Закономерности управления в социальной работе 4 страница

Открытая система активно использует ресурсы внешней среды и предоставляет ей свою продукцию, работы и услуги. Организация вынуждена постоянно приспосабливаться к окружающей среде: она должна находить и приобретать нужные ей ресурсы, воспринимать изменения внешней среды и реагировать на них, поставлять свои услуги потребителям, а также контролировать и координировать свою внутреннюю деятельность под воздействием изменений факторов внешней среды в условиях неопределенности.

В социальной работе организации в полной мере зависят от внешней среды, так как получают ресурсы из бюджетных средств и выполняют социальный заказ по оказанию социальной помощи, поддержки и социальных услуг отдельным гражданам и группам лиц.

Организация как социальная система представляет собой единый организм, создаваемый для реализации определенных общественно необходимых функций путем получения из внешней среды ресурсов, трансформации их в виде продукции, работ и услуг потребителям в окружающую среду.

Ни одна социальная организация не может осуществлять свою деятельность без взаимодействия с государственными и общественными организациями, потребителями производимой продукции и социальных услуг, поставщиками ресурсов и другими элементами внешней окружающей среды. Необходимость получать из внешнего мира ресурсы и оказывать социальные услуги внешнему миру отражает зависимость социальной организации от окружающей среды, что обусловливают ее как открытую организацию.

В то же время деятельность социальных служб не только всегда зависит от внешней среды, но и одновременно активно воздействует на состояние всех социальных явлений, встречающихся в нашей стране в целом, в отдельном регионе или муниципальном образовании (безработица, миграция, сиротство, инвалидность, алкоголизм, наркомания, бедность и др.).

Социальные службы включают в себя работников (в том числе специалистов по социальной работе и социальных работников), информационные, материально-технические и финансовые ресурсы. В результате применения различных социальных технологий (технологий социальной работы) эти данные преобразуются в продукцию и услуги для удовлетворения потребностей клиентов. Под социальными услугами понимают результаты действия элементов социальной организации по оказанию помощи клиентам. В свою очередь, клиентами социальной службы являются отдельные люди, группы людей или определенные слои граждан, находящихся в трудной жизненной ситуации.

Процесс функционирования современной организации неразрывно связан с оценкой состояния окружающей среды, определением места результатов деятельности данной организации, а также ее целей в общей социальной системе, выработкой альтернативных вариантов деятельности в зависимости от складывающей ситуации во внешней среде. Представление о значении внешнего окружения, месте организации в общей социальной системе и необходимости учитывать влияние внешних сил по отношению к организации появилось в конце 50-х годов в связи с быстрыми темпами изменений в мире и расширением открытости политических, экономических и социальных связей в международном масштабе.

Поведенческий подход основан на воздействии формальных и неформальных правил на поведение организации во внутренней и внешней среде. Организация в условиях рынка функционирует под воздействием различных норм, включая правила игры, кодексы поведения, типы связей и отношений. К ним относятся формальные законы, кодексы, постановления, нормы, ограничения, инструкции, рекомендации, а также меры принуждения к их исполнению, регламентирующие поведение организации в системе экономических отношений.

В то же время существуют ряд неформальных ограничений в виде добровольно заключенных между администрацией и трудовым коллективом, а также между организациями договоров, соглашений, процедур морального и этического поведения как индивидов, так и организаций в процессе их взаимодействия.

Вместе формальные и неформальные правила поведения оказывают влияние на экономическое развитие, образуют определенную побудительную структуру общества и экономики в виде взаимодействия правил игры (институтов) и организаций как игроков на рынке.

Теория институтов разработана в конце 1980-х - начале 1990-х годов лауреатом Нобелевской премии по экономике американским ученым Дугласом Нортом. В результате анализа закономерностей перехода от плановой к рыночной экономике установлено, что в новых экономических условиях требуются новые правила поведения. Вместе с тем законодательные акты могут быть изменены в течение короткого времени, однако их заимствование без учета реальных экономических условий и национальных особенностей может привести к результатам, отличающихся от ожидаемых.

Крупные изменения правил игры или институтов являются результатом исторических перемен, формирующих индивидуальное поведение, происходят медленно и могут формировать неуверенность при экономических отношениях, а также обусловливать медленные изменения неформальных норм поведения.

