Особенности написания распространенных видов деловых писем.

Рассмотрим подробнее особенности наиболее распростра­ненных видов писем.

Письмо-просьбанаправляется в том случае, когда невозмож­но решить вопрос лично или по телефону. Этот вид писем обычно используется в деловых взаимоотношениях различных юридических лиц. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении, например:

В связи с утерей бывшей администрацией технического паспор­та на здание училища и невозможностью привести в соответствие все документы по собственности и аренде земельного участка про­сим Вас выдать правоустанавливающие документы, оформляемые при составлении реестра областной собственности.

Разновидностью письма-просьбы является ходатайство, которое содержит просьбу в оказании содействия при решении сложных или спорных вопросов, например:

В связи с тем, что основная деятельность нашего предприятия — оптовая торговля, просим дать разрешение на использование тор­говой выручки на хозяйственно-операционные нужды, команди­ровочные расходы и выдачу заработной платы.

Письма-просьбы предполагают обязательную реакцию ад­ресатов в виде писем-ответов.

Письма-ответыпо своему содержанию носят зави­симый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Пример:

На № 07/64-25 от 28.02.2006

О качестве продукции

Предлагаемая Вам магнитная лента, выпускаемая заводом, прошла сертификацию в Государственном сертификационном центре и признана соответствующей всем требованиям.

Приложение: Сертификат соответствия на ленту магнитную. Копия.

Наибольшую трудность вызывает составление письма-отка­за,содержащего отклонение предложения. Такое письмо состав­ляется по следующей схеме:

1) повторение просьбы;

2) обоснование причины отказа, почему просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;

3) констатация отказа или отклонение предложения.

В письмах-отказах не следует начинать текст с формулиро­вки самого отказа, целесообразнее сначала изложить причины. В таких письмах уместно применять языковую формулу «утвер­ждение через отрицание», например: завод не возражает; изда­тельство не отказывает; институт не отвергает. После таких конструкций уместна просьба сообщить дополнительные фак­ты, сведения, цифровые данные и т.п., чтобы на их основе впоследствии вернуться к рассмотрению вопроса. В письмах-отка­зах рекомендуется использовать следующие клише: Ваше пред­ложение отклонено по следующим причинам; считаем нужным сообщить Вам; Ваше предложение, к сожалению, не получило под­держки. Приведем пример текста письма-отказа:

Вашу просьбу о предоставлении помещения для оборудования офиса, к сожалению, выполнить не можем из-за отсутствия в на­стоящее время свободных площадей. Предлагаем вернуться к рас­смотрению данного вопроса в начале следующего года.

Письмо-подтверждениенаправляется в том случае, когда не­обходимо подтвердить получение документа или материалов. Иногда для ясности желательно коротко изложить содержание письма, на которое ссылаются. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением, замечаниями или ука­заниями, например:

Сообщаем, что завод «Труд» своевременно получил докумен­тацию на изготовление деревянных формовочных опор для литья. Документация включала 234 с. текста и 2 приложения по 25 с. каж­дое. Выражаем огромную благодарность.

Сопроводительное письмо составляется для сообщения адре­сату о направлении каких-либо документов, материальных цен­ностей, например об отсылке контрактов, спецификаций, ка­талогов, образцов товара, грузов. Эти письма выполняют ва­жную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. Их составление допу­стимо лишь в том случае, когда необходимо что-либо разъяс­нить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Текст сопроводительного письма обычно очень короткий и состоит из двух частей: в первой части содержится сообщение о высылаемом материале, во второй — уточняющие сведения. В сопроводительных письмах всегда употребляются стандартные глаголы: направляем, высылаем, посылаем, возвра­щаем, прилагаем. В конце текста сопроводительного письма де­лается отметка о наличии приложения. Приведем пример со­проводительного письма:

Направляю Вам постановление об отзыве заявок на реализа­цию арестованного имущества от 19.06.2005 № 154/8.

К информационным письмамотносятся письма-извещения, письма-сообщения, письма-заявления, а также рекламно-ин­формационные письма.

Цель информационного письма — своевременно информи­ровать другое предприятие или заинтересованное лицо о свер­шившемся факте или каком-либо мероприятии. Для информа­ционного письма достаточно подписи референта или секрета­ря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом.

Объем информационного письма колеблется от одного аб­заца до нескольких страниц. Нередко к информационным пись­мам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций, выпускаемой продукции, издаваемой литературы. В информационных письмах используются следующие клише: извещаем, что...; сообщаем, что...; доводим до Вашего сведения, что...; ставим Вас в известность, что... и др. Пример текста ин­формационного письма:

Сообщаем Вам, что нашей организацией получено поручение Российского фонда федерального имущества, указанного в заявке судебного пристава-исполнителя от 22 ноября 2005 г. № 965. Ис­полняем принятое поручение в соответствии с постановлением от 22.11.2005 № 89/02 и действующим законодательством.

