Форматирование текста надписей.

Установка шрифта.

Текст внутри надписи форматируется точно так же, как и обычный текст. В бланках принято использовать шрифты размером 6-16 пунктов. При форматировании реквизита название организации допускается применение шрифтов размером 6-24 пункта.

Выравнивание.

Для выравнивания текста внутри надписи можно использовать команды меню Формат, кнопки панели инструментов форматирования и координатную линейку. Действие команд выравнивания распространяется только на содержимое надписи и не отражается на позиции самой надписи.

Заголовки документов центрируются. Чтобы центрировать заголовок относительно границ надписи, необходимо маркировать текст и щелкнуть на кнопке По центру панели инструментов форматирования.

Поля Word.

Реквизит дата – один из обязательных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Дату можно ввести и отформатировать, как и обычный текст. Однако Word предоставляет возможность автоматизировать вставку даты с помощью стандартных полей.

Поле подстановки – это специальный код, вставляемый в документ для вызова одной из сервисных функций. В момент актуализации документа вызывается указанная функция и на место поля подставляется реальное значение, возвращаемое этой функцией. Под актуализацией документа следует понимать получение печатной копии (или ее просмотр на экране). Например, если в документ вставлено поле PrintDate (Дата печати), на каждой распечатке документа вместо этого поля будет появляться текущая дата.

Вставка поля подстановки.

Чтобы вставить поле подстановки, необходимо установить курсор ввода в позиции вставки, а затем выполнить следующую последовательность действий:

Активизируйте команду Поле из меню Вставка, вследствие чего откроется диалоговое окно для вставки поля.

В списке Категории укажите тип вставляемого поля, а имя поля выберите в списке Поляили введите в поле Код поля.

При выборе некоторых полей подстановки требуются дополнительные указания. Например, при вставке поля даты необходимо указать способ подстановки даты. Дополнительные параметры выбранного поля устанавливаются в диалоговом окне Параметры поля, которое открывается в результате нажатия кнопки Параметры в окне Поле. Кнопка Параметрынедоступна, если для вставки выбранного поля не нужны дополнительные указания.

В завершение нажмите кнопку ОК.

Word помещает вставленное поле в специальные фигурные скобки, которые отделяют его от текста документа. Для вставки полей в документ предусмотрены команда Поле из меню Вставка и комбинация клавиш [Ctrl+F9]. В последнем случае в документе на месте курсора ввода появляются фигурные скобки, между которыми можно ввести с клавиатуры имя поля подстановки и его параметры, не используя меню Вставка. Этот способ, который позволяет быстрее достигать результата, применяют пользователи, имеющие опыт работы с предыдущими версиями программы. Однако ввод фигурных скобок с клавиатуры является ошибкой. Содержимое скобок не будет рассматриваться программой как поле подстановки.

Отображение полей на экране.

Word предоставляет в распоряжение пользователей около 60 типов стандартных полей. Каждое поле подстановки может отображаться на экране либо в виде кода поля, либо в виде результата подстановки, т.е. значения поля. Код поля заключается в фигурные скобки, а значение поля – нет.

Чтобы изменить способ представления поля подстановки, следует установить курсор ввода в этом поле и нажать комбинацию клавиш [Shift+F9]. Просмотреть коды полей позволяет команда Коды/значения полей контекстного меню, которое открывается вследствие щелчка правой кнопки мыши на поле или с помощью комбинации клавиш [Shift+F10].

Способ представления полей во всем документе изменяется при нажатии клавиш [Alt+F9] или вследствие включения/выключения опции коды полей на вкладке Вид диалогового окна Параметры. Если данная опция установлена, в документе отображаются коды полей, в противном случае – значения полей.

Обновление значения поля.

В процессе обработки документа значения некоторых полей изменяются, например значения полей Time и Date. Чтобы привести значение поля в соответствие с "текущим моментом", т.е. обновить, необходимо разместить в нем курсор ввода и нажать клавишу [F9]. Для обновления значения поля можно использовать также команду Обновить поле из контекстного меню.

Чтобы удалить поле, нужно полностью маркировать его, включая фигурные скобки, и нажать клавишу [Delete].

Вставка поля даты.

Для вставки даты в текст документа предназначены четыре различных поля подстановки: Date (Дата), CreateDate (Дата создания), PrintDate Дата печати) и SaveDate (Дата сохранения).