Инновационный подход к организации основан на исключительной роли профессиональных менеджеров как управленческой элиты в адаптации к быстрым изменениям рыночной среды. В результате исследований и активной консультационной деятельности Peter Drucer (Петер Друкер или Питер Дракер) обосновал, что достижения организации преимущественно зависят от ее людских ресурсов, обладающих современными знаниями. Для успешного решения все усложняющихся управленческих задач организация должна осуществлять значительные инвестиции в создание, сохранение и использование знаний, которые в современных условиях превратились в важнейший ресурс.

В то же время особое значение приобретает социально-психологический климат в трудовом коллективе, который стремится к самоуправляемости путем участия работников в управлении и обретения ими чувства ответственности за деятельность организации. Не случайно в последние десятилетия так много внимания уделяется практике социального партнерства в сфере труда.

9.2. Процесс функционирования организации

Ресурсы организации и ее потенциал направляются преимущественно на решение тех задач, которые наиболее актуальны в конкретно складывающейся ситуации. Ситуационный подход стал одним из важнейших вкладов в теорию и практику функционирования организации, поскольку выявил необходимость и социально-экономическую целесообразность для руководителя рассматривать свою организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, в свою очередь неразрывно ограниченную связями с внешним миром.

Системный и ситуационный подходы предопределили структуру и последовательность функционирования организации (Рис. 9.1), согласно которой руководители под влиянием событий в мире вынуждены особое внимание сосредоточить на изменениях внешней среды и их воздействии на внутреннем строении организации, так как внешнее окружение все больше становится источником проблем для современных руководителей.

Миссия (философия, политика) организации

Цели (дерево целей) организации

Анализ внешней среды

Управленческое обследование внутренней среды организации

Оценка результатов деятельности

Реализация решения

Выбор стратегии деятельности

Анализ возможных альтернатив

Рис. 9.1. Процесс функционирования организации

В этом отношении организации должны быть подобны биологическим организмам, которые согласно теории эволюции Чарльза Дарвина выжили потому, что смогли эволюционировать и приспособиться к изменениям в своей среде. Современная организация в условиях быстрых изменений также может выжить и сохранить эффективность путем приспособления к внешней среде.

В основе функционирования организации находится ее социальное предназначение в виде миссии, которая общепринята в большинстве западных компаний и постепенно находит применение в российской практике. Миссия (философия, политика) – это краткое и яркое изложение социального предназначения организации. Она позволяет отличать данную организацию от множества других организаций, нередко ей подобных.

Миссия (философия, политика) предполагает достижение следующих основных задач:

ориентирование руководства на направления дальнейшей перспективы деятельности организации, особенно при смене руководящего состава;

мобилизация персонала организации на длительный и добросовестный труд, привитие уверенности в завтрашнем дне;

привлечение потребителей продукции, работ и услуг лучшим качеством и уровнем сервисного обслуживания;

создание благоприятного общественного мнения об организации в целом.

Цели - это конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться организация. Цели классифицируются по различным признакам: по видам деятельности (по функциональным подразделениям); по уровням иерархии управления; по срокам достижения определенных задач; в комплексе (дерево целей организации).

Социальные организации создаются для достижения социальных, благотворительных, культурных, образовательных, научных и управленческих целей. Соответственно создаются функциональные подразделения, для которых высшее руководство формирует специальные цели по видам деятельности.

Такими целями могут быть: обеспечение социально-бытового обслуживания граждан, проведение профилактической работы безнадзорности несовершеннолетних, реализация права на защиту семьи и детей, охрана здоровья граждан, развитие образования, удовлетворение духовных и материальных потребностей, защита прав, разрешение споров и конфликтов, оказание юридической помощи и др.

Цели внутри подразделений разрабатываются их руководителями с приглашением представителей трудового коллектива. Обычно они являются конкретизацией общих целей и охватывают средне- и краткосрочный период. Специфические цели подразделений могут соответствовать общим целям организации, но одновременно и противоречить друг другу. В связи с этим возникает необходимость их координации и согласования высшим руководством. Например, целью социального приюта является обеспечение временного проживания, срок проживания граждан должен ограничиваться решением высшего руководства.

