Руководство по разработке смет

представляет собой документ, устанавливающий постоянные инструкции, регулирующие ответственность сотрудников, а также порядок, формы и записи в отношении подготовки и использования бюджетов. Также в руководстве определяется порядок составления смет, ответственность каждого задействованного лица и временное расписание.

Непрерывный бюджет

Влияние инфляции на бюджет может быть очень серьезным. В прошлом, резкая инфляция приводила к широкому использованию непрерывных скользящих бюджетов. Бюджет готовится на год вперед (или на любой другой выбранный период) и в конце первого контрольного периода бюджет на оставшийся период пересматривается в свете инфляции, если таковая существует, принимая во внимание изменения, связанные с ожиданием инфляции в будущем, что, в свою очередь, служит основой составления бюджета на первый контрольный период следующего года.

Такой порядок повторяется каждый контрольный период, т.е. всегда есть в наличии бюджет на год вперед и бюджеты постоянно обновляются настолько, насколько это возможно. Такая непрерывная переработка бюджетных цифр ведет к более точным прогнозам будущей деятельности. Далее если сейчас дни гиперинфляции в прошлом, многие фирмы до сих пор ведут скользящую систему составления бюджета, регулярно обновляя бюджеты в свете изменений, произошедших на предприятии.

Периодический бюджет

В то время как горизонт планирования непрерывных бюджетов является постоянным, горизонт планирования периодических бюджетов сокращается по мере истечения периода.

Периодические бюджеты формируются на учетный период, обычно на один год, но могут составляться также на три месяца. И хотя прогноз на год может изменяться, изначальный периодический бюджет остается неизменным. Это означает, что в целях финансового планирования руководство будет смотреть только на конец периода, в то время как при использовании непрерывных бюджетов руководство должно всегда планировать на 12 месяцев вперед. Тем не менее, периодические бюджеты широко используются на практике в основном потому, что они создают меньше административных барьеров. Непрерывные бюджеты - это конечно хорошая идея, но периодические бюджеты более практичны.

Контроль исполнения бюджета

Гибкая смета

это бюджет, который, посредством разграничения постоянных и переменных затрат, разработан, чтобы изменяться в ответ на изменения объема выпуска продукции (уровня деятельности).

Учет по центрам ответственности требует использования гибких бюджетов в целях контроля. Многие затраты в рамках управленческого контроля являются переменными и, таким образом, изменяются в случае, если уровень деятельности отличается от уровня, заложенного в бюджете. Было бы неразумно критиковать управляющего за то, что у него достаточно высокий размер затрат, если такие затраты явились результатом объема деятельности выше объема, заложенного в бюджет. И наоборот, если уровень деятельности ниже, ожидается и падение затрат и изначальный бюджет должен быть изменен, чтобы отразить данные изменения.

Ключевыми моментами при составление гибкой сметы (бюджета) являются:

Бюджет устанавливается в начале периода на основе предварительно рассчитанного уровня производства. Это изначальный бюджет.

Затем он изменяется,чтобы соответствовать фактическому уровню деятельности. Результат сравнивается с фактическими затратами и различия (отклонения) представляются соответствующим управляющим.

Гибкие бюджеты и отклонения

Использование гибких бюджетов позволяет прогнозировать затраты по различным уровням деятельности, делает возможным проведение значащего сравнения фактических результатов, но механика составления гибкого бюджета упрощает обстоятельства, существующие в организации.

Гибкие бюджеты признают постоянные к переменные затраты в отношении единой единицы измерения деятельности. В реальности на затраты могут влиять несколько различных единиц измерения и не на все затраты будет влиять одна и та же единица измерения.

Отклонения рассчитываются посредством сравнения фактических результатов с гибким бюджетом в тех случаях, когда в целях контроля затрат используется гибкий бюджет. С использованием надлежащих единиц измерения деятельности обеспечивается точное изменение (адаптация) затрат.

В противоположность этому, фиксированные бюджеты не делают поправок на любую разницу между фактической и сметной деятельностью. Это предполагает, что затраты являются постоянными и сравнения могут оказаться бессмысленными.