Основные методы закупок

Закупки можно осуществлять несколькими методами, выбор которого зависит от ряда ха­рактеристик:

– сложности конечного производимого продукта;

– состава комплектующих изделий и используемых материалов;

– особенностей производимого продукта и исполь­зуемого материала;

– периодичности заказа;

– величины партии единовременного заказа;

– объема закупки;

– уровня постоянных затрат;

– службы снабжения и ее организации;

– от уровня затрат на формирование и содержание запасов.

Выделяют несколько методов закупок. Перечислим их.

Закупка товара одной партией(оптовые закупки). Предполагается, что такой метод осуществляется поставкой товаров одной большой партией. Преимущества: простота оформления документов, гарантии поставки всей партии, повышенные торго­вые скидки, небольшой документооборот, связанный с заказом. Недостатки: большая потребность в запасах и складских помещениях, медленная оборачиваемость капитала – эффект замораживания финан­совых средств, негибкость ценового фактора, большие потери от порчи материала при хранении.

Регулярная закупка мелкими партиями(в этом случае заказ поставляется несколькими размельченными партиями). Преимущества: ускоряется оборачиваемость капитала (по сравнению с предыдущим методом), товары оплачиваются по мере поступления на склад, производится сокращение необходимых складских помещений, уменьшение арендной платы, расходов на содержание помещений и дополнительного складского персонала, небольшой документооборот, связанный с заказом товара, т.к. за­каз оформляется только один раз. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества, необходимость оплаты всего оформленного заказа (по частям).

Регулярные закупки(ежедневные, ежемесячные) по котировочным ведомостям. Такой метод закупок используется при закупке недорогого быстро используемого товара. Чтобы проследить потреб­ность, регулярно составляются котировочные ведомости, в которых указываются полный перечень товаров, количество товара на складе, требуемое количество товаров. Преимущества: ускоренная оборачиваемость капитала, низкие затраты на хранение и складирование, низкие издержки от порчи товаров при хранении, отсутствие дополнительного обслуживающего персонала, своевременность поставок. Недостатки: зависимость от поставщика, постоянный учет товаров – большие трудозатраты, большой документооборот на заказы.

Получение товаров по мере необходимости.При этом методе поставщик поставляет заказ мелкими партиями, при этом в заказе количество товара определяется не точно, а приблизительно, по­ставка каждой мелкой партии осуществляется при согласовании с заказчиком, оплачивается не то количество, которое было оговорено в договоре о поставке, а то, которое было действительно полу­чено при согласовании, по истечении срока договора заказчик не должен принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть доставлены. Преимущества: отсутствие жестких обязательств по покупке определенного количества товаров, возмож­ность корректировки договора о заказе; ускоренный оборот капитала; минимальный документооборот, связанный с осуществлением связи с поставщиком необходимость минимального количества складских помещений.

Закупка товара с немедленной сдачей.Этот метод применяется только для тех товаров, которые редко используются и требуются в производстве. В этом случае заказ получается сразу и вывозится ее складов поставщиков на склады заказчика. Недостаток: увеличение издержек, связанных с оформлением необходимой документации для заказа, измельчение заказа, необходимость налаживания связей со многи­ми поставщиками.

Выбор поставщиков

Считается, что наиболее важная часть снабжения – поиск квалифицированных поставщиков, которые:

– финансово стабильны и деятельность которых имеет долгосрочные перспективы;

– имеют мощности для поставки необходимых материалов;

– доставляют в точности требуемые материалы;

– отправляют материалы гарантированно высокого качества;

– обеспечивают надежную и своевременную поставку, выполняя заказы за короткое время;

– предлагают приемлемые цены и условия финансирования;

– гибко реагируют на запросы потребителей и возникающие изменения;

– имеют достаточный опыт работы с необходимым видом продукции;

– имеют хорошую репутацию;

– имеют удобную и легкую систему закупок;

– ранее добивались успеха и могут формировать долгосрочные отношения.

Выбор лучшего поставщика продукта осуществляется на основании трех основных критериев: стоимости приобретаемой продукции или ус­луг, качества обслуживания, надежности обслуживания – по следующим шагам:

– используя различные источники информации, составляют общий список квалифицированных поставщиков, способных поставлять необхо­димую продукцию;

– сравнивают организации, вошедшие в этот список, и удаляют из него те, которые по каким-то причинам не устраивают, пока не получится так называемый короткий список (обычно четыре-пять) наиболее перспек­тивных поставщиков;

– готовят запрос по расценкам и отправляют по короткому списку;

– получают предложения с расценками;

– проводят предварительную оценку, чтобы определить, все ли предлагаемые продукты удовлетворяют спецификациям;

– проводят коммерческую оценку, сравнение расходов и других условий;

– готовят предварительные встречи с оставшимися поставщиками для обсуждения возможной сделки;

– обсуждают условия, согласовывают отдельные конкретные характеристики;

– выбирают поставщика, который в наибольшей степени соответствует предполагаемому заказу;

– договариваются о встрече с этим поставщиком для уточнения деталей, возникших в последний момент;

– размещают заказ у выбранного поставщика.