Засоби створення таблиць в СКБД Access

В Access база даних — це файл, який містить дані у вигляді однієї чи кількох таблиць. Окрім таблиць, у файлі БД можуть бути такі об'єкти: форми, запити, макроси, модулі.

Базу даних в Access створюють у вигляді однієї чи декількох таблиць. Для цього після запуску програми треба виконати таку послідовність команд:

Файл ðСтворити ð На закладці Загальні вибрати Нова база даних ð ОКð Вибрати потрібну папку і надати файлу назву ð Створити ð Активізувати закладку Таблиціð Створити.

Розширення назви такого файлу є mbd (його можна не зазначати).

Роботу з програмою Access розпочинають у головному вікні на закладці Таблиці зі створення структури командою Створити. Є декілька способів створення структури. Ми розглянемо такі два способи:

• використання конструктора таблиці;

• використання майстра бази даних.

Найчастіше структуру створюють командою Конструктор таблиці. Користувач у цьому випадку задає:

• назви полів методом введення назви;

• тип даних методом вибору типу з запропонованого списку;

• описи, які є необов'язковими;

• додаткові властивості (характеристики) полів (лише у разі потреби) методом заповнення таблиці властивостей:

• довжину поля;

• значення за замовчуванням;

• умови на значення, яке вводитимуть;

• формат поля;

• індексованість поля тощо.

У найпростіших БД достатньо задати назви полів і зазначити їхні типи, оскільки властивості фіксуються автоматично згідно з принципом замовчування.

Структуру будь-коли можна модифікувати. У раніше створену структуру нове поле вставляють командою Вставити ð Рядки. Видокремлене поле вилучають командою Редагувати ð Вилучити рядки. Можна змінити порядок розташування полів, перетягуючи їхні назви вниз чи вгору.

Після створення структури вікно конструктора треба закрити зі збереженням таблиці у файлі на диску з деякою назвою: Оцінки, Зарплатня тощо.

Щоб увести дані в таблицю, її потрібно відкрити в режимі таблиці з головного вікна бази даних: Закладка Таблиці ð Виберіть назву ð Відкрити.

Дані в таблицю вводять звичайно з клавіатури (або через буфер обміну). Зовнішньо таблиця подібна до електронної. Ширину стопців і висоту рядків змінюють методом перетягування розмежувальних ліній. Стовпці можна ховати чи показувати командою Формат ð Заховати Стовпець/Показати стовпець.

Щоб деякі стовпці не зміщувались під час перегляду широкої таблиці, їх фіксують на екрані командою Формат ð Зафіксувати чи вивільняють — Формат ð Вивільнити всі стовпці.

Для створення стандартних баз даних є спеціальні засоби — майстри. Достатньо виконати вказівки майстра і структура бази даних готова.

Загальна характеристика системи

Система Microsoft Access є одним з основних компонентів Microsoft Office і призначена для роботи з реляційними базами даних. Особливість даної СУБД: вся інформація бази даних зберігається в одному файлі (* .mdb). Крім інформації таблиць, в цьому ж файлі зберігаються компоненти додатки для роботи з базою даних - екранні форми, звіти, запити, програмні модулі.

Для роботи з базою даних система використовує Microsoft Jet database engine - систему управління базами даних, витягує і зберігає дані в користувальницьких і системних завданнях. Ядро бази даних Microsoft Jet можна розглядати як компонент диспетчера даних, за допомогою якого будуються інші системи доступу до даних, такі як Microsoft Access і Microsoft Visual Basic.

Мова написання програмних модулів для роботи з базою даних - Microsoft Visual Basic for Applications (VBA).

У табл. 5.1. наведені відомості про типи даних, які можуть мати поля в таблицях.

Таблиця 5.1. Типи даних системи

Система Microsoft Access має власні можливості для розмежування прав доступу користувачів до бази даних.

Найпростішим способом обмеження доступу до бази даних є установка пароля для відкриття бази даних (* .mdb). Після установки пароля при кожному відкритті бази даних буде з'являтися діалогове вікно, в яке потрібно ввести пароль. Цей спосіб досить надійний (Microsoft Access шифрує пароль, тому до нього немає доступу при безпосередньому читанні файлу бази даних), але він діє тільки при відкритті бази даних. Після відкриття бази всі об'єкти стають доступними для користувача (поки не визначені інші типи захисту, описані нижче в цьому розділі). Для бази даних, яка спільно використовується невеликою групою користувачів або на автономному комп'ютері, зазвичай виявляється досить установки пароля.

База даних може бути зашифрована. При шифруванні бази даних її файл стискається і стає недоступним для читання службовими програмами або текстовими редакторами. Дешифрування бази даних скасовує результати операції шифрування.

Не можна використовувати установку пароля на базу даних, якщо передбачається виконувати реплікацію бази. Реплікованих бази даних не можуть бути синхронізовані, якщо встановлений пароль бази даних.

Захист на рівні користувачів має великі можливості щодо розмежування прав. Цей спосіб подібний способам, використовуваним в більшості мережевих систем.

При запуску Microsoft Access від користувача потрібно ідентифікувати себе і ввести пароль. Microsoft Access за замовчуванням створює дві групи: адміністратори (група Admins) і прості користувачі (група Users). Допускається визначення інших груп і користувачів.

Члени групи Admins мають дозволу на доступ до всіх об'єктів бази даних. Іншим групам і користувачам можуть надаватися дозволи на доступ тільки до окремих об'єктів бази даних. Типові дозволу на доступ для групи Users можуть включати "Читання даних" і "Оновлення даних" для таблиць і запитів, а також "Відкриття / запуск" для форм і звітів.

Література:

1. Бровченко Н. Н. Інформатика і комп’ютерна техніка. Основи інформатики. Основи інформаційних технологій та програмування. Комп’ютерна техніка та програмування: конспект лекцій з розділу «Системи управління базами даних. Microsoft Access» / Н. Н. Бровченко, О. Л. Сєдих. – К.: НУХТ, 2002. – 31 с.

2. Данчук В.Д., Садовенко В.С. Інформатика та системологія: навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл. – К. : НТУ, 2012. – 164 с.

3. Кучерява Т. О. Інформатика та комп’ютерна техніка: активізація навчання: практикум для індивідуальної роботи / Т. О. Кучерява, М. В. Сільченко, І. В. Шабаліна. – К.: КНЕУ, 2006. – 448 с.

4. Редько М. М. Інформатика та комп’ютерна техніка: навч.-метод. посібник з контрольними завданнями для заоч. форми навч. / М. М. Редько. – Вінниця: Нова Книга, 2007. – 568 c.

Питання для самоконтролю

1. Що таке база даних?

2. Що таке реляційні бази даних?

3. Що таке сортування даних?

4. Як упорядковується інформація в базах даних?

5. Що таке запити до баз даних?

6. Як будуються складені запити?

7. Які основні можливості баз даних?