Комплекс автоматизации гостиничного хозяйства KEI-Hotel

Система KEI-Hotel представляет собой информационную систему управления гостиницей, построенную на базе современных Интернет-технологий ASP (Active Server Pages). Использование Интернет-технологий для создания клиентского программного обеспечения позволяет унифицировать интерфейс пользователя на рабочем месте и значительно снизить стоимость эксплуатации системы в целом. Для этого в локальной сети гостиницы на одном из компьютеров устанавливается программное обеспечение WWW-сервера, которое обрабатывает запросы с рабочих станций и возвращает информацию в виде HTML-страниц. Эта информация может быть просмотрена с помощью браузера. Комплекс предназначен для эксплуатации под управлением MS Интернет Information Server 4 и выше.

Система автоматизации гостиничного хозяйства KEI-Hotel обладает стабильными эксплуатационными характеристиками, а многие рутинные операции, например создание резервных копий базы данных, печать ежедневных отчетов, выполняются в автоматическом режиме.

Интернет-технология имеет ряд существенных преимуществ, в частности:

· ее использование не требует установки на рабочие станции дополнительного программного обеспечения, так как практически все современные операционные системы уже содержат браузер и WWW-сервер в комплекте поставки;

· предъявляет невысокие аппаратные требования к рабочим местам;

· значительно снижает требования к подготовке обслуживающего персонала и стоимость обслуживания каждого отдельного рабочего места;

· обеспечивает легкую модификацию и настройку интерфейса приложения для каждой гостиницы.

В качестве сервера информационной системы используется Sybase SQL Anywhere, что позволяет обеспечить:

· разграничение доступа к информации на уровне базы данных;

· использование транзакций для сохранения целостности данных;

· возможность автоматического создания зеркальной копии данных.

Архитектура клиент-сервер позволяет легко наращивать вычислительную мощность только за счет увеличения производительности сервера. Функционально комплекс состоит из двух частей – серверной и клиентской. В качестве сервера используется MS Windows NT Server 4 с установленным SP не ниже 3. На рабочих местах пользователей системы возможна установка как Windows 9х, так и Windows NT Workstation 4 и MS Internet Explorer (MSIE) версии не ниже 4.

Система KEI-Hotel представляет совокупность отдельных АРМ, которые автоматизируют бизнес-процессы основных гостиничных служб. Функциональные возможности соответствующих рабочих мест следующие.

АРМ службы бронирования позволяет:

· получать информацию о состоянии номерного фонда (заезд, выезд и т.д.) на любой произвольный период в графической форме;

· оформлять заявки на бронирование частных лиц, групп, организаций и туроператоров;

· подтверждать бронирование письмом или по электронной почте;

· осуществлять поселение групп;

· проводить поселение по брони;

· осуществлять быстрый поиск гостей по фамилии или номеру;

· получать анализ истории гостя и истории брони;

· организовывать бронирование номеров в режиме on-line через Интернет;

· производить дистанционное автоматическое и ручное блокирование просроченных ключей.

АРМ работы с номерным фондом состоит из трех основных форм:

1. «Номерной фонд – Мозаика» – это главное окно подсистемы, предназначенное для графического отображения состояния номерного фонда гостиницы;

2. «Проживание по номеру» предназначено для отображения списка гостей, проживающих в комнате;

3. «Карточка гостя» предназначена для хранения информации о госте и выполнении основных операций (размещение, выезд, задание электронного ключа и т.п.).

Информационные связи блока номерного фонда

АРМ работника расчетного центра позволяет:

· вести лицевые счета как для каждого гостя, так и для групп;

· рассчитывать услуги по проживанию гостя, включая заселение, переезд в номер другого класса, смену тарифа проживания, изменение сроков проживания и т.д.;

· включать в лицевой счет дополнительные услуги, оказанные гостю (пользование телефоном, мини-баром и т.д.).

Все расчеты осуществляются как через контрольно-кассовую машину, так и с использованием стандартных бланков документов, в любой валюте и с любой формой оплаты.

Для обеспечения удобства расчетов лицевой счет гостя может быть разбит на несколько счетов, возможно выделение в отдельный счет услуг, оказанных гостю из группового лицевого счета.

Система KEI-Hotel позволяет:

· проводить полный автоматизированный учет действий персонала по бронированию и использованию номерного фонда;

· оперативно получать аналитические данные о состоянии номерного фонда, в том числе и через Интернет;

· быстро получать новые отчеты, максимально отражающие потребности руководителей служб;

· оперативно предоставлять информацию для бухгалтерии;

· сократить бумажный документооборот.

