Система модулей Cenium

Cenium – сертифицированный дополнительный продукт в системе Navision. Это свидетельствует о том, что продукты Cenium разработаны с учетом стандартов системы Navision Financials. Navision Software является лидирующим глобальным поставщиком готовых бизнес-решений для компаний среднего бизнеса.

Navision Software имеет более 40 тыс. инсталляций по всему миру в 89 странах. Решения Navision продаются через всемирную сеть из 1000 центров решений Navision, в том числе и в России, в которых сертифицированные профессионалы обеспечивают адаптацию и внедрение решений, обучение, поддержку и обслуживание.

Интегрированная система модулей Cenium может быть использована отдельно или в комбинации для создания полного информационного пакета для гостиничного бизнеса. Таким образом, информация беспрепятственно перетекает из одного модуля в другой, обеспечивая всем пользователям одновременный доступ к системе посредством общей визуальной рабочей среды.

Офисные модули:

· контракты и выделение номеров;

· мероприятия;

· уборка номеров;

· ремонт;

· состояние номеров;

· журнал действий пользователя;

· расписание работы;

· отчет по комиссионным;

· отчеты службы размещения;

· иммиграционные документы;

· тарифы;

· управленческая информация;

· журнал финансовых операций;

· продажи и дебиторская задолженность;

· управление контрактами;

· покупки и документы к оплате;

· управление запасами;

· ресурсы;

· рабочие места;

· основные фонды;

· управление персоналом;

· платежные ведомости и т.д.

Модули службы размещения:

· бронирование;

· группы;

· поселение;

· поэтажный план;

· журнал начислений.

Дополнительные модули:

· централизованное бронирование;

· бронирование через Интернет;

· конференции и банкеты.

Интерфейсы:

· системы платного телевидения;

· системы телефонной связи;

· системы дверных замков;

· системы пунктов продажи (POS).

Рассмотрим некоторые модули подробно.

Модуль доходности и загрузки по номерному фонду. Модуль позволяет на основании данных о продажах и выручке проанализировать доходность и реализацию номеров гостиницы.

Данные могут быть получены за день, неделю, месяц, квартал и год. Можно отфильтровать данные по типам номеров и видам оплаты. Совместно используя модуль доходности и загрузки, а также модуль статистики по номерному фонду, вы имеете возможность произвести комплексный и многосторонний анализ функционирования вашей гостиницы.

Помимо данных о числе номеров, продаж и выручке, вычисляются следующие показатели:

· средняя стоимость номера;

· средний доход от номера;

· реализованная доходность;

· процент загрузки по продажам и др.

Данные могут быть легко экспортированы в Microsoft Excel для последующего анализа и обработки.

Цветовая кодировка поэтажного плана отеля облегчает просмотр текущего состояния номеров на каждом этаже. На плане имеется доступ к наиболее часто используемым функциям системы. Его назначение – предоставить пользователю динамическое состояние гостиничных номеров и обеспечить легкий доступ к функциям, необходимым для работы. С помощью плана можно получить точную информацию о текущем состоянии гостиничных номеров за любой день; доступ ко всем операционным функциям системы. Цветовая кодировка кнопок отражает состояние каждого номера и предоставляет информацию о выезжающих из гостиницы сегодня, завтра или в последующие дни. Общая компоновка поэтажного плана может быть выполнена в полном соответствии с реальным положением номеров на этаже.

Модуль «Просмотр». С помощью модуля можно производить следующие операции:

· моментальный синхронный просмотр состояния всех номеров на этаже;

· отслеживание состояния номеров при изменении даты. Регистрация прибывающих гостей осуществляется с помощью функции «Заезд». При этом имеется возможность вносить изменения в карточку гостя;

· вводить и отображать на плане комментарии по гостю (обозначено специальным символом);

· производить полный обзор проживающих гостей, выделенных номеров и списка заезжающих.

Специальные характеристики модуля включают:

· визуальный контроль за состоянием номеров;

· чистые (грязные), забронированные, занятые (свободные), освободившиеся;

· доступность к функциям, связанным с гостем или номерами;

· вызов непосредственно журнала начислений и начисление суммы за оказанные услуги;

· контроль за своевременной оплатой выставленных счетов.

Модуль «Статистика». Он предоставляет возможность проанализировать и спрогнозировать состояние номерного фонда за любой период времени и по любому типу номеров. Он содержал следующую информацию:

· всего номеров;

· номера к продаже;

· ремонтируемые и служебные номера;

· занятые номера;

· процент загрузки и др.

При нажатии кнопки «Детально» можно получить дополнительную информацию

· о текущем заезде/выезде, предполагаемом заезде, подтверждении заезда, гарантированном заезде;

· лист ожидания;

· все данные по бронированию и др.

В этом модуле реализована функция сохранения статистических данных по функционированию гостиницы за текущий день. Статистические данные могут быть экспортированы в Microsoft Excel для последующего анализа и обработки.

