Механизм функционирования логистики снабжения

Регулярное поступление потока материалов, комплектующих или готовой продукции на производственные предприятия и объекты сферы рас­пределения требует выполнения определенных операций (рисунок 2.2): определения потребности в материальных ресурсах; выбора источника ресур­сов; размещения и отсылки заказа; транспортировки (экспедирования); получения и проверки поставки. Все эти действия необходимы для полно­го завершения процесса снабжения.

Рисунок 2.2 – Функциональный цикл снабжения

Рассмотрим подробнее основные логистические операции снабжения.

Определение потребности

Любая закупка начинается с определения потребности в материальных ресурсах организации. На данном этапе решаются вопросы: что, сколько и когда необходимо закупить.

Виды потребностей

Под потребностью в материальных ресурсах понимается их количест­во, необходимое к определенному сроку на установленный период для обеспечения выполнения заданной программы производства или имею­щихся заказов.

Потребности каждого предприятия можно разделить на две большие группы (рисунок 2.3). Различают общую, валовую или брутто-потребность, чистую или нетто-потребностъ, а также первичную, вторичную и третич­ную потребности. Такую классификацию используют при определении объемов закупок и установлении их очередности.

Общая потребность включает валовую потребность на производствен­ную программу и зарезервированный объем сырья, материалов и комплек­тующих для специального использования. Валовая, или брутто-потребность, – это потребность на производственную программу без учета имеющихся производственных запасов и готовой продукции. Чистая, или нетто-потребность, – это потребность в сырье, материалах, комплектую­щих на производственную программу с учетом имеющихся заделов на ра­бочих местах и запасов готовой продукции.

Первичная потребность определяется как потребность в изделиях, до­говоры на производство и поставку которых уже заключены, т. е. в издели­ях, выпуск которых имеет приоритет. Вторичная потребность – потреб­ность в изделиях, подлежащих изготовлению в рамках производственной программы, но договоры на поставку которых еще не заключены. Третич­ная потребность – потребность на производственную программу во вспо­могательных материалах производственного назначения.

Рисунок 2.3 – Виды потребностей в материальных ресурсах

Методы и методика определения потребности в ресурсах

Определение потребности в материальных ресурсах можно осуществ­лять тремя методами (рисунок 2.4):

• детерминированным – для расчета вторичной потребности в мате­риальных ресурсах при известной первичной на основе планов производ­ства и нормативов расхода;

• стохастическим – для расчета потребности на основе вероятност­ного прогноза с учетом тенденции изменения потребностей за прошлые периоды;

• экспертным – для расчета потребности на основе опытно-статисти­ческой оценки экспертов.

Рисунок 2.4 – Методы и методики определения потребности в ресурсах

Выбор метода зависит от особенностей материальных ресурсов, усло­вий их потребления и наличия соответствующих данных для проведения необходимых расчетов.

Мониторинг показателей работы поставщиков

Большинство организаций проводят мониторинг деятельности своих поставщиков, так называемый рейтинг поставщиков или рейтинг про­давцов. Часто это выполняется неформально, как субъективный анализ, но иногда компания прибегает к более сложным показателям, количест­венно измеряя каждый аспект деятельности поставщиков. Большинство организаций останавливаются на компромиссном варианте, позволяю­щем иметь достаточно полную картину деятельности другой стороны и при этом затрачивать разумные усилия. Одни из наиболее общих подхо­дов – составление списка важных факторов и проверка того, насколько поставщик удовлетворяет установленным стандартам по всем позициям этого списка. Например, в списке могут задаваться вопросы, насколько прочно финансовое положение поставщика; обеспечивает ли он достав­ку заказов своевременно: достаточно ли высоко качество материалов; оказывает ли поставщик техническую поддержку заказчику; конкурент­ны ли цены; каковы наблюдаемые тенденции и т. д. Если поставщик не удовлетворяет хотя бы одному критерию, заказчик либо обсуждает с ним способы устранения выявленного недостатка, либо ищет другие источ­ники поставок. Здесь ставится цель не заменить существующих постав­щиков, а контролировать их деятельность, выявить области, требующие совершенствования, и договориться о проведении предложенных меро­приятий по совершенствованию. И только в крайнем случае организация начинает искать новых поставщиков.

Более полезный подход к рейтингу – начисление поставщику баллов за различные аспекты его деятельности. Например, каждый поставщик по­лучает оценку по 10-балльной системе за своевременность доставки зака­зов. Если оценка поставщика постоянно ниже восьми, заказчик может об­судить с ним возможности ее увеличения. Хотя такой подход убедителен, но при его практическом применении возникают большие трудности. Ре­зультат данного анализа – это субъективная точка зрения, которая может быть полезна, но не объективна.

Размещение и отсылка заказа

Подготовка заказа на закупку

Анализ и выбор поставщика ведут к размещению заказа. Размещение заказа на закупку предусматривает заполнение формы заказа. Условия, включаемые в заказ на закупку, регулируют отношения между покупате­лем и продавцом.