Комплекс KEI-Hotel обеспечивает эффективную работу службы безопасности за счет системы контроля доступа в помещение в реальном времени. Служба безопасности получает возможность немедленно реагировать на попытки несанкционированного доступа в охраняемые помещения и дистанционно блокировать доступ какому-либо лицу в любое помещение. Основой данной системы являются электронные замки с магнитным, штрихкодовым или proximity считывателем. Замки объединяются в сеть по интерфейсу RS-485 и подключаются к мастер-терминалу, а через него по протоколу RS-232(422) подключаются к компьютеру. Это позволяет фактически исключить случаи несанкционированного использования номерного фонда.

Электронный замок хранит информацию о 15 кодах карт, которым разрешен доступ в данное помещение, а также формирует для мастер-терминала информацию о следующих событиях:

· доступе в помещение по карте;

· запрете доступа для какой-либо карты; несанкционированном вскрытии двери (т. е. о срабатывании датчика двери без предварительного разрешения доступа по карте);

· превышении времени нахождения двери в открытом состоянии (дверь не закрыта);

· блокировке язычка замка;

· открытии двери изнутри кнопкой;

· подтверждения выхода;

· вскрытии замка и других.

Мастер-терминал осуществляет постоянный мониторинг происходящих событий, в частности:

· хранит базу данных о кодах и паролях доступа к охраняемым помещениям;

· собирает и сохраняет информацию о событиях от электронных замков в оперативной памяти;

· по запросу электронных замков принимает решение о разрешении или запрещении доступа;

· по запросу от компьютера передает информацию о событиях, полученную от электронных замков.

Компьютер обеспечивает передачу команд управления от оператора мастер-терминалу, в том числе:

· считывает информацию о событиях из мастер-терминала и сохраняет ее в базе данных для последующего анализа;

· отображает информацию о событиях из базы данных в форме, удобной для оператора службы безопасности;

· хранит информацию о настройках электронных замков для оперативного восстановления данных при замене замка и т.д.

Алгоритм работы системы электронных замков следующий. Получив код карты из считывающего устройства, электронный замок проверяет наличие такого кода в собственном буфере карт. Если такой код найден, то принимается решение о доступе в данное помещение. В противном случае замок запрашивает у мастер-терминала разрешение для данного кода карты. Мастер-терминал проверяет права доступа для карты к своей базе данных (до 2500 карт), и если данная карта допущена в данное время в это помещение, то дает разрешение электронному замку.

Информация о времени, коде карты и факте разрешения или запрещения доступа в помещение передается электронным замком в мастер-терминал и сохраняется в энергонезависимой памяти терминала.

Система контроля позволяет:

· оперативно получать информацию о состоянии охраняемых объектов;

· автоматически отслеживать и оповещать о нештатных ситуациях, таких, как попытка несанкционированного проникновения в номер, незакрытая дверь, блокирование замка номера и т.д.;

· автоматически блокировать просроченные карты и предотвращать доступ в гостиницу лиц с просроченными гостевыми картами;

· дистанционно открывать помещения при возникновении экстремальных ситуаций;

· извещать сотрудника службы безопасности о сдаче помещения под охрану;

· имеется возможность автоматически включать системы видеоконтроля в нужных точках при возникновении тревожных ситуаций;

· отслеживать такие ситуации, как превышение максимально разрешенного нахождения двери в открытом состоянии («дверь не закрыта») и блокировку защелки замка («блокировка замка»). При построении системы контроля доступа использована on-line-технология на базе замков KL-S450X. Электронные замки, управляющие доступом в номера, объединяются в единую сеть, которая позволяет управлять каждым замком в режиме реального времени.

Гостям при заселении выдаются пластиковые карты с индивидуальным кодом. В качестве ключей доступа могут использоваться магнитные карты, штрихкодовые или proximity карты. Такая технология позволяет поднять на новый качественный уровень контроль по использованию номерного фонда гостиницы, повысить эффективность работы службы безопасности, организовать систему оказания дополнительных платных услуг с автоматическим включением их в лицевой счет клиента.

В программе KEI-Hotel карточка доступа персонифицирована, т.е. создание карт-дубликатов не разрешено. Карточки разделены на две группы – гостевые и служебные.

Гостевая карточка создается администратором службы размещения при заселении гостя. При утере гостем карточки должна быть создана новая.

Служебные карты предназначены для доступа персонала гостиницы в помещения. Они могут быть персональными или закрепленными за службой, например, можно создать карточки горничных какого-либо этажа или карточку дежурного начальника смены службы безопасности.

