Системи автоматизації ділових процесів

Автоматизація завжди розглядалась як засіб підвищення ефек­тивності управління. Але позитивного результату неможливо до­сягти в разі використання комп'ютерів як друкарських машинок, а ЛОМ — для тривіального обміну файлами. Водночас варто враховувати, що вигоди від автоматизованого виконання опера­цій (прискорення, спрощення і т. ін.) далеко не завжди компен­сують необхідні витрати. Розуміння такої ситуації призвело до появи в 1990 році принципово нової концепції підвищення ефек­тивності функціонування компаній — бізнес‒процес реінжинірингу. За визначенням, ВРК — це фундаментальне переосмислення і радикальне пере­проектування бізнес‒процесів для досягнення докорінного по­кращення основних показників діяльності — вартості, якості, по­слуг, швидкості. При цьому новітні ІТ розглядаються як інструмент реконструкції існуючих бізнес‒процесів.

ІТ за своєю сутністю створюють умови для вдосконалення бізнес‒процесів. Так, електронні комунікації дали змогу перебороти обмеження в розподілі та оновленні інформації, притаманні «па­перовій» технології, а технології «клієнт‒сервер» створили перед­умови для децентралізації прийняття рішень, залишивши проте практично без змін процеси комунікацій і координації. У цьому контексті особливого значення набувають workflow‒системи, які слід розглядати не як окремі додатки, а як засоби інтеграції діло­вих процесів підприємства.

Діловий процес — це ло­гічно завершений набір операцій (ділових процедур), що підтри­мують структуру підприємства і реалізують його політику, спря­мовану на досягнення поставленої мети. Ідеологія САДП ґрунтується на твердженні, що здебільшого ділові процеси мають такі характеристики:

• складаються зі скінченного набору завдань, що виконуються заданим чином;

• до їх виконання залучено численних працівників з різним ступенем відповідальності;

• вони полягають у вивченні, створенні, обробленні та переда­ванні інформації у різних формах (не тільки у формі документів);

• мають деяку мету, можливо, не очевидну всім учасникам.

Ділова процедура — це логічний етап ділового процесу, який необхідно реалізувати для його завершення. Наприклад, діловий процес «Обробка вхідного документа» складається з процедур ре­єстрації документа, видачі резолюції, постановки на контроль, ви­конання резолюції, контролю виконання, перевірки результатів.

Для відокремлення понять «виконання документа» і «виконан­ня доручення» використовується термін «робота», який позначає конкретне доручення, що виконується в рамках ділового процесу і складається з певних процедур. Опис роботи містить формулю­вання завдання, деяку інформацію у вигляді коментарів і, можли­во, один чи кілька прикріплених документів, необхідних для вико­нання поставленого завдання. Робота складається з окремих етапів, для кожного з яких задається часовий інтервал, протягом якого він має бути завершений, і режим виконання. Очевидно, що тут поняття роботи є ширшим, ніж «документ», а поняття руху ро­біт ширше за «рух документів».

Конкретні процедури виконуються за правилами. Правило оброб­лення процедури — це деяка умова, дотримання або недотриман­ня якої викликає визначені дії. Такі правила можна поділити на пра­вила оброблення даних і правила маршрутизації. Правила маршру­тизації визначають сценарій реалізації ділового процесу, послідов­ність виконання його процедур. Прикладом різної маршрутизації одного об'єкта може бути правило розгляду вхідних документів і накладання резолюцій на них: «Документи, що належать до групи особливо важливих, розглядає і розписує керівник, а решту — його заступники, відповідно до кола питань, якими вони відають».

Залежно від визначеності порядку виконання процедур розріз­няють жорстку і вільну маршрутизацію. Жорстка маршрутизація задається у випадку, коли порядок виконання процедур відомий заздалегідь і не залежить від результату виконання попередньої процедури. Іншими словами, завершення однієї процедури при­водить до автоматичного запуску іншої. Вільна маршрути­зація (умовна або аd hос‒маршрутизація) визначається умовами, виконання або невиконання яких з'ясовується тільки після завершення попередньої ділової процедури. У цьому разі не можна сказати заздалегідь, яку процедуру буде запущено після вико­нання поточної, це визначає учасник ділового процесу з відповід­ними правами.

Залежно від порядку проходження процедур розрізняють послі­довну і паралельну маршрутизацію. Послідовна маршрутизація пе­редбачає виконання ділових процедур одну за іншою. Чергова про­цедура розпочинається тільки після завершення попередньої. Таким чином, у певний момент часу може виконуватись тільки одна про­цедура. За паралельної маршрутизації відбувається кілька ділових процедур одночасно. Це можливо, якщо такі процедури незалежні і їх виконання не вимагає результатів виконання інших.

