Общие правила служебной переписки.

Выход на внешний рынок связан с необходи­мостью соблюдения определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом. В эти нормы входят правила ве­дения деловой переписки, выполнение которых поможет вы­годно представить деятельность организации, избежать недо­разумений, наладить долгосрочные контакты и в конечном счете способствовать коммерческому успеху.

Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д., переписка занимает до 80 % общего объема документации и является основным сред­ством управленческой коммуникации.

Письмо должно создать благоприятное впечатление об организации, ее деятельности и об авторе лично.

В деловом письме даже незначительное отступление от правил может сделать его юридически неправомочным.

Письмо содержит следующие реквизиты: «название органи­зации»; «справочные данные об организации»; «регистрацион­ный номер»; «дата»; «ссылка на регистрационный номер и дату»; «адресат»; «заголовок к тексту»; «текст»; «отметка о наличии приложений» (если они имеются); «подпись руководителя»; «отметка об исполнителе». Название вида документа в письме не указывается, за исключением гарантийного письма.

Структура текста делового письма — это последовательность: расположения его составных частей. Письмо обычно начина­ется с обращения. Наиболее общей формулой обращения яв­ляется: Уважаемый господин / госпожа / господа. Не рекомендуется использовать сокращения: г-н И.А. Пономарев, г-жа Л.Н. Лебедева. При обращении к должностным лицам высших; и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм воз­можно обращение с указанием должности и без фамилии: Уважаемый господин президент!, Уважаемый господин председатель!,; Уважаемый господин мэр!, Уважаемый господин министр. В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Игорь Михайлович! Подобное обращение обычно используется в письмах к лицам, с которыми установлены тесные партнерские отношения. При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обраще­ние: Уважаемые коллеги!

Наиболее рациональна структура текста официального пись­ма, состоящая из двух частей. В первой части излагаются фак­ты и события, решения вышестоящего учреждения (в этом слу­чае указываются полные данные: вид, автор, дата, номер и за­головок к тексту) и другие факторы, послужившие основанием для составления настоящего документа. Здесь рекомендуется использовать языковые формулы типа: ввиду срочности зака­за..., в подтверждение нашей договоренности..., в порядке оказа­ния технической помощи..., в связи с проведением совместных ра­бот..., в связи с указанием министерства..., в связи с возникшей необходимостью..., в ответ на Вашу просьбу..., в соответствии с предварительной договоренностью..., в целях усиления охраны, со­гласно Вашей просьбе... Уважение к адресату, внимание к затро­нутым вопросам, заинтересованность в совместной работе мо­жно выразить деепричастными оборотами: тщательно изучив Ваши предложения..., детально ознакомившись с Вашим проектом, внимательно рассмотрев Ваши замечания... Во второй части со­держатся выводы, просьбы, предложения, решения, распоря­жения. В конце текста, перед подписью, необходимо написать: С уважением, С надеждой на плодотворное сотрудничество и т.п.

Текст послания должен быть корректным. Следует исполь­зовать коммерческую лексику, четко выражать мысль и не до­пускать двояких токований.

В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и, наоборот, отрицательное решение, как советуют психологи, лучше помещать в конце письма. Формулируя отказ, нужно быть максимально корректным, чтобы не потерять партнера.

Подобно тому, как существует военный, дипломатический церемониал, существует свой церемониал и в делопроизводст­ве, который соблюдается, например, в практике подписания деловых бумаг в соответствии с должностным уровнем. Так, ответ на письмо, подписанное директором, должен также под­писать директор и лишь в крайнем случае — его заместитель. Однако ответ на письмо, подписанное заместителем директо­ра, может быть подписан директором.

Письмо готовят на фирменном бланке и отправляют в хо­рошо отпечатанном типографским способом фирменном кон­верте с обратным адресом. При этом должен быть выдержан единый фирменный стиль: единство цвета, шрифтов, симво­лики, наличие торговой марки или знака.

Деловые письма печатаются только на лицевой стороне листа.

Шрифты.ГОСТ 6.30—2003 не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Ос­новное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть хорошо читаемыми.

Наиболее щадящим для человеческого глаза является шрифт пишущей машинки. Поэтому в большинстве инст­рукций по делопроизводству при изготовлении документов в текстовом редакторе Microsoft Word рекомендуется приме­нять шрифты, приближенные именно к шрифту пишущей машинки: гарнитура Times New Roman, кегли 13, 14, 15; гарнитура Arial, кегли 12, 13, 14.

Оптимальным для зрения является шрифт Times New Roman 14-го кегля. При изготовлении таблиц могут использо­ваться меньшие шрифты, но не менее 10-го кегля. Контраст­ность печати должна обеспечивать качественное воспроизве­дение документа средствами копировально-множительной техники.

Текст. Максимальный размер письма — две страницы: боль­ший объем адресатом не воспринимается. Все подробности о товаре, его техническое описание и т.д. следует изложить в спе­циальном буклете, прикладываемом к письму.

В письме не должно быть ошибок, опечаток, неправильно или нескладно построенных фраз. Грамматические ошибки, отсутствие знаков препинания или неправильное их использо­вание могут свести на нет все усилия.

Для языка деловой переписки характерна нейтральность тона изложения. Правильно отобранные точные факты и убе­дительная аргументация, основанная на правилах формальной логики, а не на эмоциях, необходимы любому деловому пись­му.

Текст может быть представлен:

- от третьего лица единственного числа («Компания сообща­ет...»);

- от третьего лица множественного числа («Руководство инсти­тута и студенты приглашают...»);

- от первого лица единственного числа («Прошу...»);

- от первого лица множественного числа («Информируем...»).

Подписывать письмо надо чернилами цвета, отличного от того, которым был напечатан текст.

Деловые письма пишут на белой бумаге (для частных писем при желании можно исполь­зовать бумагу другого цвета). Конверт должен быть того же цвета и плотности, что и бумага. Нельзя пользоваться нестан­дартными конвертами и бумагой для переписки. Письмо склады­вается текстом внутрь, не более чем 2 раза. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в большом плотном конверте.

Отвечать на полученные письма или даже открытки жела­тельно как можно быстрее, не позднее чем через 3—5 дней после их получения. В случае задержки следует сообщить о получении, извиниться и объяснить причину несвоевременного ответа.

Итак, существуют определенные каноны написания дело­вых писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже организации, но и помешать заключению выгод­ных контрактов.