С точки зрения системы контроля доступа служебные и гостевые карточки являются равноправными. Разница заключается только в операциях, необходимых для изготовления карт. Гостевая карта изготавливается дежурным администратором службы размещения при заселении гостя через карточку гостя (форму с данными о госте), а служебная карта – сотрудником службы безопасности или лицом, им уполномоченным.

При создании служебной карты указываются имя сотрудника из списка, сроки действия карты, список комнат, в которые допущен данный сотрудник, и список комнат, в которые доступ сотруднику запрещен.

Резервные карты предназначены для обеспечения возможности поселения гостей при невозможности создания и записи гостевых карт в штатном режиме. Коды резервных карт формируются предварительно и записываются в буферы электронного замка. Для использования резервной карты при заселении госта необходимо в его карточке установить специальный признак о необходимости использования резервной карты. Одна из резервных карт в этом случае закрепляется за гостем и удаляется из списка резервных. Администратор службы размещения записывает код карты, и гость получает доступ в номер. После использования резервных карт и восстановления работоспособности системы необходимо снова выполнить операцию формирования кодов резервных карт.

Комплекс автоматизированного учета телефонных переговоров KEI-Billing предназначен для автоматического сбора и расчета трафика телефонных станций. Он построен по модульному принципу в архитектуре клиент-сервер и позволяет обрабатывать большие объемы информации в реальном масштабе времени. Комплекс может работать с большим числом телефонных станций различных производителей, например NEC, LG, Alcatel, Ericsson, Panasonic и т.д. Расчеты с клиентами могут вестись как по кредитной, так и по депозитной системе, что устанавливается индивидуально для каждого клиента. Если у клиента установлена депозитная система расчетов, то при исчерпании лимита его номер будет автоматически закрыт. Комплекс KEI-Hotel позволяет легко подключить систему учета телефонных переговоров KEI-Billing или учета рабочего времени KEI-Work Time. Более того, можно получить комплекс с исходным кодом, что позволяет самостоятельно расширять функциональность системы.

Требования к операционной системе и оборудованию

В качестве сервера рекомендуется использовать MS Windows NT Server 4 с установленным SO не ниже 3. На рабочих местах рекомендуется устанавливать Windows NT Workstation и MS Internet Explorer (MSIE).

Конфигурация на 100 номеров: сервер Р-266/64/2 Гб; рабочая станция Р-133/32/1 Гб.

Конфигурация на 300 номеров и выше: сервер РИ (XEON)-450/128(256)/10 Гб; рабочая станция Р-166/62/2 Гб.

Система KEI-Hotel установлена в ряде гостиниц, в том числе в гостинице «Белград» (Москва).

Система Fidelio

Система Fidelio разработана немецкой фирмой Fidelio, которая является производителем таких известных автоматизированных систем для гостинично-ресторанного бизнеса, как Fidelio FO (Fidelio front office), Fidelio F&B (Fidelio food & Beverage) и Fidelio eng. Система Fidelio является составной частью глобальных компьютерных систем бронирования Amadeus, Sabre, Galileo, Worldspan. Все гостиницы, представленные в Fidelio, автоматически загружаются в эти глобальные компьютерные системы бронирования.

Интересы фирмы Fidelio в России представляет фирма HRS (Hotel and Restaurant Systems), которая не только реализует и настраивает программные продукты фирмы Fidelio, но и оказывает техническую поддержку этих систем, проводит обучение пользователей.

К основным функциям системы Fidelio FO относятся:

· бронирование и заселение гостей;

· начисления за проживание и другие услуги, оказываемые гостиницей;

· аккумулирование информации о неоплаченных счетах клиентов, поступающих из различных точек продаж;

· выставление промежуточных и окончательных счетов для расчетов с клиентами;

· учет информации о безналичных расчетах;

· получение финансовых и статистических отчетов.

Ведение информации о клиентах и клиентских счетах. Сюда включается следующая информация:

· ведение истории по клиентам;

· бронирование;

· заселение;

· ведение счетов;

· выписка;

· безналичные расчеты с клиентами.

Программный модуль ведения номерного фонда предназначен для осуществления оперативного контроля за его состоянием, сбора статистической информации о загрузке номерного фонда, получения различных отчетов о состоянии, контроля за работой службы горничных. Система отслеживает, убран номер или нет, и выдает предупреждение, если производится заселение клиента в неубранный номер.

В программе используются следующие понятия:

· карточка гостя;

· бронь;

· комната и счет клиента;

· код услуги;

· инструкция перенаправления.

