Прикладне програмне забезпечення

Для підготування, опрацювання, передавання, контролювання й зберігання документів за допомогою ПК використовується таке програмне забезпечення:

• операційна система (ОС), тобто базова програма, під керуванням якої працює комп'ютер;

• текстовий редактор;

• електронні таблиці;

• система керування базами даних (СКБД);

• комунікативні програми для роботи з факсами й доступу в

Internet;

• утиліти (допоміжні програми, що оптимізують роботу комп'ю­тера).

Як правило, використовуються також:

• OCR (Optical Character Recognition System) — програми оптич­ного розпізнавання текстів для перенесення документа, виготовле­ного на папері, в комп'ютер за допомогою сканувального пристрою;

• електронні словники й перекладачі. На підприємствах, в організаціях, установах, фірмах можуть за­стосовуватися різні версії одних і тих самих програм.

Як приклад розглянемо широко застосовувані в Україні локалізова­ні (перекладені російською мовою) програмні продукти фірми «Microsoft»: офісні додатки Microsoft Office Professional — Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook (операційна система — Windows 98).

Microsoft Word ‒ це офісний додаток для опрацювання текстів. Його можна використовувати для виготовлення будь‒яких документів, бюлетенів, брошур, буклетів, нанесення надписів і зображень на конверти тощо.

Продукти, створені у Word, можуть містити текст, графіку, звук відеокліп тощо. Word дає змогу легко оформляти документи, автоматично формувати абзаци, вирівнювати їх, центрувати, задавати абзацні відступи, форматувати текст, розбивати його на стоянки переносити фрагменти тексту, змінювати шрифти, береги міжрядкові інтервали, виправляти орфографічні й граматичні помилки безпосередньо в процесі створення документа. Крім цього у Word є вбудовані засоби інтегрування графіки в документ (можна використовувати WordArt і OfficeArt для створення ефекту об'єму й надання продуктові різних форм). Підтримання фонових зображень дає змогу створювати привабливі продукти для відображення на екрані чи розміщення в Internet.

Microsoft Excel — це програма оброблення електронних таблиць, що використовується як електронна бухгалтерська книга для відслідковування й аналізу фінансової та іншої числової інфор­мації. Матриця Excel складається з комірок, в які вводять числові й текстові дані, математичні формули, що складають електронну таб­лицю. Excel здійснює обчислення в електронній таблиці, визначає їх результати й відображує останні в комірках замість формул. Таким чином, формула діє «за лаштунками» й генерує результат, відобра­жений в електронній таблиці.

Програма Excel дає змогу також працювати зі списками даних (подібно до системи керування базами даних), створювати дво‒ й тривимірні діаграми на основі даних електронної таблиці. Крім того, в електронні таблиці Excel можна вбудовувати графіку й текст з інших додатків Office (Word, PowerPoint).

Офісний додаток Excel застосовують переважно для виготовлення звітно‒статистичної, планової, конструкторської, розрахунково‒гро­шової та інших систем документації.

Microsoft PowerPoint дає змогу проводити презентації під час виставок‒продажів, семінарів і т. д., тобто надавати інформацію для групи людей із застосуванням тексту й графіки. Інакше кажучи, PowerPoint працює як електронна програма з демонстрацією слайдів (сторінок із текстом, прозорих плівок тощо, які виводяться на екран проектуванням зображення з дисплея комп'ютера користувача на монітор більшого розміру). При цьому оператор може проглядати інформацію разом зі своїми нотатками, тоді як аудиторія на вели­кому моніторі бачить лише відображення слайдів. На основі цих слайдів можна створювати реальні фотографічні слайди, призначені для показу за допомогою діапроектора. Слід зазначити, що презен­тації у PowerPoint не обмежуються демонструванням статичних зобра­жень: можна використовувати ефекти анімації, звук, розповіді тощо.

Microsoft Access — це потужна програма опрацювання баз практично будь‒яких типів даних, котру можна використовувати для їх зберігання, сортування та керування ними. Access є програмою керування реляційними базами даних (тобто такими, записи яких можна зіставляти одні з одними та іншими джерелами даних і аналізувати для створення динамічного джерела даних). Уміст такої бази може змінюватися в результаті сортування, запитів чи інших операцій із даними. Програму Access легко використовувати. База даних визначається простим задаванням полів даних, які мають міститися в базі (наприклад, ім'я, адресата індекс). Користувач може легко створювати форми даних, які допоможуть уводити дані в базу. Крім того, інтеграція Access із VBA дає змогу розробляти потужні користувацькі програми для введення даних і керування ними, а також експортувати дані в інші додатки, в тому числі в додатки Microsoft Office 97.

Microsoft Outlook — це водночас програма оброблення елек­тронної пошти й менеджер особистої інформації (Personal Informa­tion Manager — РІМ). Даний програмний додаток спирається на базові компоненти опрацювання повідомлень, що забезпечуються Microsoft Exchange та Windows 98. Outlook підтримує кілька систем керування повідомленнями, які правлять за додаткові модулі й дають змогу обробляти повідомлення різних типів, а також працювати з різними серверами повідомлень. Outlook підтримує Microsoft Mail, Internet Mail, Microsoft Network і CompuServe різних виробників, а це означає, що електронну пошту від CompuServe та з Internet можна зібрати в одній поштовій скриньці й читати та опрацьовувати її за допомогою єдиного інтерфейсу — Outlook.

Окрім підтримання електронної пошти. Outlook дає змогу над­силати й одержувати факси (якщо встановлено факс‒модем) за допомогою систем керування повідомленнями Microsoft Fax і Delrina WinFax.

Засоби РІМ уможливлюють керування адресною книгою, роз­кладом зустрічей, здійснення планування, ведення нотаток тощо. Підтримуючи такий широкий спектр завдань, Outlook є важливою складовою Office. Інформацію Outlook можна легко інтегрувати з іншими додатками Office. Наприклад, адресну книгу Outlook можна застосувати для створення поштових етикеток або листів у Word.

Рубрика “Цікаво”