Автоматическое создание отчета на основе таблицы или запроса

Access позволяет создавать отчеты различными способами. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется Автоотчетом. Access позволяет создавать такие отчеты двух форматов: в столбец и ленточный.

Для создания Автоотчета на панели объектов окна База данных требуется выбрать ярлык Отчетыи нажать кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет, показанное на рис. 2.

Рис.2. Создание нового отчета

В списке диалогового окна Новый отчет требуется выбрать один из элементов: Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета.

В результате Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных (рис. 3).

Рис. 3. Автоотчет ленточного формата

Чтобы созданный отчет можно было использовать в дальнейшем, его необходимо сохранить (рис.4).

Рис. 4.Диалоговое окно Сохранение