Карточка гостя. Она содержит информацию о клиенте: фамилия, имя, язык, код VIP, адрес, страна проживания, телефон факс, дата рождения, предпочитаемый гостиничный номер и т.д. Ведение архивной базы данных гостей позволяет после ввода в компьютер фамилии и имени постоянного гостя выдавать полную информацию о числе прожитых ранее ночей в гостинице, о характеристике номеров, в которых останавливался гость, его паспортные данные, способы платежа и т.д. Получение этой информации позволяет предоставить постоянному гостю его любимый номер, получить дополнительные услуги и т.п. Все это создает высокий уровень обслуживания гостей обеспечивая получение прибыли.

Бронь. Она формируется на период времени, в течение которого будет сниматься номер, затем бронь может быть отменена или изменена. Бронь всегда связывается только с одной карточкой гостя, но для одной карточки гостя может существовать несколько видов бронирования.

В карточке гостя содержится следующая информация:

1. Сроки проживания (измеряются ночами);

2. Число человек, проживающих в номере. Если среди них есть дети, то это необходимо отметить, так как во многих гостиницах дети до определенного возраста проживают бесплатно;

3. Тип комнаты. Определение типа и категории комнаты, в которой будет проживать гость, зависит от его предпочтений, а также от наличия номеров данной категории. Номера различаются по категориям, цене, числу кроватей. Обычно первыми продаются самые дешевые номера, а только затем более дорогие. У каждого номера есть определенное число отличительных черт, которые могут быть как привлекательными, так и отталкивающими для гостей (окна выходят во внутренний двор или на оживленную улицу;

4. Номер центральный или угловой, рядом располагается лестница или лифт и т.д.). При бронировании комнаты желательно руководствоваться пожеланиями гостя;

5. Ценовой код. Обычно обозначается несколькими буквами или цифрами, которые легко запоминаются и часто несут смысловую нагрузку: содержат первые буквы или комбинацию первых букв слов, содержащихся в названии компании, цены для групп и т.д. Для компаний и турфирм, которые регулярно присылают заявки о бронировании и обеспечивают достаточное число ночей, гостиница устанавливает специальные скидки, что фиксируется специальным ценовым кодом. В задачи службы бронирования входит отслеживание правильности определения цены для компаний или турфирмы;

6. тип бронирования (гарантированное или негарантированное). Гарантированное бронирование. Оно позволяет держать комнату до тех пор, пока гость не приедет, т. е. гость может приехать в любое время, и он гарантированно получит номер. В свою очередь, гость гарантирует оплатить номер, даже в том случае, если он не использовался в случае незаезда, либо отменить бронирование до определенного часа, установленного гостиницей, дня заезда. Таким образом, если гость бронирует номер, но не приезжает и не отменяет бронирования вообще или до установленного срока, то на него налагаются штрафные санкции. Существуют следующие способы гарантирования бронирования.

· Перевод предоплаты в гостиницу. Уведомление о переводе предоплаты должно поступить в гостиницу до дня заезда гостя. Обычно это банковский перевод. Срок подтверждения предоплаты определяется гостиницей и колеблется от нескольких недель до одних суток.

· Гарантии под кредитную карту. Основные компании, поддерживающие деятельность кредитных карт, разработали систему, позволяющую начислять штраф за неприбытие в случае гарантированного бронирования. Если бронирование, гарантированное кредитной картой, не было отменено до часа, установленного гостиницей, и гость не заехал, то гостиница может начислить сумму штрафа на кредитную карту (обычно стоимость ночи проживания). Затем банк переведет данную сумму на счет гостиницы и уведомит об этом держателя карты.

· Внесение депозита. Депозит обычно вносится в случае невозможности банковского перевода или гарантии кредитной картой. Гость или его представитель вносит определенное число денег в кассу гостиницы до заезда. Это число денег обычно превышает стоимость ночи проживания в гостинице и зачастую включает в себя депозит на пользование телефонами, прачечной и т.д. В случае отмены бронирования депозит возвращается. В случае изменения даты заезда он переносится. В последующем депозит используется гостем для оплаты проживания и услуг, которые предоставляет гостиница.

· Гарантии компании. Этот тип гарантирования бронирования чаще всего употребляется компаниями, с которыми гостиница заключила договор. В этом случае необходимо письмо представителя компании, содержащее фразу «в случае незаезда ... (имя гостя) и невозможности отмены бронирования до 6 ч вечера дня заезда, компания ... (название) гарантирует оплату одной ночи проживания». Эта фраза приблизительна и зависит от политики гостиницы. В случае выставления штрафных санкций компания обязуется их выплатить. Необходимо соблюдать осторожность при приеме такой гарантии. Желательно принимать гарантию только от тех компаний, которые положительно зарекомендовали себя в процессе сотрудничества, финансовое положение которых стабильно и не вызывает никаких опасений. Иначе существует риск невозможности получения штрафа.

