Системи автоматизації діловодства і документообігу

Сьогодні на ринку систем автоматизації роботи з документами представлено велику кількість продуктів з різноманітними на­звами. Через чисельність і часте змішування термінів оцінити ту чи іншу систему досить важко. Головним при цьому є правильне визначення об'єкта автоматизації та функцій системи.

Об'єктом автоматизації може бути діловодство або докумен­тообіг. Діловодство — це діяльність зі створення документів та Організації роботи з ними. Під організацією роботи з документа­ми розуміють створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів. Рух документів в організації з моменту їх одержання або створення до завершення виконання або відправ­лення позначається як документообіг. Документообіг становить близько 15—20 % діловодства.

Діловодство і документообіг є окремими випадками більш загального поняття управління документами, яке, окрім них, включає ведення великих архівів документів, їх перетворення з однієї форми в іншу (наприклад, сканування і розпізнавання або публікація в Інтернет), розмежування і контроль доступу, координацію дій співробітників, а також тісну інтеграцію з офісними і прикладними програмами, що є інструментами об­робки документів.

Сучасне українське діловодство здебільшого є спадком радян­ської системи. Залежно від виконуваних функцій розрізняють ор­ганізаційно‒розпорядницьке, бухгалтерське, нотаріальне, кадро­ве, технічне, медичне, військове та інші види діловодства. Кожний з них має свої відмітні риси, але спільним для будь‒якої галузі та функції управління є організаційно‒розпорядницьке (адміністративне) діловодство. Тому в разі впровадження систе­ми автоматизації найчастіше йдеться про цей вид. Організаційно‒розпорядницькі документи такі:

•організаційні — положення, статути, інструкції, правила;

•розпорядницькі — постанови, розпорядження, накази, вказів­ки, рішення;

•довідково‒інформаційні — листи, доповідні і пояснювальні записки, протоколи, акти, огляди, звіти, стенограми, списки, пе­реліки, реєстраційно‒контрольні картки, графіки і т. ін.

Щодо системи управління розрізняють потоки вхідних (тих, що надходять), вихідних (тих, що відправляються) та внутрішніх документів.

Кожен документ у процесі свого життєвого циклу проходить певні стадії, які мають бути автоматизовані: створення, візування та узгодження, підписання та затвердження, реєстрація, розгляд, виконання, списання у справу, збереження, знищення. На етапі створення документ не має юридичної сили і є лише проектом. Після завершення підготовки, погодження, підписання, затвер­дження, проставлення печатки і штампу проект стає власне до­кументом, набуває юридичної чинності і може використовувати­ся для доказу в суді і т. ін. Усе сказане стосується паперових документів, оскільки в національній правовій системі процедура експертизи справжності, доказу в суді, система реєстрації підпи­сів (підпису фізичної особи на паспорті) і печаток застосовують­ся поки тільки до паперових документів. Можливість застосуван­ня такої процедури і відрізняє документ від простого тексту на папері чи будь‒якому іншому носії.

Таким чином, необхідною умовою переходу до автоматизовано­го документообігу є надання правового статусу електронним доку­ментам. За відсутності правової регламентації в національному масш­табі можливе використання тільки закритої (не зв'язаної із систе­мами інших установ) корпоративної системи електронного діловод­ства. В Україні ця проблема вирішується з ухваленням Закону «Про електронні документи та електронний документообіг», згідно з яким електронний документ — це документ, інформація в якому подана в електронній формі, що містить необхідні реквізити, зокрема електронний цифровий підпис. ЦП відрізняє електронний Документ від звичайних файлів, дає змогу встановити його автентич­ність — підтвердити, що змістовна інформація документа не за­знала змін з моменту його підписання і документ підписаний пев­ною особою. Отже, після накладання електронного підпису документи набирає юридичної сили. За винятком випадків, передбачених законом, електронний документ і звичайний документ на папері, які є ідентичними за змістом та реквізитами, мають однакову юридичну силу. При цьому кожний з електронних примірників уважається оригіналом електронного документа.

