Журнальная форма бухгалтерского учёта

При использовании журнальной формы учета информация из первичных и сводных документов переносится в журналы и ведомости.

Учётные регистры (книги, ведомости, журналы) предназначены для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группировки и обобщения информации о хозяйственных операциях, которые содержатся в принятых к учёту первичных документах.

Учётные регистры составляются ежемесячно, подписываются исполнителями и главным бухгалтером или лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта предприятия.

Ведение учётных регистров и котировка документов первичного учёта осуществляется с применением, как минимум, кода класса счетов и кода синтетического счёта.

Регистры бухгалтерского учёта по всем хозяйственным операциям заполняются в гривнах и копейках, а регистры, что, кроме того, ведутся отдельно по операциям в иностранных валютах, - в соответствующих измерителях иностранной валюты.

Формирование аналитических данных осуществляется группировкой одинаковых по экономическому содержанию данных первичных документов в ведомостях, из которых итоги переносятся в соответствующие журналы. Разрез (детализация) аналитической информации в регистрах бухгалтерского учёта предприятием может расширяться, изменяться.

В случаях, когда необходимую аналитическую детализацию показателей по объектам на отдельных сетах (запасов, расходов, доходов) непосредственно в журналах обеспечить невозможно, то предварительно данные первичных документов в необходимом аналитическом разрезе группируются (накапливаются) во вспомогательных ведомостях (листах-расшифровках), из которых итоги записываются в журналы.

Аналитические данные в учётных регистрах должны согласовываться с данными синтетического учёта на последнее число месяца.

Хозяйственные операции отражаются в учётных регистрах во время поступления первичных документов или итогами за месяц, в зависимости от характера и содержания операций. Информация в учётные регистры переносится после проверки первичных документов по форме и содержанию.

Итоговые записи в журналах сверяются с данными первичных документов, которые были основанием для записей, и с ведомостями.

На документах, данные которых включены в учётные регистры, указывают номера соответствующих учётных регистров и порядковые номера записей в них (номер строки). По документам, данные которых отражены в учётных регистрах общим итогом, номер регистра и номер записи указывают на отдельном листе, который прилагается к сброшюрованным документам.

Сумма итогов Журнала по горизонтальному подсчёту (сумма строк) равна сумме итогов этого самого Журнала по вертикальному подсчёту (сумма граф).

В учётных регистрах, показатели которых переносят в Главную книгу или в другие учётные регистры, делают соответствующую отметку об этом в соответствующей строке регистра.

Главная книга используется для обобщения данных журналов, взаимной проверки правильности записей по отдельным счетам и составления финансовой отчётности. В Главную книгу заносятся из журналов итоги оборотов по кредиту счетов.

В Главной книге отражаются: сальдо на начало и конец текущего месяца; обороты за текущий месяц по кредиту этого счета, которые указываются одной суммой; обороты за текущий месяц по дебету этого счета, которые приводятся суммой по корреспондирующим счетам из журналов.

Главная книга ведется в течение календарного года. На каждый синтетический счет в Главной книге отводят отдельную страницу. Проверку правильности записей в Главной книге осуществляют подсчетом суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также сальдо по дебету и кредиту должны быть соответственно равны.

Предприятия для проверки правильности составления учетных регистров могут применять оборотную ведомость по счетам бухгалтерского учета, которая состоит из данных оборотов по счетам бухгалтерского учета Главной книги после занесения в нее оборотов из всех журналов. Обороты по дебету счетов и кредиту счетов также должны быть равны.

Информация о хозяйственных операциях предприятия за отчётный период (месяц, квартал, год) с учётных регистров используется для составления финансовой отчётности.

Регистры бухгалтерского учёта регламентированы Методическими рекомендациями по применению регистров бухгалтерского учёта, утверждёнными приказом Министерства финансов Украины то 29.12.2000 № 356, которые предусматривают применение 7 Журналов и ведомостей аналитического учёта к ним, ведомости 8 забалансового учета, Главной книги, реестра депонированной заработной платы, бухгалтерской справки и листа-расшифровки.

Ведение журнала 1 "Учёт денежных средств и денежных документов"

Обобщение информации о наличии и движении денежных средств (в национальной и иностранной валюте в кассах, на текущих, валютных и других счетах в банках), денежных документов (в национальной и иностранной валюте), которые находятся в кассе предприятия (почтовых марок, оплаченных проездных документов) и средств в пути осуществляется в Журнале 1 и ведомостях к этому Журналу 1.1, 1.2, 1.3.

Журнал 1 используется для отражения оборотов по кредиту счетов 30 "Наличность", 31 "Счета в банках", 33 "Другие средства". В ведомостях к Журналу 1 отражаются обороты по дебету счетов 30, 31, 33.

Записи в Журнале 1 и ведомостях осуществляются на основании первичных и сводных учётных документов (отчётов кассира и приложенных к ним приходных и расходных кассовых ордерах, выписок банка и приложенных к ним документов) в разрезе корреспондирующих счетов в хронологическом порядке итогами за 2-3 дня. Возможно накопление данных об операциях с денежными средствами за каждый день предварительно во вспомогательной ведомости в необходимом аналитическом разрезе со следующим переносом итоговых оборотов за месяц в Журнал 1 и ведомости к нему.

Для отражения операций, осуществлённых в иностранной валюте, используется Журнал 1 и ведомости к нему, которые заполняются в валюте осуществления операций. Для каждой иностранной валюты, в которой осуществлялись операции, ведётся Журнал 1 и ведомости к нему, которые обозначаются названием валюты, в которой они заполняются.

Аналитические данные о денежных средствах в иностранной валюте приводятся в гривнах и одновременно в той валюте, в которой осуществлялась операция в иностранной валюте.

Остатки на соответствующих счетах в ведомостях на конец месяца устанавливаются как разница между суммой сальдо на начало месяца и дебетовых оборотах по счёту за текущий месяц и суммой кредитовых оборотов за месяц.

Сальдо счетов проверяется с соответствующими документами (отчётами кассира, выписками банка).

Ведение журнала 2 "Учёт долгосрочных и краткосрочных ссуд"

В Журнале 2 отражаются операции по получению долгосрочных и краткосрочных ссуд и другие операции, учёт которых ведётся на счетах 50 "Долгосрочные ссуды" и 60 "Краткосрочные ссуды".

В этом Журнале отражаются обороты по кредиту счетов 50 и 60 в разрезе корреспондирующих счетов. Записи осуществляются на основе выписок банка и приложенных к ним документов и других документов, которые свидетельствуют о движении привлечённых заёмных средств.

В разделе III этого Журнала отражаются аналитические данные с счетам 50, 60. В графе 3 отражаются заимодавцы (банки) кредитов (ссуд) и сроки их погашения.

В графе 7 таблицы аналитических данных к счёту 50 отражаются суммы полученных долгосрочных ссуд, а также перевод краткосрочных (отсроченных) в долгосрочные ссуды, в графе 6 – погашение задолженности по ним и перевод в текущую задолженность по долгосрочным обязательствам. В графе 7 таблицы аналитических данных к счёту 60 отражаются суммы полученных краткосрочных кредитов (ссуд), в графе 6 – сумма их погашения и перевод в долгосрочные обязательства в случае отсрочки кредитов (ссуд). В графах 9 и 10 указываются данные о начисленных процентах за пользование долгосрочными ссудами и отдельно по краткосрочным ссудам за текущий месяц и за период с начала года до конца месяца, за который составляется Журнал 2.