· Использование платежного документа – ваучера. Гарантированное бронирование ваучером характерно для туроператоров. Ваучер – это платежный документ, который подтверждает оплату всего срока проживания и некоторых дополнительных услуг, потребляемых во время пребывания гостя в гостинице. Ваучер выпускается в том случае, если гость оплачивает свое проживание в турфирме. Свою прибыль туроператор закладывает в ваучер, а не получает определенный процент комиссионных за заселение гостя в данную гостиницу. Разница между реальной ценой номера и ценой, которую туроператор просит у гостя за него, зачастую превышает стандартную цену гостиницы. Для избежания недоразумений следует держать в тайне от гостя цену, предоставляемую данному туроператору.

В случае негарантированного бронирования гостиница соглашается сохранить комнату непроданной до определенного часа. Этот тип бронирования не гарантирует, что гостиница получит оплату за номер в случае неприбытия гостя. Если гость не въезжает в номер до 6 ч вечера, то гостиница имеет право отменить бронирование и включить данную комнату в список комнат, свободных для продажи.

Метод оплаты может быть различным: наличный, кредитная карта (указывается тип карты), оплата компанией и т.д.

К дополнительным услугам, входящим в стоимость номера, относятся: завтрак, платное телевидение, местные, междугородные или международные звонки и т.д.

Если при бронировании в наличии нет номеров требуемого типа, то данную бронь можно поместить в список ожидания. Когда какой-нибудь из номеров данного типа будет освобожден, система сама предупредит, что в списке ожидания находится бронь на данный тип номеров.

Система Fidelio FO состоит из следующих основных модулей: бронирования, портье, кассира, бухгалтера.

Модуль бронирования. Он предназначен для оформления бронирования клиентов. Данный модуль позволяет:

· завести бронь для клиента;

· завести групповую бронь;

· отменить бронь;

· корректировать бронь;

· перенести бронь в список ожидающих;

· назначить конкретные номера по ранее сделанному бронированию;

· распечатать подтверждения бронирования;

· принять депозит для бронирования.

Модуль портье. Он предназначен для поселения клиентов гостиницы, имеющих бронь. Во многом функциональность этого модуля похожа на модуль бронирования. Данный модуль позволяет производить следующие операции:

· поиск брони;

· назначение номеров и заселение;

· изменение брони;

· отмена бронирования;

· печать подтверждений;

· подселение;

· прием сообщений для прибывающих или прибывших гостей;

· прием депозита для бронирования;

· перемещение брони в список ожидания;

· заведение служебных счетов гостиницы.

Модуль кассира. Он является наиболее сложным модулем системы Fidelio FO. Пользователь, работающий в данном модуле, может:

· выполнять текущую работу со счетами клиентов;

· выставлять промежуточные счета;

· переселять клиента в другой номер;

· осуществлять выписку;

· осуществлять ведение главной кассы;

· осуществлять операции обменного пункта;

· осуществлять прием депозита для бронирования;

· печатать отчеты для кассиров;

· исправлять бронь клиента;

· производить прием оплат;

· перенести начисления с одного счета на другой;

· делить и объединять начисления;

· выполнять ручные начисления на счета клиентов.

Бухгалтерский модуль. Модуль системы Fidelio FO – Fidelio A/R представляет собой сильно упрощенную бухгалтерскую программу, а точнее книгу продаж услуг гостиницы, нацеленную на отслеживание задолженностей клиентов, которые уже выписаны и которым выставлены счета за услуги. Функциональность данного модуля системы не очень богата, но позволяет производить некоторые манипуляции с начисленными суммами (переносить начисления с одного счета на другой, вводить оплату по каждой позиции, отслеживать историю по клиентам, печатать отчеты и письма клиентам).

Операционный день гостиницы в системе Fidelio FO закрывается посредством проведения ночного аудита, который осуществляется обычно в 6 часов утра и включает ряд процедур:

· перевод программной даты;

· анализ действий пользователей в системе;

· указание на незавершенность некоторых операций;

· распечатку пакета отчетов о работе гостиницы за день, которые на следующий день будут переданы руководству и в бухгалтерию;

· автоматическое начисление стоимости номера на счета гостей;

· сохранение данных и статистики за день;

· выполнение системных процедур.

Выполнение ночного аудита можно начать только при завершении всех операций за истекший день, чем и обусловлено время его проведения.