Рекламное письмо— разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель — побудить адресата воспользоваться предлага­емыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.

Письмо-извещениепо своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом па запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие-либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.

Пример:

Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.12.2006 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в январе, феврале и марте 2007 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.

Гарантийное письмосоставляется с целью подтверждения определенных обещаний, условий, обязательств по каким-либо сделкам. Гарантироваться могут: своевременная оплата выпол­ненной работы, полученного товара, аренды и т.п.; качество, срок выполнения работ и т.д. Этот документ имеет повышенную юридическую значимость, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Желательно согласовывать текст с юридической службой. В письмах используются следу­ющие клише: предоплату/оплату, качество изделий, сроки вы­полнения работ, соответствие требованиям, надежность при эксплуатации гарантируем. Гарантийное письмо подписывает­ся руководителем и главным бухгалтером, на нем ставится пе­чать. Пример текста гарантийного письма:

МУП «Эдельвейс» гарантирует оплату по счет-фактуре от 15.04.2005 № 55/98 бензина АИ-80 в количестве 1000 л на сумму 12 000 руб. и бензина АИ-92 в количестве 200 л на сумму 2780 руб. до 18.04.2005.

Письмо-приглашениесодержит приглашение принять участие в семинарах, совещаниях и т.д., обычно адресуется руководи­телю организации, конкретному должностному лицу, но может быть адресовано и всему коллективу организации. При необхо­димости приглашения большого количества людей использу­ются тексты-трафареты с пробелами для фамилии, имени и от­чества. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие».

В тексте письма необходимо указать вид и название ме­роприятия, его программу, время и место проведения. Приведем пример текста письма-приглашения:

18 апреля 2005 г. в 11.30 Рослесхоз проводит селекторное сове­щание по вопросу о ситуации с лесными пожарами и лесонарушениями в лесах Российской Федерации. Совещание состоится в селек­торном зале междугородной телефонной станции по адресу: ул. Ор­джоникидзе, 18. Прошу Вас принять участие в работе совещания.

Письма-напоминаниянаправляют тогда, когда не удается с по­мощью переговоров или личного контакта получить необходи­мый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо напоминание, как правило, состоит из двух логических эле­ментов:

1) напоминания о необходимости ответа;

2) напоминания о выполнении принятых решений, догово­ренностей и указания мер, которые будут предприняты в слу­чае их невыполнения.

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, указыва­ет на то, что это напоминание. Пример письма-напоминания:

Напоминаем, что в 2005 г. соглашение между Главным управле­нием образования Администрации Самарской области и Роскни-гой подписано не было. Поэтому оплачивать торговую наценку в размере 25 % Главное управление образования не будет.

В последнее время стали часто использоваться письма-бла­годарности. В них содержится благодарность за предложение, своевременный ответ, участие в мероприятии, качественно вы­полненную работу, например:

Благодарю Вас за участие в презентации Мастер- и Бизнес-пла­нов Международного Аэропорта. Это событие стало очередным этапом на пути реконструкции аэропорта. Мы уверены, что при поддержке Администрации области и заинтересованных лиц мы сможем обеспечить лидерство модернизации системы аэропортов России путем предоставления высококачественного обслуживания на коммерческой основе при соблюдении экологических требова­ний и в соответствии с экологическими стандартами. Надеюсь, что наше дальнейшее сотрудничество будет взаимовыгодным.

Письмо-запрос— это коммерческий документ, представля­ющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложе­ние на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

Служебное письмо, содержащее запрос, имеет следующую структуру:

• обоснование актуальности запроса;

• содержание запроса;

• ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен;

• формулирование гарантии.

Текст письма-запроса о финансовом положении фирмы, как правило, содержит гарантии соблюдения конфиденциальности. Пример текста письма-запроса:

Учитывая важность укрепления связей предприятия с угледо­бывающими районами, просим Вас изучить возможность участия Вашего предприятия в выполнении заказов (перечень проблем при­лагается).

Письмо-предложение (оферта) — это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конк­ретных условий. В предложении обычно указываются наиме­нование и количество товара, услуг, условия платежа, срок по­ставки, род упаковки и другие условия сделок.

Предложение может быть твердым и свободным. Если пред­ложение делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным ус­ловиями предложения, оно считается твердым. Если срок дей­ственности предложения отсутствует или оно рассылается в несколько адресов, оно считается свободным. Пример текста письма-предложения (оферты):

Мы рады предложить Вашей фирме заключить с нами договор о проведении рекламной кампании для продвижения на рынке нашей новой продукции: хрустальные светильники, люстры, ук­рашения для интерьера. Срок проведения рекламной кампании — 1 квартал 2005 г. Условия сделки — предварительная оплата в раз­мере 50 % от общей стоимости.