Модуль «Управление рестораном». Это полностью интегрированная область приложения системы Navision Financials, включающая в себя две гранулы: «Производство ресторана» и «Обслуживание ресторана».

К основным возможностям модуля можно отнести:

· полную интеграцию с модулями «Финансы», «Покупка», «Поставщики», «Продажа», «Клиенты», «Склад», «Управление номерным фондом гостиницы», «Персонал», «Зарплата»;

· возможность как совместного, так и раздельного использования гранул;

· возможность модификации и расширения модуля управление рестораном как в информационной, так и функциональной части.

Модуль «Производство ресторана». Модуль позволяет:

· вести информацию по рецептуре блюд, их технологическим картам и калькуляционным карточкам;

· создавать план-меню;

· автоматизированно формировать требования на склад и в кладовую по поставке товаров на кухню;

· автоматизированно формировать документы по перемещению товаров;

· осуществлять предварительный просмотр расходов сырья и товаров при изготовлении заданного количества готовой продукции;

· проводить учет товарных потерь из-за естественной убыли продуктов;

· вести информацию по хранению и перемещению товаров, тары, стеклотары, посуды и приборов между материально ответственными лицами;

· вести учет потерь товаров вследствие боя, лома, порчи и т.п.

Модуль «Обслуживание ресторана». Модуль предназначен:

· для ведения информации по залам, столикам ресторана и кафе;

· просмотра плана залов;

· заказа блюд посетителям ресторана по плану-меню;

· формирования заявки на кухню на изготовление блюд, заказанных клиентом ресторана;

· предварительного бронирования столика;

· анализа посещаемости ресторана;

· ведения базы данных по VIP-клиентам;

· возможности передачи данных по сумме сделанного заказа в модуль «Управление номерным фондом гостиниц» для включения в общий счет клиента.

Модуль «Контракты/выделение номеров». Модуль позволяет вносить и отображать всю информацию, касающуюся контрактов на проживание, клиентов и выделения им номеров различных типов.

В окно «Контракты» заносятся все условия и детали контрактов на проживание, такие, как:

· туроператор и его адресные данные;

· контактные лица;

· временные ограничения и т.д.

У вас всегда есть возможность получать полную оперативную информацию по контрактам с различными туроператорами и турагентствами. Система автоматически устанавливает стоимость номеров в соответствии с соглашением с контрагентом для гостей, поселяющихся по контракту. Система работает с контрактами как с выделением номеров, так и без него.

Система обеспечивает выделение по каждому типу номеров, имеющихся в наличии на конкретный период и позволяет автоматически осуществлять подсчет комиссионных по различным типам контрактов с турагентами и туроператорами.

Модули «Централизованное бронирование» и «Бронирование через Интернет». Система централизованного бронирования – оптимальное решение для гостиничных цепочек. Она позволяет собирать распределенную информацию по номерному фонду нескольких гостиниц единой цепочки. Система также позволяет разрывать соединения между машиной-шлюзом Интернета и сетью предотвращения внедрения внешних абонентов в базу данных.

Централизованное бронирование включает: информацию по бронированию номерного фонда любой из гостиниц цепочки, доступную любому числу пользователей, имеющих доступ в Интернет. Доступ осуществляется через машину-шлюз, которая предоставляет информацию, соответствующую уровню доступа; многостороннюю связь. Каждая гостиница может сохранять информацию о состоянии номерного фонда в сети, либо она может быть сохранена локально.

Система централизованного бронирования обеспечивает фильтрацию и отправку только необходимой информации каждой гостинице, осуществляет централизованное управление бронированием и тарификацией в рамках всей цепочки.

Машина-шлюз Интернета. Она работает постоянно с Cenium. Все заявки по бронированию, поступающие через Интернет, обрабатываются и автоматически заносятся в базу данных.

Бронирование через Интернет в Cenium основано на фактической занятости номеров гостиниц цепочка. И поэтому нет необходимости в телефонных переговорах, отправке факсов и электронной почты. Машина-шлюз постоянно проверяет базу данных гостиницы на предмет текущей занятости номеров.

Управление бронированием может быть индивидуальным и групповым. Бронирование позволяет проводить:

· легкую фильтрацию данных по бронированию во всех связанных с данной операцией полях;

· быструю выписку гостей с формированием документов окончательного расчета.

