять, если поместить абзац в надпись (текстовое поле).

Вставка надписи.

Вставка текста в надпись осуществляется следующим образом:

Нужно полностью маркировать текст с помощью мыши или комбинации клавиш [Ctrl+A] и вызвать команду Надпись из меню Вставка.

В результате вокруг выделенного текста появится штриховая рамка, свидетельствующая о том, что текст помещен в надпись. Используя надписи, можно не только выровнять текст реквизита в пределах отведенной для него площади, но и задать его точную позицию на странице.

Размещение надписи на странице.

Заголовок документа должен выделяться среди остальных реквизитов. С этой целью заголовок смещается на левое поле документа и размещается на расстоянии не меньше 10 мм от края страницы. В Word это можно сделать, перемещая надпись с текстом.

Пользователь в любой момент может изменить размеры и позицию надписи в документе. Поле необходимо маркировать. Для этого нужно в режиме просмотра разметки страницы расположить указатель мыши на любой стороне надписи и выполнить щелчок. Маркированная надпись имеет штриховое обрамление с маркерами изменения размера. Перемещение надписи (вместе с содержимым) выполняется с помощью указателя позиционирования, а изменение размера – с помощью маркеров. Определять и контролировать изменение размера и позиции надписи на бланке позволяют координатные линейки. Ширина надписи устанавливается в соответствии с требованиями к размерам площади, отводимой для реквизитов бланка.

На вкладке Положение диалогового окна Формат надписи определяется способ разбиения текста документа надписями. Например, при установке опции за_текстом надпись располагается позади текста документа в отдельном слое. При активизации опции вокруг_рамки текст документа обтекает надпись. Чтобы при заполнении документа текст обтекал надпись, необходимо щелкнуть на пиктограмме вокруг_рамки в области Обтекание и закрыть диалоговое окно, нажав кнопку ОК.