Понятие информационного обеспечения экономического анализа, принципы его организации

Информация является одновременно предметом и продуктом труда любой управленческой деятельности, включая экономический анализ.

Рис. 1. Информационная модель подготовки управленческого решения в ходе экономического анализа

Как видно из рисунка 1 менеджер-аналитик в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое.

Информационно-образующая (информационно-обеспечивающая) функция экономического анализа предполагает формирование необходимой для управления информации и ее смысловых блоков.

Для качественного управления необходимо оптимизировать количество информации, т.е. ее недостаток не позволяет получить полного представления об изучаемом предмете и принять правильное решение. В то же время избыточность информации может повлечь потерю оперативности в ходе анализа и обобщения, что может привести к необоснованным выводам.

Обобщая сказанное можно дать следующее определение информационного обеспечения экономического анализа: информационное обеспечение (информационная инфраструктура) экономического анализа представляет собой процесс формирования, обработки и представления потоков информации для подготовки и обоснования решений стратегического и тактического характера.

Поток информации - это система финансово-экономических показателей.

Исходя из определения ключевыми моментами информационного обеспечения являются:

- система показателей;

- методы обработки (анализа);

- процесс обработки (движения) информации.

При организации информационного обеспечения экономического анализа важно учитывать такие свойства информации, как:

1. Длительное, многократное использование.

2. Способность к саморазвитию.

Создание информационного обеспечения экономического анализа должно ориентировать на определенные принципы, а именно:

1. Объективность. Система экономической информации должна объективно отражать процесс производства, обращения, распределения и потребления, использования ресурсов.

2. Достоверность отражения хозяйственных операций в первичных документах, других носителях информации можно повысить через применение новых технических средств: телетайп, факс, модемная связь, др. виды электронной связи. Это не только повышает объективность экономической информации, но и снижает трудоемкость работ.

3. Единство информации, поступающей из различных источников (бухгалтерского, статистического, оперативного учета, плановой информации). Достигается за счет унификации первичного учета на предприятиях различных отраслей и различных форм собственности, за счет преодоления ведомственной ограниченности и обоснованности различных видов учета: бухгалтерского, статистического и оперативного.

4. Оперативность информации. Особенно важно для текущего учета, анализа и контроля с целью оперативного руководства. Можно обеспечить через применение новейших средств связи и электронных коммуникаций.

5. Контроль качества информации, исходной для проведения экономического анализа. Экономический анализ позволяет усилить контрольную функцию за содержательностью и достоверностью экономической информации. В качестве причин недостоверности могут быть: незнание специалистом нормативных актов, содержания и порядка подготовки отчетности; невыполнение квалификационных требований, прямая фальсификация, вуалирование сведений.

6. Рациональность системы информации. Предполагает возможное сокращение объема первичной информации и объема предварительных данных за счет повышения коэффициента использования; копирование первичных данных с целью эффективного использования каналов связи и преобразующих устройств. Это принцип так называемой однократности ввода и многократности использования информации. Принцип рациональности системы информации предполагает также разработку оптимальных сроков хранения аналитической информации. С целью обеспечения данного принципа важно рассматривать информационную инфраструктуру экономического анализа как неотъемлемую часть информационной системы управления предприятием и придерживаться единых требований к созданию и функционированию подобных систем. Это требования:

1. Типизация процессов, происходящих на предприятии; целей и задач управления ими; алгоритмов реализации поставленных целей и задач.

2. Однократность ввода и многократность использования информации.

3. Рационализация документооборота и каналов обмена информацией.

4. Организация единой системы хранения и поиска информации.

5. Стандартизированный формат представления данных (удобный пользовательский интерфейс).

6. Стандартизация процедур ввода, корректировки, получения информации.