Создание схемы бизнес-процесса

Схемы бизнес-процессов можно создавать в любом графическом редакторе, нолучше всего в MS Visio.

В схеме должна содержаться следующая информация:

q название процедуры;

q входящие документы;

q исходящие документы;

q управляющие воздействия;

q ответственный исполнитель.

Для большей наглядности можно также указать сроки выполнения процедур. При выборе формата представления данных важно, с одной стороны, отобразить достаточное для понимания процесса количество информации, а с другой — не «перегрузить» схему лишними деталями.

Каждая процедура бизнес-процесса изображается отдельным элементом или группой элементов.

Название процедуры — короткая и отражающая ее сущность фраза, например: «Утверждение прайс-листа», «Формирование отчета о деятельности конкурентов», «Расчет себестоимости по номенклатуре» и т. д.

Входящая информация — любая внешняя или внутренняя информация, на основании которой строится работа в ходе процедуры. Например, это может быть заказ о клиента, документ из другого департамента компании, финансовая информация от подразделений и т. д.

Исходящая информация — результат исполнения процедуры.

Входами и выходами процедур могут быть как документы, так и материальные потоки (денежные, сырьевые, готовой продукции и т. д.).

Управляющие воздействия —это нормативные акты, целевые установки и прочие внешние факторы, которые являются «законодательными» в процессе исполнения процедуры.

Ответственный — это лицо или структурное подразделение компании, которое отвечает за выполнение процедуры и ее сроки. Строгое правило: ответственный должен быть у каждой процедуры, и только один.

Иногда в процедуре принимают участие несколько персон. В этом случае их участие также целесообразно отмечать на схеме, а ответственного указывать непосредственно в регламенте бизнес-процесса.

Особое внимание необходимо уделять местам стыковки бизнес-процессов. Это касается в первую очередь оформления финансовых документов (стыковки основных и вспомогательных бизнес-процессов) и разработки последовательных бизнес-процессов, когда выходы одного бизнес-процесса являются входами для другого.

Элементы схемы могут соединяться друг с другом, образуя как последовательные, так и параллельные цепочки. В популярном сегодня стандарте IDEF0 принято располагать процедуры последовательно, по диагонали (из верхнего левого края листа в нижний правый), задавая очередность и выполнение соединительными стрелками.

Пример схемы бизнес-процесса в стандарте IDEF0 приведен на рис. 5.7.

Рис. 5.7. Пример схемы бизнес-процесса

Бумажный экземпляр схемы бизнес-процесса рекомендуется передать на подпись руководителю компании, предварительно собрав подписи согласования с участников рабочей группы.