Документационное обеспечение

Документационное обеспечение-организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство- полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными функциями по док. обеспечению системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение её до соответствующих работников для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

Требования к оформлению документов базируются на гос. Стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими гос. стандартами являются:

-ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

-ГОСТ Р 6.30-97 (2000) «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» и др.

В настоящее время документы составляются как в традиционном исполнении, так и в виде машинно-ориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформлены по соответствующему ГОСТу, также имеют юр.силу.

В подсистеме управления персонала, как и в системе управления, всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

-плановой(плановые задания по кадровым вопросам, наряды, плановые расчеты и т.п.)

-первичной учетности (по учету труда и заработной платы и т.п.)

-отчетно-статистической (по численности, з/пл и т.п.)

-по соц.обеспечению(по пенсиям, пособиям, льготам, соц.страхованию и т.п.)

-организационно-распорядительной(акты, письма, докладные записки, заявления, акты и т.п.)

Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируются внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осущ. Либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

Особенностью нынешнего этапа является то, что если в кадровых службах госучреждений и предприятий сохраняются традиции обязательного строгого и четкого ведения кадровой документации, то в коммерческих организациях часто недооценивается роль документации по личному составу, игнорируется необходимость создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения.

Существует следующая законодательная база по архивной деятельности: Федеральный закон «Об архивном деле РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. От 13.05.2008 г.), и Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552 в составе Архивного фонда РФ выделяются две части :государственная и негосуд. Последнюю составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций), общественных организаций и объединений и т.п. собственники документов этих организаций должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью гос.учёта этих документов.

Следует учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их з/пл, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами организации(годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности и др.) документация по личному составу подлежит передаче для длительного хранения в гос. архивы.

Формирование оргструктуры системы управления персоналом включает следующие этапы:

· структуризация целей системы управления персоналом;

· определение состава функций управления, позволяющих реализовать цели системы;

· формирование состава подсистем оргструктуры;

· установление связей между подсистемами оргструктуры;

· определение прав и ответственности подсистем;

· расчет трудоемкости функций и численности подсистем;

· построение конфигурации оргструктуры.

В крупных организациях может наблюдаться дальнейшее структурирование внутренних подразделений системы управления персоналом. Наиболее характерным примером является вьщеление промежуточных подразделений в отделах, например в отделе обучения могут быть выделены группы или бюро по обучению учеников, дополнительному обучению специалистов, подготовке и переподготовке руководителей (рис. 2.17).

Рисунок 2.17 – Организационная структура отдела обучения персонала

В табл. 2.6 отражены некоторые особенности построения системы управления персоналом в зависимости от организационной формы системы управления организацией.

Таблица 2.6 – Особенности построения системы управления персоналом в организациях различных организационных форм

окончание табл.