Деловые письма и их классификация. Общие правила деловой переписки.

Деловое письмо— обобщенное название различных по со­держанию документов, которые служат средством общения между учреждениями, частными лицами и учреждениями. Письма являются самым распространенным способом обмена информацией, они составляют большую часть входящих и ис­ходящих документов любого учреждения.

Существует целый ряд классификаций деловых писем. Так, по тематическому признаку корреспонденция разделяется на деловую и коммерческую. Деловыми (служебными) принято счи­тать письма, оформляющие организационные, экономические, правовые, финансовые и другие виды деятельности организа­ций. К ним можно отнести следующие виды писем: письма, содержащие просьбу, приглашение, напоминание, подтверж­дение, отказ, а также гарантийные, сопроводительные, инфор­мационные, рекламные письма. Коммерческими считаются пись­ма, составляемые при заключении и выполнении контрактов, при решении вопросов покупки и продажи, сбыта и снабже­ния. К ним относятся следующие виды писем: запросы, пред­ложения (оферты), рекламации (претензии) и др.

На основе функционального критерия выделяются:

1) письма, требующие ответа (просьба, требование, обраще­ние, предложение, запрос, представление);

2) письма, не требующие ответа (предупреждение, напоми­нание, приглашение, подтверждение, отказ, извещение, сопро­водительное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо, рекламное письмо). По этой классификации письма также делятся на инициативные и ответные.

По структурному признаку письма подразделяются на рег­ламентированные и нерегламентированные. Регламентирован­ные письма, составляемые по определенному образцу, решают «опросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуются в виде стандартных текстов. Нерегламентированные пись­ма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста (к ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления и др.). Язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентирован­ных использованием общелитературной лексики, большой ва­риативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла.

По признаку адресности служебные письма разделяются на обычные и циркулярные. Последние направляются из одного ис­точника в несколько адресов, как правило, подчиненных орга­низаций.

Письма оформляются на бланках для писем в двух экзем­плярах, один из которых после регистрации в журнале исходя­щих документов отправляется адресату, а другой (копия) хра­нится в деле.