Система Fidelio FO предоставляет возможность составлять различного рода отчеты и прогнозы, которые необходимы для дальнейшего планирования деятельности гостиницы. Прогнозирование является важной функцией Службы бронирования гостиницы, так как от правильного составления прогноза зависит правильное координирование работы остальных служб гостиницы. Все службы гостиницы находятся в тесной взаимосвязи. Поэтому увеличение или уменьшение загрузки гостиницы ведет к изменению графика работы всех служб. На основании прогнозов такие службы, как хозяйственная, служба ресторана и другие, составляют расписание работы персонала, число работающих в день, а также в ресторане прогнозируется потребление продуктов питания на основании предполагаемой загрузки.

Прогнозирование загрузки гостиницы делается на основании данных предыдущих периодов. В гостиницах с помощью системы Fidelio FO составляются следующие виды отчетов:

1. Ежедневный отчет об активности. В этом отчете представлена сравнительная информация о деятельности данной гостиницы с остальными гостиницами одного типа данного региона. Первая часть данного отчета содержит информацию об активности гостиницы за прошедший день. В нее включены данные о числе проданных номеров (разбивка идет по сегментам рынка), о полученных прибылях от каждого сегмента рынка. Во второй части содержится информация о деятельности других гостиниц, включающая в себя количество проданных номеров, процент загрузки и среднюю стоимость номера за этот день. Этот отчет дает возможность получить полную картину деятельности гостиниц данного региона. На основании данных этого отчета составляются некоторые прогнозы. Отчет об изменении спроса. Этот отчет позволяет проанализировать, как изменялась загрузка гостиницы после каждого прошедшего дня. Обычно анализ спроса начинается за полтора месяца до обозначенного дня. Этот отчет заполняется ежедневно и дает возможность наглядно представить динамику роста спроса на номера. Разбивка этого отчета идет обычно по дням недели. Это делается для того, чтобы можно было спрогнозировать возможное число забронированных номеров. Информация группируется таким образом, чтобы можно было сравнить изменение загрузки гостиницы с предыдущими днями.

2. Девятидневный прогноз. Этот прогноз составляется на последующие девять дней. Он базируется на ежедневном отчете об активности. Сравнивая данные о загрузке предыдущих периодов с темпами роста загрузки, полученных из отчета об изменении спроса, имеется возможность спрогнозировать загрузку гостиницы на ближайшие периоды. Прогноз делается с учетом событий, влияющих на загрузку (выставок, конференций и т.д.). Прогноз учитывает не только возможный процент загрузки гостиницы, но и возможную прибыль от различных сегментов рынка. При этом прогнозируется средняя стоимость номера.

3. Ежемесячный отчет. Это статистическое подведение итогов прошедшего месяца. Оно делается на основании ежедневных отчетов по продажам. Прибыль, полученная от продажи номеров, суммируется, подсчитывается число проданных за месяц номеров. На основании этих данных вычисляются средняя стоимость номера и средний процент загрузки.

В системе Fidelio FO предусмотрено соблюдение конфиденциальности при работе с информацией, т.е. для каждого пользователя существует определенный набор модулей системы, с которыми он может работать. Идентификация пользователя происходит посредством имени и пароля. Для удобства в системе предусмотрено «запирание» (реализовано через клавишу F8) системы пользователем (в случае недолгого отсутствия на рабочем месте), для последующей работы нужно ввести имя и пароль.

Также в системе ведется журнал операций, т.е. имеется возможность вывести отчет о действиях каждого пользователя в системе за интересуемый период. Кроме того, карточка гостя, бронь, начисление имеют поле, куда проставляется имя создавшего их оператора (пользователя).

Достоинством системы Fidelio FO является наличие связи с другими системами и внешними устройствами.

1. Программный интерфейс с ресторанной системой Micros позволяет закрывать счета в ресторанах, барах и в других точках продажи на номер клиента, если он проживает в гостинице. Интерфейс устроен таким образом, что при закрытии чека в ресторанной системе Micros официант или бармен может выбрать вид оплаты «Отнесение на комнату», проверить, кто в данный момент проживает в этой комнате, и, получив подпись клиента, отправить начисление на его счет в гостинице. Вместе с суммой начисления на счет клиента попадают название точки продажи, дата и время закрытия чека, номер чека, а в случае работы расширенного интерфейса и детали чека (т.е. подробный счет из ресторана с перечислением блюд и цен). Начисления попадают на счета клиентов в режиме on-line, т.е. сразу же. Это приносит огромные удобства как клиентам гостиницы (не нужно носить с собой наличные, предоставляется возможность расплачиваться по своим счетам один раз и т.д.), так и руководству гостиницы (оперативно получать финансовую информацию).