За реалізованою концепцією розрізняють автоматизовані сис­теми, зорієнтовані на вітчизняне і західне діловодство. Вітчизня­не діловодство характеризується вертикальною спрямованістю — документ, що надходить в організацію, після реєстрації переда­ється керівникові, який після розгляду документа накладає резо­люцію із зазначенням відповідального виконавця. Далі документ надходить до відповідального виконавця, який або виконує до­кумент, або направляє його на виконання своїм підлеглим. Після виконання документ передається у зворотному напрямку з ниж­нього рівня ієрархії до верхнього, де приймається звіт про вико­нання. На Заході звичною є горизонтальна схема — документи відразу направляються виконавцям без доповіді вищим керівни­кам. Ще однією важливою відмінністю нашої практики є наяв­ність органу, що контролює виконання документа — перед відправ­ленням документа відповідальному виконавцеві він ставиться на контроль. Таким чином, третя особа — діловод — завжди знає, у кого перебуває документ на виконанні і коли він має бути вико­наний. Такі відмінності у веденні діловодства спричиняють сут­тєву різницю між системами західних і вітчизняних та російських розробників.

Стосовно завдань управління документами і застосування ІТ чіткої класифікації систем не існує. Можна навести такий загаль­ний розподіл.

Засоби автоматизації офісної діяльності — текстові редактори для підготовки і коригування докумен­тів, процесори електронних таблиць, програми генерації запитів за зразком з різних БД, мережні планувальники для призначення робочих зустрічей і нарад, засоби розробки і демонстрації презен­тацій, словники і системи порядкового перекладу, програми по­силки і прийому факсів, електронна пошта для обміну повідом­леннями і пересилання файлів. Це можуть бути окремі пакети (Word. WordPerfect. Excel. Lotus1‒2‒3 тощо), інтегрований пакет програм (МS Works) або узгоджений набір пакетів (Місrosoft Office або Corel Perfect Office). Для створення додатків на основі цих пакетів використовують макромови чи діалекти Ваsіс (Word Basic, Basic Ехсеl та ін.) або єдину мову для розширення додат­ків. Для багатьох пакетів характерне використання так зва­них «майстрів» Wizard), які в режимі діалогу допомагають кори­стувачеві виконати складну процедуру.

Автоматизовані системи контролю виконання докумен­тів (АСКВД) призначені для обліку всієї документації установи, поставлення на контроль і контролю за виконанням до­кументів (нагадування про наближення строків закінчення ви­конання документа, повідомлення про прострочені документи тощо). З цією метою у системах передбачається ведення жур­налу реєстрації і контролю або реєстраційно‒контрольних кар­ток документів. Такі системи побудовані на основі персональ­них СКБД і використовуються персоналом з діловодства і групами контролю.

Електронні архіви — системи автоматизації, призначені, на­самперед, для фізичного збереження електронних копій докумен­тів та їх пошуку. Основою таких систем є персональна або клієнт‒серверна СКБД. Документи зберігаються або у базі даних, або у файловій системі. Недоліком першого варіанта є прив'язка до конкретної СКБД і складність відновлення після збоїв, а дру­гого — низький рівень захищеності інформації. Електронні архі­ви забезпечують пошук як за атрибутами, так і за змістом доку­ментів і можуть включати функції з контролю за виконанням документів.

Якщо в АСКВД реалізується традиційний облік документів із заміною паперових журналів обліку на електронні, то електронні архіви передбачають принципово новий погляд на документо­обіг — у системі зберігаються не тільки реєстраційні та контрольні картки, а й повний текст документа і його зображення. При цьому полегшується пошук і відновлення документа, його тира­жування і розсилання, заповнення полів карток і посилання на документ (дані автоматично розпізнаються з образу документа і переносяться в картку або новий документ). Водночас такий під­хід вимагає більше ресурсів (насамперед, пам'яті ЕОМ) і додат­кового обладнання (сканер, лазерний принтер), система працює ефективно лише в умовах комп'ютерної мережі, її експлуатація ускладнюється, що підвищує вимоги до користувачів та обслуго­вуючого персоналу.

Системи організації групової роботи (групове забезпечення, groupware) зорієнтовані на автоматизацію роботи невеликих колек­тивів і підтримують коректне спільне використання інформації гру­пою користувачів. Основним призначенням цих систем є автомати­зація офісної діяльності, документообігу, координації користувачів під час виконання поточних проектів і відстеження їх здійснення. В основу покладено електронну пошту, яка «знає» належність корис­тувача до тієї чи іншої групи, структуру проекту та склад робочих груп і «вміє» розсилати повідомлення належним чином згідно з їх­нім призначенням. При цьому відсутня структуризація проведення робіт — правила їх виконання у системі не визначаються.

