Документы оперативной информации. Телефонограмма. Факс.

Телефонограмма — это документ, выделяемый в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текстов (пере­дается по телефону и записывается от руки). Теле­фонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С по­мощью телефонограммы передают несложные тексты, такие, как приглашение на совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней не должно быть более 50 слов и не рекомендуется употреблять трудно произносимые слова и сложные обороты.

Телефонограммы оформляются обычно на чистых листах бумаги. При большом количестве документов (более 200 в год) используются специально изготовленные бланки для телефо­нограмм. Текст телефонограммы содержит следующую информацию: название учреждения — автора документа; должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму; номер его телефо­на; наименование организации-получателя; должность и фами­лия сотрудника, принявшего телефонограмму; номер его теле­фона; дата номер телефонограммы; текст (не превышающий 50 слов); наименование должности лица, подписавшего доку­мент; его личная подпись; инициалы и фамилия.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудновыговариваемых и редкопроизносимых слов; информация должна быть краткой и точной.

Пример телефонограммы:

Управление пассажирского Руководителям служб

транспорта движения

Передала секретарь Приняла секретарь

А. И. Петрова, И.П. Иванова,

тел.4321212 тел. 422 03 15

ТЕЛЕФОНОГРАММА 18 ч. 20 мин.

18.05.2006 №43.

г. Пенза

19 мая с 13 до 16 ч. будет снято напряжение в контактной сети трамваев маршрутов 2 и 5. Заблаговременно известите пассажиров по линии названных маршрутов и организуйте по ним движение других видов транспорта.

Зам. Начальника городского управления

пассажирского транспорта М.В. Попов

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназна­чалась полученная информация.

Факс — любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую ин­формацию.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями предъявляемыми к виду отправляемого документа: при­каза, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно па факсу передают оперативную информацию, так как доку­мент, полученный по факсу, не обладает такой же юриди­ческой силой, как подлинник документа или его заверен­ная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.