2. Интерфейс с программным обеспечением телефонной станции гостиницы работает с несколькими видами АТС, используемых в гостиницах (в том числе с телефонной станцией Meridian). Такой интерфейс позволяет контролировать телефонные звонки клиентов гостиницы, автоматически начислять на счета клиентов плату за телефонные разговоры в соответствии с заведенной тарифной сеткой.

3. Интерфейс с бухгалтерскими системами позволяет автоматически делать проводки в бухгалтерской системе. Это сильно облегчает работу бухгалтера, так как по правилам ведения учета бухгалтер обязан показывать реализацию ежедневно, отдельно по каждому типу клиентов, а это в зависимости от величины гостиницы, ее загрузки и спектра предоставляемых услуг до сотни проводок ежедневно. Существуют программные интерфейсы к таким бухгалтерским системам, как SUN и SCALA.

4. Программный интерфейс с телевизионными системами.

5. Программный интерфейс с ресторанной и складской системой Fidelio F&B позволяет персоналу ресторана получать информацию о загрузке гостиницы и планировать количество посетителей ресторанов и баров.

6. Программный интерфейс с инженерной системой Fidelio eng позволяет оперативно отслеживать состояние номерного фонда.

7. Программный интерфейс с системой автоматического запирания и отпирания дверей в номерах позволяет отпереть дверь любого номера в случае, если произведена операция заселения.

8. Программный интерфейс с системой электронной авторизацией кредитных карт.

Автоматизация ресторанного и складского учета в гостинице. Для автоматизации ресторанного и складского учета в гостинице используются системы Fidelio F&B и Micros, которые могут взаимодействовать между собой.

Система Fidelio F&B позволяет:

· работать с поставщиками (заказы, поставки);

· вести учет товаров на продовольственных складах;

· вести меню, используемое в ресторанах и барах;

· проводить калькуляцию рецептов блюд;

· производить расчет банкетного меню;

· производить инвентаризацию на складах гостиницы;

· на основе Данных о продажах проводить автоматическое списание товаров со склада в соответствии с заведенными в систему рецептами;

· получать отчеты о работе складов.

Система Fidelio F&B является программой для продуктового склада, но ее можно использовать без ограничений й для непродовольственных складов.

В системе существует несколько основных понятий, которые рассматриваются ниже:

· Склад заводится в системе с определенным именем и номером. В системе указывается, является ли он основным (куда осуществляется приход от поставщиков) или складом точки продажи (с него автоматически будут списываться товары, проданные через данную точку продажи).

· Товар описывается в системе как объект прихода от поставщиков. Он может принадлежать той или иной группе товаров, входить или не входить в калькуляцию рецептов, для него определяются складские и рецептурные единицы.

· Блюдо – объект продаж, имеющее название и номер. Для каждого блюда существует рецепт приготовления. Любое блюдо, имеющее рецепт, может входить в рецепт другого блюда.

· Рецепт – список товаров или подрецептов с указанием количества потребления. Рецепт однозначно привязан к блюду, без него рецепт существовать не может. Рецепт имеет себестоимость. В нем может быть указан для каждого товара фактор потерь, склад для списания, а также способ приготовления блюда.

· Точка продажи – бар, ресторан, кафе или столовая, где будут продаваться блюда. Точке продажи может быть определен склад для списания.

Система Fidelio F&B имеет интерфейсы с системами Fidelio FO и Fidelio eng, а также с системойMicros.

Наибольший интерес представляет программный интерфейс с системой Micros, который позволяет переносить данные о продажах блюд в систему Fidelio F&B.

После проведения ночного аудита в системе Micros данные о проданных блюдах в ресторанах и барах копируются в систему Fidelio F&B. Далее, используя функцию автоматического списания, пользователь запускает программу для расчета потребления. Товары, входящие в рецепты к проданным блюдам, автоматически списываются со складов в количестве, указанном в рецепте и в соответствии с числом продаж.

Данные о продажах, потреблении товаров с детализацией по точкам продажи и по складам можно получить из отчетов системы Fidelio F&B.

В системе предусмотрено наличие программного интерфейса с бухгалтерскими программами, в которые переносятся следующие данные о:

· приходах товаров на склад;

· возвратах товаров поставщику;

· передаче товаров в производство;

· возврате товаров из производства;

· списании испорченных товаров;

· списании себестоимости проданных блюд.

Система Micros как программа является программной частью программно-аппаратного комплекса, производимого американской фирмой Micros, которая недавно купила компанию Fidelio.