При вставке даты в шаблон можно использовать команды Date and Time (Дата и время) и Поле из меню Вставка. Рекомендуется выполнять вставку даты с помощью команды Поле, поскольку эта команда вставляет в шаблон поле даты (а не просто значение даты в текстовом формате), которое обновляется при печати документа. Вставка поля даты в документ выполняется следующим образом:

Установите курсор ввода в позиции вставки реквизита дата.

Вызовите команду Поле из меню Вставка и в поле списка Категории выберите значение Дата и время.

Поскольку на большинстве документов ставится дата их печати, при создании шаблонов следует вставлять поле PrintDate. Выберите в поле списка Полязначение PrintDate и нажмите кнопку Параметры.

Поля формы.

Наиболее часто используемые шаблоны можно сделать универсальными, включив в шаблон документа поля формы. Создание документа на базе такого шаблона сводится к заполнению полей формы нужным текстом.

Поля формы – это поля ввода для оперативного заполнения. Ввести информацию в форму можно с клавиатуры непосредственно в окне Word. Можно также распечатать шаблон, а затем заполнить поля формы вручную. В Word есть три типа полей формы: текстовые поля, независимые переключатели (флажки) и поля формы со списком.

С помощью полей формы в шаблоне документа обозначаются области для ввода данных определенного типа. Поля формы можно заранее сформатировать как обычный текст. При заполнении поля формы его форматирование автоматически назначается вводимому тексту.

Вставка полей формы.

Поле формы можно вставить в абзац, в ячейку таблицы или в текстовое поле. У пользователя есть возможность управлять данными, вводимыми в поля формы (определять список элементов, задавать элемент по умолчанию, форматировать), а также создавать макрокоманды, автоматически выполняемые при входе или выходе из поля, и информационные сообщения для каждого поля.

Как правило, поля формы вставляются и форматируются при создании шаблонов документов. В Word обработка полей форм выполняется посредством панели инструментов Формы.

Поля формы для текста – это области, в которые можно вводить обычный текст. Посредством полей формы для переключателей пользователь дает положительный или отрицательный ответ. Поля формы со списком содержат элементы для выбора.

Чтобы вставить поле формы, необходимо установить курсор ввода в том месте шаблона, где при заполнении формы пользователь будет вводить информацию, и выполнить щелчок на одной из первых трех кнопок панели Формы.

Кнопка Параметры поля формы предоставляет возможность доступа к окну для установки параметров выбранного поля. Вид окна зависит от типа выбранного поля. Доступные опции и опции, используемые по умолчанию, зависят от типа поля формы.

В списке Тип указывается тип текстового поля формы: Обычный текст, Число, Дата, Текущая дата, Текущее время или Вычисления. Список Максимальная длина предназначен для определения максимальной длины поля. По мере ввода текста длина поля формы изменяется до максимума, заданного в списке Максимальная длина. В Word максимальная длина текстового поля не может превышать 255 символов.

В поле Текст по умолчанию вводится текст, который будет отображаться в поле формы при открытии шаблона.

Формат текста устанавливается в поле Формат текста.

Любая макрокоманда, хранящаяся в шаблоне формы, может выполняться автоматически после установки курсора ввода в поле формы или извлечения оттуда. Макрокоманды назначаются в полях при входе и при выходе области Выполнить макрос. При установке опции разрешить изменения поле становится доступным для занесения информации.

Описанное диалоговое окно открывается и с помощью команды Параметры контекстного меню поля. С помощью кнопки Текстовое поле можно вставить поля формы для текста и оформить их надлежащим образом.

Удаление обрамления надписи.

После вставки вокруг надписи создается рамка, которая помогает определять позицию поля на странице. Штриховая рамка с маркерами для изменения размера появляется при выделении поля и исчезает после отмены выделения. Рамка, состоящая, из сплошных линий, не исчезает и после отмены маркировки. После подготовки шаблона бланка рамку из сплошных линий необходимо удалять.

Чтобы удалить сплошную рамку, следует маркировать надпись, открыть контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши, и активизировать команду Формат надписи. На вкладке Цвета и линии появившегося диалогового окна нужно открыть список цвет(область Линии) и щелкнуть на элементе Нет линий, а затем – на кнопке ОК.

В результате рамка вокруг надписи исчезнет. Шаблон общего, бланка готов. Можно немного улучшить его форматирование, изменив расположение строк, размер и гарнитуру шрифта, а также выделения в тексте. После изменения форматирования внутри надписи должна остаться свободная площадь для реквизита вид документа.