В маркетинговую информацию по брони необходимо включать следующие данные:

· источник поступления брони, использование рекламной информации по гостинице, территориальные данные по гостю;

· коды расценок, корпоративные расценки;

· тарифицирование пакета услуг, использование гибкой системы тарифов и скидок;

· автоматическое проставление суммы выбранного тарифа с возможностью ручной коррекции;

· быстрый и удобный поиск разнообразной информации;

· возможность оформления раздельного проживания в одном номере нескольких гостей при поселении на место;

· автоматическое выделение номеров при бронировании группы;

· различные приоритеты бронирования на листе ожидания;

· разделение счетов между гостями или гостем и компанией;

· просмотр стоимости номеров по тарифам;

· автоматический перенос данных бронирования по группе в данные бронирования гостей;

· определение способа разделения оплаты между группой и ее членами;

· отметка и связь с карточкой турагентства по данному бронированию;

· создание структуры автоматического перенаправления начислений;

· возможность ограничения отображения тарифа за номер при распечатке счетов гостей;

· хранение примечаний по бронированию.

6.11. Система комплексной автоматизации «Дип-Пансион»

Автоматизированные рабочие места предусмотрены во всех основных службах, в том числе бронирования, регистрации, размещения, реализации, питания, дирекции, администрации, на складе. АРМ могут работать как самостоятельно, так и в едином взаимосвязанном комплексе.

Основные функциональные возможности системы:

· ведение базы данных текущего состояния номерного фонда (забронирован, занят, свободен, ремонт, уборка и др.);

· бронирование мест, номеров и услуг;

· заселение номеров по бронированию;

· заселение номеров без предварительного бронирования на свободные места;

· освобождение номеров (досрочный выезд и выселение);

· планирование заездов;

· оформление путевок;

· ведение базы данных путевок;

· подготовка первичных бухгалтерских документов на основании данных операций бронирования и заселения;

· ведение личных счетов клиентов (для внутренних безналичных расчетов);

· ведение базы данных клиентов (физических и юридических лиц);

· предоставление и учет дополнительных услуг клиентам;

· формирование различных отчетов на заданную дату или за указанный период;

· разграничение прав доступа персонала к информации баз данных с целью обеспечения ее безопасности и сохранности;

· мониторинг (отслеживание) всех производимых операций;

· возможность работы в режиме удаленного доступа (on-line, off-line).

Предусмотрена гибкая настройка параметров системы на потребности пользователя, в частности задание:

· списка пансионатов (возможность работы с любым числом пансионатов);

· номерного фонда;

· схем обслуживания номерного фонда;

· списка услуг;

· цен на услуги;

· схем оплаты;

· списка типов финансовых и служебных документов;

· форм и содержания бланков строгой отчетности;

· настройки на ведение расчетов в различных валютах.

Система обеспечивает возможность экспорта полученных отчетов в Microsoft Office, а также совместимость с бухгалтерскими программами (1С).

Технические требования к оборудованию

Для сервера – Р100/32 Мб, RAM/2 Гб, SCSI-HDD/SVGA 1 Мб. Для рабочих мест - Р100/16 Мб, RAM/1 Гб, HDD/SVGA 2 Мб. Система совместима с различными видами специального и торгового оборудования и обеспечивает возможность совместной работы:

· с контрольно-кассовыми машинами и POS-терминалами;

· сканерами штрихкодов;

· ридерами магнитных карт или смарт-карт;

· чековыми принтерами;

· этикеточными принтерами;

· устройствами ограничения доступа;

· переносными терминалами сбора данных;

· офисными или учрежденческими АТС.

Пользователями системы являются оздоровительно-производственный комплекс «Бор» Управления делами Президента РФ, Марфинский центральный военный клинический санаторий, пансионаты «Юность» и «Дружба» МИД РФ, санаторий «Литвиново» мэрии Москвы, пансионат «Липки» и др.

Система Nimeta

В настоящее время подавляющее число крупных отелей и курортов используют различные системы автоматизированного управления гостиницей и имеют в своем штате обученных технических специалистов для поддержки и наращивания компьютерных сетей и систем. Однако этого нельзя сказать о небольших независимых гостиницах, которые к тому же оказались перед проблемой снижения прибыли из-за возросшей конкуренции. В этой ситуации перспективным направлением является использование ASP-технологий (Application Service Providers).

Системы ASP используют простейший браузер, т.е. программу для навигации и просмотра страниц в Интернете.

Технология ASP заключается в том, что все данные о гостинице (сведения о номерном фонде, история гостей, управление тарифами, бронирование и т.д.) и сама программа системы управления гостиницей находятся вне гостиницы на специально выделенном для этого сервере.

Такой сервер находится в оборудованном сервис-центре Интернет-провайдера. В этой ситуации гостиницы смогут арендовать программы, рассчитываться на основе транзакций, т.е. определенных событий в системе (например за проданную комнату, за регистрацию клиента и т.п.). Таким образом, гостиница платит только тогда, когда сама зарабатывает.

