Написания регламента

После того как схема бизнес-процесса сформирована, можно приступать к ее описанию, т. е. созданию собственно регламента. Его целесообразно разделить на три большие части:

q общее положение

q описание процедуры

q дополнительные действия.

В общих положениях указывается область действия регламента компании, сроки его вступления в силу и сроки действия, приводятся принятые условные обозначения, указываются участники бизнес-процесса.

В описании процедуры последовательно рассматриваются все шаги бизнес-процесса. При описании используется единый для всех процедур шаблон. Как показала практика, наиболее полным является следующий список параметров:

1. Название процедуры должно быть кратким, однозначно понимаемым и совпадать с названием процедуры в схеме процесса. Процедуры удобно нумеровать в соответствии со схемой бизнес-процесса.

2. Ответственный (указывать должность лица, ответственного за выполнение процедуры, фамилию и инициалы).

3. Поля «Участники», «Утверждает» — этоn параметр необязателен, но может использоваться для описания некоторых процедур (собрания, совещания и т. д.), в которых особенно важен состав участников. Если утверждение документа не выделено в отдельную процедуру, целесообразно указать не только ответственного за подготовку документа, но и утверждающего, вводящего в действие.

4. Сроки исполнения процедуры могут быть указаны как в виде календарной даты, так и в виде срока от начала или до окончания процесса в целом.

5. Входы процедуры – перечисление входящих документов и потоков (информации, материалов).

6. Результаты выполнения процедуры – список исходящих после выполнения процедуры документов и потоков (информации, материалов).

7. Порядок исполнения процедуры и требования к ней — подробное описание конкретных шагов по выполнению процедуры. По каждому шагу процедуры должны быть указаны исполнители, используемые формы документов, определены сроки выполнения шага. Если документ проходит несколько инстанций, необходимо указать порядок передачи документа с указанием лиц, которые эту процедуры непосредственно осуществляют, и сроков. Также актуальны сроки при провидении согласований и утверждений.

Формы документов

Очень важным элементом написания бизнес-процессов являются формы документов. Некоторые документы (например, аналитические отчеты) могут быть написаны в свободной форме, но для большинства документов форму необходимо стандартизировать. Форма документов помимо информационных полей, должна содержать также все грифы (утверждение, согласование), подпись исполнителя, дату составления и т. д.

Основные требования к формам документов должны быть следующие:

1. Оптимальное количество форм (в погоне за максимальной информативностью можно увлечься настолько, что исполнители не в состоянии будут заниматься своей текущей работой).

2. Максимальное удобство для пользователей (форма должна быть понятной на интуитивном уровне).

3. Оптимальная информативность (формы должны содержать только ту информацию, которая необходима получателю в его деятельности).

Перед тем как приступить к разработке новых форм документов, рекомендуется проанализировать те, которые используются в организации в настоящее время. В этом случае не придется «изобретать велосипед» и это позволит откорректировать потоки информации.

К разработке форм необходимо привлекать как будущих исполнителей процедур, так и получателей информации. Разработанные формы должны быть удобны как для одних, так и для других.

После того как регламент написан, согласован и утвержден, нужно приступить к его внедрению. С точки зрения мотивации персонала, лучше не разводить сильно по времени согласование регламента и начало работы по нему.

Некоторые сложные процессы следует внедрять постепенно.