Маршрути можуть бути складнішими, ніж прості послідовні чи паралельні. У деяких випадках задаються комбіновані марш­рути з послідовних і паралельних елементів, а в деяких — умов­ні, з переходами залежно від стану тих чи інших змінних. Марш­рутизація також може передбачати контроль виконання. Це поняття охоплює контроль доставки завдання, контроль ознайом­лення із завданням, власне контроль виконання, моніторинг за­вдання, повідомлення про порушення термінів виконання, істо­рію виконання завдань, контроль якості виконання.

Ще одним важливим компонентом опису ділового процесу є розподіл ролей між його учасниками. Роль визначає набір дій у рамках ділового процесу, який учасник має виконати для досяг­нення мети процесу. Під час визначення ролі закріплюються міс­це її розташування, функції, права доступу. Учасник може бути членом певної робочої групи, тоді на нього поширюються всі ха­рактеристики цієї групи. Існують три типи ролей:

• ініціатор роботи — це учасник ділового процесу, який формулює зміст роботи, описує її, запускає на виконання, здійснює контроль і приймає результати;

• виконавець роботи — це учасник ділового процесу, який ви­конує роботу, а також звітує і несе відповідальність за її резуль­тати. За наявності відповідних прав виконавець може створювати нову роботу як частину тієї, що доручена йому, і призначати но­вих виконавців. Таким чином він сам стає ініціатором робіт, — створюється традиційна ієрархічна структура управління з кіль­кома рівнями підпорядкованості;

• спостерігач — це учасник ділового процесу, який відстежує виконання роботи.

Формалізований опис ділового процесу та ділових процедур. що входять до його складу, правил їх виконання і ролей учасників процесу називають моделлю процесу. Модель процесу є ре­зультатом ретельного обстеження та аналізу об'єкта автоматиза­ції на предмет оптимізації його діяльності. Із цією метою засто­совуються традиційні методології системного аналізу, такі як SАDТ чи DFD. Існують і спеціалізовані методології, що підтри­муються окремими САДП.

Модель ділового процесу вводиться у САДП під час впрова­дження системи за допомогою спеціалізованих формальних мов (скриптів) або графічних засобів. Одержана карта ді­лового процесу зберігається в базі даних. Зафіксована модель може змінюватись у процесі використання системи. Ця процеду­ра не потребує перепрограмування, її виконує безпосередньо ко­ристувач.

У процесі використання САДП керівник або його секретар оформляє розпорядження у вигляді роботи, для якої описуються строки її початку, завершення та інші характеристики. Якщо ви­конання роботи вимагає ознайомлення з тим чи іншим докумен­том, представленим в електронній формі, він може бути прикріп­лений до опису роботи для передавання користувачеві.

Згідно з описаними характеристиками САДП передає ініційо­вані роботи виконавцю або кільком виконавцям, дотримуючись термінів передавання, виду маршрутизації та інших умов. На фі­зичному рівні інформація про роботи (карти робіт) і документи, прикріплені до робіт, можуть зберігатись у базі даних (на серве­рі), а користувачам передаються тільки права доступу до них.

Виконавець, одержавши завдання, приступає до його виконання. Якщо виникає потреба в уточненні завдання або оперативному уз­годженні, за допомогою системи формулюється відповідний запит.

При переході роботи від одного учасника до іншого до неї мо­жуть додаватися нові дані — «дані про виконання роботи». Вони або вводяться виконавцем у спеціальну екранну форму, яка описує роботу, або генеруються системою самостійно. Зокрема, система генерує дані про час проходження роботою чергового етапу, поточ­ний статус роботи (ініційована, завершена, відкладена), її місце­знаходження і т. ін. Саме ця інформація потрібна ініціаторові ро­боти для координації процесу і контролю за його виконанням. САДП забезпечує передавання такої інформації в режимі реально­го часу, усуваючи можливість втрати даних і скорочуючи час їх­ньої передачі. Одержана інформація є основою для вироблення рішень, які теж оформляються у вигляді робіт. Використання САДП дає змогу значно підвищити рівень обґрунтованості рішень завдяки своєчасному інформуванню керівництва про стан справ.

Таким чином, функціонування САДП дозволяє створити і під­тримувати чітку технологію життєдіяльності всього апарата управ­ління. Воно сприяє належній організації робіт, удосконалює зворот­ні інформаційні зв'язки, зміцнює трудову дисципліну і підвищує організаційну культуру. Поєднання технологій workflow з Web‒технологіями дає змогу розширити комунікації та координацію у сере­довищі розподіленого прийняття рішень за межі окремої установи у рамках систем електронної комерції та віртуальних підприємств.