Система Micros предназначена для автоматизации управления процессами реализации товаров и услуг и состоит из аппаратной части (кассовые аппараты) и программной (программа).

Кассовый комплекс представляет собой портативные компьютеры (кассовые аппараты (IBM-совместимые), ролл- и слиппринтеры). Клавиатура (в зависимости от версии системы) может подключаться отдельно, или экран служит активной клавиатурой, а на экране отображаются функциональные кнопки и служебная информация. Нажимая кнопки на экране, пользователь активизирует те или иные функции.

Программная часть комплекса работает под операционной системой UNIX (ее разновидность SCO), которая является одновременно и сетевой оболочкой. Так как в большинстве случаев все остальные программные приложения, используемые в гостинице (бухгалтерские системы, гостиничные системы, например Fidelio FO, и т.д.), работают под операционной системой MS DOS, то для системы Micros требуется свой сервер.

Через центральный терминал системы заводится следующая информация:

· определяются точки продажи;

· настраиваются меню пользователей;

· заводятся пользователи системы;

· идентифицируются все кассовые терминалы;

· определяются объекты продаж (блюда, услуги и т.д.);

· определяются цены на них;

· определяются периоды продаж (например, завтрак, обед, ужин);

· определяются различные виды налогов с продаж;

· данные по продажам проходят через основной терминал (сервер), где они могут анализироваться;

· представляется большое число отчетов на основе данных о продажах.

Разграничение доступа во всех системах достигается путем идентификации пользователя и соответствующим для него списком разрешенных операций. Каждый пользователь прикрепляется к какой-либо группе, которой определены права в системе.

Вход в систему возможен следующими способами:

· для системных администраторов и настройщиков – традиционный (ввод персонального имени и пароля);

· для непосредственно пользователей системы (барменов, официантов, кассиров) идентификация осуществляется путем считывания кода с персональной карточки, которую они перед началом работы в системе проводят через специальную щель в кассовом аппарате.

Система Micros позволяет принимать несколько видов оплаты, в том числе:

· наличные;

· кредитные карты (система считывает вид карты, номер, фамилию владельца, а при наличии соответствующего интерфейса через процессинговый центр автоматически списывает нужную сумму со счета клиента);

· отнесение суммы счета на счет номера клиента в гостинице (это возможно, если в гостинице установлена система Fidelio FO и работает интерфейс между указанными системами).

Как в системе Fidelio FO, так и в системе Micros перевод даты (закрытие операционного дня) производится путем проведения специальных процедур. Для начала проведения ночного аудита в системе Micros необходимо, чтобы подвели итоги дня все кассиры (сверили наличие денег у них и по системе, распечатали свои отчеты по смене и т.д.).

Во время проведения ночного аудита печатаются отчеты о прошедшем дне (отчеты о проданных блюдах, видах оплат, выручке и т.д.), если есть интерфейс с системой Fidelio F&B, то готовят данные о продажах для проведения автоматического списания ингредиентов проданных блюд в соответствии с заведенными рецептами.

К основным преимуществам систем Fidelio и Micros относятся:

· возможность интегрирования многих отдельных участков в один глобальный комплекс;

· наличие версий программ на русском языке;

· широкая функциональность данных систем;

· удобство и быстрота работы для пользователей;

· удобства и быстрота обслуживания, наглядность и различные формы выставленных счетов для клиентов;

· конфиденциальность хранения информации.

Данными преимуществами не обладает ни одна из систем, присутствующих на российском рынке.

Система Fidelio FO работает под операционной системой MS DOS и Windows NT, в качестве сетевой оболочки используется Nowell.

Требования к аппаратному обеспечению

Компьютеры 486/33/4 Мб, а для новых версий под Windows компьютеры не ниже Р/120/16 Мб. Могут использоваться матричные, а также лазерные и струйные принтеры.

Стоимость системы зависит от числа номеров в гостинице и от набора модулей системы. Для гостиницы, имеющей порядка 100 номеров, стоимость системы составляет примерно 30 тыс. долл. В эту сумму входят установка, настройка, поддержка системы, обучение пользователей.

Компьютерная система Fidelio – одна из самых популярных систем, используемых в гостиничном хозяйстве, число ее пользователей в мире превышает 7,5 тыс. В России, СНГ и странах Балтии имеется 95 установок, в отелях Marriott («Марриотт»), «Национала, Sherraton («Шератон»), Balchug BCempinsky, Holiday Inn, «Ренессанс», «Золотое кольцо», «Ирис», «Рэдиссон Славянская» «Пекин» и других в Москве, «Европа», «Невский Палас», «При балтийская» и других в Санкт-Петербурге, а также в других городах России.