Системи автоматизації ділових процесів (САДП, системи автоматизації управління потоками робіт, wоrkflow‒системи) застосовуються, насамперед, для автоматизації документообігу і рутинних багатокрокових офіс­них операцій. Серед найбільш відомих розробок можна назвати системи Staffware, ActionWorkflow System, “ОРТіМА‒WorkFlow”. Будь‒яка САДП грунтується на комбінації таких технологій, як електронна пошта, управління проектами, робота з базами даних, об'єктно‒орієнтоване програмування, САSЕ‒технології.

Дуже часто терміни «grоuрwаrе» та «wоrkflоw» використову­ються як синонімічні. Однак, «grоирwаrе» є загальним терміном, який охоплює широкий спектр специфічних додатків групової роботи (календарне групове планування, спільне використання інформації, «дошки оголошень», форуми дискусій тощо). САДП є складовою цієї групи додатків. Із суто технічного погляду wоrk‒системи одночасно обслуговують множину працівників і множину задач, тоді як grоuрwаrе ‒додатки паралельно обслуго­вують множину користувачів і тільки одну задачу. Інші відмінно­сті САДП такі:

• специфічність систем, зумовлена специфікою ділових про­цесів. Наприклад, на відміну від додатків календарного групово­го планування, які є стандартними для будь‒якої організації, ав­томатизація ділових процесів — це технологія, яка допомагає користувачеві створювати додатки, необхідні саме йому;

• докладне визначення маршрутів, правил і ролей. Додаток колективного використання інформації стає додатком автомати­зації управління потоками робіт тоді, коли визначений специфіч­ний маршрут (наприклад, від А до В, від В до С), встановлені ро­лі (наприклад, А — організатор, В — юрист, С — ОПР) і зазначені певні правила («Контракт дійсний, якщо його схвалив С; якщо С його відхилив, контракт повертається до А, який вно­сить необхідні зміни»).

Системи керування (електронними) документами вважаються універсальними і мають забезпечувати:

• ведення довідника користувачів на основі організаційно‒штатної структури організації;

• ведення журналів реєстрації і контролю виконання документів;

• контроль термінів виконання документів, оповіщення вико­навця і діловода про наближення термінів контролю та про доку­менти, не виконані вчасно;

• збереження документів у системі;

• підтримку шаблонів документів, складених документів, вер­сій і підверсій, перехресних посилань між документами;

• відстеження документів поза системою, виписування доку­ментів із системи;

• пошук документів за атрибутами, повнотекстовий та нечіт­кий пошук;

• розробку документів, включаючи колективну розробку;

• візування, узгодження та затвердження документів;

• документообіг — усі види маршрутизації, автоматичне роз­силання повідомлень, обмін повідомленнями і дорученнями усе­редині системи, формування реєстрів відправлення до зовнішніх організацій;

• ведення класифікаторів документів (за типом, видом тощо), довідників зовнішніх і внутрішніх організацій та ін.;

• суворе розмежування повноважень у системі, підтримку ро­лей, протоколювання та аудит дій користувачів;

• шифрування, цифровий підпис;

• ведення справ документів, списання документів у справу, передачу справ на збереження в архів;

• формування необхідних звітів, зокрема статистичних звітів з діловодства організації.

Системи керування документами ґрунтуються на промисло­вих СКБД (Оrасlе, Іпfогmіх, МS SQL, Server, Sybase). Документи можуть зберігатись як у БД, так і у файловій системі. Обмін документами між користувачами здійснюється підсистемою обміну і маршрутизації документів, найчастіше роль цієї підсистеми ви­конують workflowсистеми. Часто у складі систем присутні редак­тори довідників, реєстраційно‒контрольних карт для задання атри­бутів різних видів документів.

Загальні вимоги до системи автоматизації діловодства/до­кументообігу з будь‒якої названої категорії такі:

• зручність і простота в адмініструванні та користуванні;

• масштабовуваність — система має підтримувати будь‒яку кількість користувачів, її здатність нарощувати свою потужність має визначатись тільки потужністю відповідного апаратного за­безпечення;

• розподіленість — система має підтримувати роботу з доку­ментами у територіально‒розподілених організаціях, а також вза­ємодію з віддаленими користувачами;

• модульність — система має складатись з окремих модулів, інтегрованих між собою, що дає можливість замовникові ви­бирати й упроваджувати компоненти згідно зі своїми потре­бами;

• відкритість — система повинна мати відкриті інтерфейси для можливої доробки та інтеграції з іншими системами;

• переносимість — можливість використання на різних апарат­них платформах у середовищі різного системного програмного забезпечення.