Засоби створення запитів в СКБД Access

Раніше зазначалося, що для роботи з даними, відібраними відповідно з яким-небудь умовою, може бути використана можливість встановити фільтр для таблиці бази даних або форми (в пункті меню Записи). У тому ж пункті меню є розділ Розширений фільтр, який відкриває вікно Конструктора запитів. Крім того, Конструктор запитів фактично вже використовувався при описі джерела записів для звіту.

Для роботи із запитами і для їх збереження в базі в системі Access присутній спеціальний розділ, який дозволяє створювати нові запити в режимі конструктора або за допомогою Майстра.

Запити в системі Access бувають декількох видів:

1. Запит для відбору даних по заданих складних умов з однієї або декількох таблиць баз даних, з угрупованням даних для розрахунку підсумків, з показом результатів виконання запиту у вигляді таблиці, або з використанням його для форм і звітів; після редагування даних в таблиці запиту дані таблиць бази можуть оновлюватися (з деякими обмеженнями).

2. Перехресний запит з формуванням двомірної підсумкової таблиці, з угрупованням за двома виразами, одне з яких стає заголовком рядка, інше - заголовком стовпця.

3. Запит на створення нової таблиці.

4. Запити на зміну даних:

– оновлення даних - команда занесення загальних змін в групу записів однієї або декількох таблиць;

– додавання даних - команда додавання групи записів з однієї або декількох таблиць в кінець однієї або декількох таблиць;

– видалення даних - команда видалення групи записів з однієї або декількох таблиць.

Принцип формування запитів найбільш легко освоїти при використанні Майстра запитів. Припустимо, нам потрібно відібрати тих студентів, які за предметом Математика мають тільки відмінні оцінки за результатами першого семестру. Для створення запиту вибираємо в розділі Запити бази режим Створення запиту за допомогою Майстра.

На першому кроці слід вибрати таблиці і поля, які потрібно включити в запит. Вибір полів може бути виконаний з декількох таблиць бази.

На кроці 2 ("докладний або підсумковий звіт") вибираємо докладний звіт. На останньому кроці 3 задаємо назву запиту і виберемо варіант Змінити макет запиту, після чого натискаємо кнопку Готово. Запит відкривається в конструкторі запитавши.

У верхній частині Конструктора запитів показані таблиці, використовувані для відбору даних і зв'язки між ними, у нижній частині - таблиця для вибору полів, групування даних (якщо рядки "Групові операції" немає, потрібно вибрати цю команду в головному меню Micr–soft Access в пункті "Вид "), завдання сортування та умов відбору.

Модифікуємо запит для завдання умови відбору даних та впорядкування студентів по їх прізвища. Для цього в колонці поля задамо сортування за зростанням, для поля задамо умова відбору 1, для поля задамо умова 5 і для поля задамо умову. Якщо в умові відбору написати текст у квадратних дужках, при виконанні запиту з'явиться вікно для введення цього параметра. Наприклад, якщо для поля в умові написати, можна буде використовувати один і той же запит для відбору даних з різних предметів.

Можна також прибрати галочки у тих полів, які ви не хочете показувати на екрані.

Збережемо запит і подивимося його текст в режимі SQL (Structured Query Language).

Результати виконання запиту з угрупованням даних, представлені у вигляді діаграми.

Результати виконання запиту з угрупованням даних, представлені у вигляді тривимірної діаграми.

З використанням запитів інших видів однією командою можна змінювати (команда SQL UPDATE) або видаляти (команда SQL DELETE) дані безлічі записів таблиці, відібраних за якомусь умові, а також додавати записи з інших таблиць (команда SQL INSERT).