Технология ASP предполагает появление новых возможностей в гостиничном бизнесе, в том числе обеспечивает централизованное управление тарифами, консолидированную отчетность, прямую связь с источниками бронирования, позволяющую продавать гостиницу практически до последнего номера. Наличие специализированных центров и хранилищ баз данных означает минимум компьютерного оборудования в гостиницах и, следовательно, значительное снижение расходов на поддержку и обслуживание информационных систем. Все, что необходимо гостинице при такой технологии, это простейший компьютер с Интернет-браузером и связь с Интернетом.

Такая технология представляет наибольший интерес для бюджетных отелей и отелей экономического класса. Для таких предприятии особенно привлекательно использование возможностей систем управления гостиницей, управления тарифами и бронированиями на базе ASP, что в конечном итоге означает увеличение доходов от продажи номерного фонда без существенных финансовых затрат.

Однако для технологии ASP прежде всего важен вопрос безопасности информации. Большинство гостиниц не готовы доверить свои конфиденциальные и важные данные Интернету. Однако с появлением надежных систем защиты данных эта технология найдет более широкое применение.

Технологии ASP могут использоваться также для информационного обеспечения деятельности ресторанов, клубов, салонов и других подобных заведений.

Примером реализации технологии ASP является программный продукт Nimeta компании HRS.

Технология ASP снимает с гостиниц проблемы, связанные с приобретением и эксплуатацией программных продуктов; компьютерного оборудования; техническим обучением персонала; финансовые проблемы крупных единовременных инвестиций. Для подключения и использования системы Nimeta достаточно иметь компьютер и выход в Интернет.

Функционально Nimeta охватывает задачи, которые стоят перед службами бронирования, приема и размещения. Дизайн системы выполнен с учетом последовательности обработки информации службами отеля.

Программный продукт Nimcta включает несколько модулей.

Модуль бронирования. Он осуществляет:

· операции по экспорту бронирований из Интернета;

· ввод новых бронирований и изменений в существующие бронирования;

· аннулирование и редактирование бронирований;

· операции с профайлами гостей, компаний, турагентств и др.

Модуль портье. Он позволяет производить операции с гостями и иметь полную картину состояния гостиницы в любой момент времени. Модуль обеспечивает:

· заселение гостей как с предварительным бронированием, так и без него;

· заблаговременное распределение номеров приезжающим гостям;

· быстрый поиск гостя;

· операции переселения;

· просмотр баланса и планирование перечня услуг.

Модуль менеджера. Данный модуль предусматривает целый ряд функций, в числе которых:

· ведение истории и управление курсами пересчета валют;

· хранение тарифной сетки и управление тарифами;

· авторизация «переполнения» гостиницы;

· модифицируемый перечень услуг и прейскурантов;

· работа с договорами и группами.

Модуль кассира. Он позволяет планировать и управлять доходами и начислениями услуг на счета гостей.

Модуль фолио. Модуль отражает и формирует весь перечень услуг, используемых гостями. Услуги могут иметь разную степень реализации (планируемая, в процессе, исполненная).

Модуль счета. Он содержит информацию обо всех открытых счетах, имеющихся в отеле, и обеспечивает:

· быстрый доступ к информации о начислениях и балансу;

· перенос начислений со счета на счет;

· разные варианты оплаты;

· упрощенную процедуру выписки.

Модуль управления номерным фондом. Модуль обеспечивает:

· текущий статус уборки номеров;

· планирование ремонта и обслуживания комнат;

· блокирование номеров;

· автоматическое распределение заданий горничным на различные виды уборки;

· историю проживания в номерах.

Модуль настройки. Он позволяет:

· менять настройки, цвета, шрифты пользовательского интерфейса;

· вводить новых пользователей системы и изменять права существующих сотрудников;

· добавлять при необходимости номерной фонд, изменять типы комнат, их особенности.

Модуль общих дополнений. Модуль общих дополнений предназначен для установки специализированных настроек по желанию каждого индивидуального пользователя. Собственные настройки пользователя появляются при его входе в систему и автоматически сохраняются при выходе из нее. Пользователь может установить стили и шрифты, язык (английский, русский, французский и другие).

Модуль «План отеля». Он обеспечивает просмотр деталей бронирования, производит заселение по брони и без брони, показывает статус уборки номеров и сводную статистику по отелю или отдельному этажу.

Модуль «Отчеты». Данный модуль необходим для работы и анализа, отчеты могут быть либо напечатаны, либо импортированы в Word или Excel.

Модуль «Табло». Модуль представляет информационный экран, показывающий в реальном режиме времени доступность/загрузку номерного фонда на любой отрезок времени.

Система имеет:

· дружественный, унифицированный для всех модулей интерфейс;

· контекстную систему информационной помощи и подсказок (Help), доступную из любого модуля программы;

· систему электронной почты для пользователей внутри отеля и возможность связи непосредственно из программы с электронной почтой, пейджерами и мобильными телефонами.

Система Nimeta, основанная на технологиях ASP, является хорошим программным продуктом для автоматизации управления гостиницами, пансионатами, домами отдыха и курортами.