В последнее время широкое распространение получило пись­мо — предложение о совместном сотрудничестве.Текст письма состоит из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребляется не всегда. Пример текста письма — предложения о совместном со­трудничестве:

ОАО Объединение «Вымпел» просит рассмотреть вопрос о рас­ширении взаимовыгодного сотрудничества с Вашим регионом по организации фирменной торговли на рекомендуемых Вами пред­приятиях. Наше объединение является крупнейшим в России про­изводителем верхней женской, мужской и детской одежды с днев­ным выпуском свыше 1300 единиц. Постоянное участие моделье­ров и конструкторов предприятия в международных выставках моды в Париже, Милане и Дюссельдорфе позволяет обеспечивать < европейский уровень дизайна и качества выпускаемой продукции. По данным аналитического отдела объединения, годовой оборот \ нашей продукции, отпускаемой частным лицам за наличный рас­чет в Ваш регион, составил свыше 7,5 млн руб. При этом средняя ! наценка для покупателей составила свыше 46,5 % от отпускной цены объединения. Готовы создать на базе рекомендуемого Вами предприятия современный специализированный магазин, прове­сти обучение персонала, решить все вопросы обеспечения его эф­фективной работы, предложить населению более низкие цены. Наш опыт организации аналогичных предприятий в других ре­гионах России показывает, что торговая площадь должна быть не менее 150 кв. м. Месторасположение — наличие остановок общест­венного транспорта, желательно не арендное предприятие. Готовы выехать на согласованные с Вами предприятия для совместного об­суждения нашего сотрудничества.

В ответе на предложение (акцепте) в случае принятия усло­вий предложения адресант подтверждает его принятие, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения счи­тается выдача заказа или заключение контракта. Если положи­тельный ответ не исключает возражений по отдельным пунк­там, между партнерами завязывается переписка. Если покупа­тель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в покупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие.

Пример ответа на предложение (акцент):

В соответствии с достигнутой договоренностью Фонд развития профессиональных связей и информации в области страхового дела подтверждает свое намерение об организации и проведении в ок­тябре 2005 г. совместно с ВЦ «ЭКСПО-ДОМ» в г. Самара выставки «Страхование Поволжья—2005». Проведение выставки планирует­ся с участием Самарской инспекции страхового надзора и Союза страховщиков Поволжья. Ориентировочное количество участни­ков — 40 страховых компаний. Прошу направить в наш адрес про­ект договора с ВЦ «ЭКСПО-ДОМ».

Письмо-рекламация (претензия, требование) представляет собой изложение претензий к качеству товара или оказываемых услуг, срокам поставки, упаковке, маркировке, платежу и тре­бование возмещения убытков. Претензионная переписка, как правило, носит нестандартный характер, ибо у каждой спорной ситуации есть своя причина возникновения, пути урегулирова­ния и возможные последствия. Необходимым компонентом рекламации являются основания для предъявления претензий, аргументация, доказательства (ссылки на нормативные акты и документы, например на технические условия, акт экспертизы, акт приемки, акт испытаний, коммерческий акт и др.), конк­ретные требования со стороны, предъявляющей претензию (на пример, требование замены некачественного товара качествен­ным или уценки товара, требование допоставки недостающего количества товара, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта и возмещения убыт­ков в связи с недовыполнением контракта). Несогласие с точ­кой зрения, возражение, отказ неблагоприятны для собеседника речевыми действиями и требуют этикетного оформления по­средством специальных формул: Просим Вас рассмотреть нашу претензию; Просим дать согласие на возврат бракованного това­ра; К нашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что качестве? поставляемого Вами товара не удовлетворяет требованиям. В качестве заключительных предлагаются фразы: Рассчитываем, что наши замечания будут учтены; Будем признательны за срочное выполнение нашего заказа; В противном случае Вам будут предъ­явлены штрафные санкции. Стиль письма должен быть выдержан в нейтральном тоне. Композиция письма-претензии тако­ва: текст рекомендуется начинать с описания сложившейся си­туации, затем перечисляются предъявляемые претензии, после чего необходимо изложить требования. Концовка письма должна быть позитивной. Обычно к письму прилагается акт экспер­тизы поставленного товара. Пример текста письма-рекламации:

По контракту № 24 от 17.10.2005 Ваше предприятие должно было поставить товар не позднее 01.12.2005. Однако в нарушение п. 4.1 контракта товар был поставлен с опозданием на 22 дня. На основании п. 5.4 контракта наша фирма начисляет Вам пени в раз­мере ... руб. Указанную сумму просим перевести в течение пяти банковских дней на наш расчетный счет № ... в «Инкомбанке». В случае неуплаты этой суммы в предлагаемый срок мы будем вы­нуждены обратиться в арбитраж.

Приложение: Акт приема товаров № 23 от 23.12.2005.