Все организации имеют свои формы заказа на закупку. Важ­ными требованиями к любой из нихдолжны быть наличие серийного но­мера, даты заполнения, названия и адреса поставщика, описание заказан­ных товаров, указание количества, требуемой даты доставки, условий от­грузки, оплаты и заказа.

Однако на практике не все закупки подчиняются условиям, предписан­ным в заказе. Многие осуществляются в соответствии с соглашением о продаже, предоставленным продавцом. Обычно выбор того, чей доку­мент будет использован, покупателя или продавца, зависит от статуса обе­их сторон, характера закупаемого товара, сложности сделки и стратегии, используемой при обеспечении или размещении заказа.

Заказ на закупку – это часть юридического контракта между потребите­лем и поставщиком. Но пока он не принят к исполнению поставщиком (т.е. не получена форма «подтверждение», посланная поставщиком в отдел заку­пок предприятия-заказчика), заказ на закупку не является контрактом.

Типы заказов на закупку

Наиболее общими типами заказов являются следующие.

1. Заказ на закупку используется в стандартном подходе к снабжению. Он выполняется в форме письма от одной организации другой, где в дета­лях указываются характеристики материалов, которые организация хочет закупить, и условия закупки.

2. Общие заказы дают простую систему для закупки дешевых и стан­дартных товаров, например, канцелярских. Организация размещает еди­ный заказ на все материалы, которые ей потребуются в течение какого-то времени, скажем, года. После этого поставщик в течение всего уста­новленного в заказе времени отправляет партии этих материалов по тре­бованию.

3. Электронное снабжение использует электронный обмен данными или Интернет для упрощения закупок и замены бумажных процедур элект­ронными. Это быстрый и эффективный метод выполнения повторных и простых заказов.

4. Контракт подробно описывает соглашение между организацией и поставщиком; здесь точно указываются сферы ответственности, работы и услуги каждой из сторон, а также связанные с этим условия его выполне­ния. Контракт, как правило, заключается вместо заказов на закупки, если речь идет о долгосрочных услугах.

5. Субконтракт заключается, когда, подписав контракт с организаци­ей, поставщик может не выполнять все работы самостоятельно, а передать часть из них субподрядчику. При этом заключаются два соглашения: конт­ракт между организацией и поставщиком и субконтракт между поставщи­ком и субподрядчиком.

6. Соглашения о лизинге и аренде, в которых указываются условия получения материалов. Как правило, они касаются зданий и оборудования.

Отсылка заказа на закупку

Традиционно заказы на закупку отправляются поставщику по почте, телефону, факсимильной или курьерской связью.

Типичный пример рассылки копий заказа может выглядеть следую­щим образом: оригинал заказа высылается поставщику, иногда сопровож­даемый вторым экземпляром, который подлежит возврату как подтверж­дение того, что поставщик принял заказ к исполнению.

Заказы, поступающие поставщику с использованием сетей электронно­го обмена данными по стандартам или EDIFACT, являются более предпоч­тительными с точки зрения времени отсылки, обработки и достоверности информации. Все большее распространение для передачи заказов получают системы, основанные на современных информационных технологиях с ис­пользованием оптического сканирования и последующей компьютерной обработки штрих-кодов.

Контроль выполнения и экспедирование заказа

После того как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и (или) ускорять выполнение заказа. Отдел контроля и экспедирования отмечает дату отправления за­явки.

Функция контроля выполнения заказа – стандартная функция, конт­ролирующая способность поставщика выполнять свои обязательства по срокам доставки. Контроль выполнения заказа часто осуществляется по телефону для получения немедленной информации, но ряд организаций используют простую форму, часто составленную на компьютере, для запроса информации по срокам отгрузки товаров или проценту выполнения заказа по состоянию на конкретную дату. На рисунке 2.5 показана форма конт­роля выполнения заказа.

Экспедирование заказа – это своего рода давление на поставщика, с тем чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял товар с опережением графика или ускорил его доставку в случае отстава­ния графика. Если поставщик не способен выполнить условий соглаше­ния, в качестве рычага давления может применяться угроза аннулирова­ния заказа или прекращения деловых отношений в будущем.

Получение и проверка товаров

Важное значение имеют приемка продукции, документальное оформ­ление поставки, проверка качества и количества товара.

Основными целями функции получения и контроля сырья являются:

• гарантия получения заказа;

• проверка качества;

• подтверждение получения заказанного количества сырья;

• отправка товара в его следующее место назначения – на склад, в отдел контроля или отдел использования;

• оформление документации на получение и регистрацию сырья.

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляе­мым требованиям. Отсутствие необходимого контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:

• дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и не­доброкачественных товаров;

• остановка производства в случае, например, когда вся партия про­дукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;

• судебные иски и т. п.