По срокам достижения определенных задач цели различаются на следующие периоды времени:

дальнесрочные – на 20 – 30 лет, строительство и эксплуатация собственных производственных или административных зданий;

долгосрочные – на 10 – 15 лет, приобретение и эксплуатация техники и специального оборудования до срока его физического износа или морального старения;

среднесрочные – на 3 - 5 лет, заключение срочного трудового договора (контракта) с руководящим составом или ведущими специалистами организации;

оперативные – на один год, формируются и доводятся до функциональных подразделений соответствующие производственные планы, процессы обучения и повышения квалификации сотрудников, бюджет и его формирование по статьям расходов, отпуска сотрудников.

Цели должны обладать некоторыми характеристиками: конкретность и измеряемость; ориентация во времени; достижимость; взаимная дополняемость целей.

Например, целями деятельности центра социальной помощи семье и детям являются:

реализация права на защиту семьи и детей со стороны государства;

содействие развитию и укреплению семьи, как социального института;

улучшение социально-экономических условий жизни и благополучия семьи;

гуманизация связей семьи с обществом и государством;

установление гармоничных внутрисемейных отношений;

профилактика детской преступности и безнадзорности.

Достижение поставленных целей (дерева целей) предполагает выработку альтернативных вариантов деятельности организации в зависимости от влияния факторов внутренней и внешней среды организации.

Альтернативы вариантов деятельности социальной организации вырабатываются в процессе анализа состояния внешней среды и управленческого обследования внутренних сильных и слабых сторон организации.

Анализ внешней среды – это процесс, посредством которого руководство контролирует внешние по отношению к организации факторы, чтобы определить возможности и угрозы для организации. При анализе внешней среды организации в основном обращают внимание на такие факторы, как социальные, экономические, политические, развитие технологий, состояние рынка рабочей силы, инвестиций.

Основными факторами состояния внешней среды социальной организации, оказывающими существенное влияние на эффективность ее деятельности, являются:

качество жизни населения, определяющее уровень спроса на социальные помощь, социальную поддержку и социальные услуги;

стабильность государственной экономической и социальной политики, состояние бюджета и возможности устойчивого финансирование социальной сферы;

состояние производственной и социальной инфраструктуры региона или муниципального образования, обеспечивающее удовлетворение нужд, потребностей и запросов населения;

преимущественный образ жизни населения, определяющий наличие и численность слоев населения с отклонениями от общепринятых норм поведения;

миграционная политика государства, обусловливающая численность беженцев и вынужденных переселенцев, а также потребность в ресурсах для их социализации;

развитость международных благотворительных связей, возможность получения финансовой или материальной помощи.

Управленческое обследование сильных внутренних и слабых сторон организации обычно затрагивает изучение таких внутренних факторов как маркетинг, финансовое состояние, производство, состояние персонала, культуру организации.

При анализе финансового состояния основное внимание следует уделять возможности снижения себестоимости продукции, степени зависимости предприятия от поставщиков, степени физического и морального износа оборудования.

Что касается социальных организаций, то их финансовое состояние определяется их организационно-правовой формой. Источником финансирования для государственных учреждений (какими являются социальные службы в настоящее время) являются, прежде всего, бюджетные средства. При этом государство устанавливает определенные нормы бюджетного финансирования соответствующих затрат. Это значит, что управление финансами должно быть направлено на оптимизацию затрат (выбор наилучшего, оптимального варианта).

Возможно также использование дополнительных источников материально-технических и финансовых ресурсов:

внутреннее производство – целенаправленная деятельность по созданию своими силами и средствами чего-либо полезного для деятельности;

использование новых материалов и технологий, обеспечивающих экономию ресурсов;

повышение квалификации персонала и компетентности высшего руководства, обеспечивающих выполнение одних и тех же задач с меньшими издержками;

применение системы вознаграждений за экономию ресурсов или отсутствие больничных листов;

формирование организационной культуры в виде нравов, обычаев, морально-психологического климата взаимной требовательности и поддержки всего нового.

Ресурсы социальной организации практически всегда ограничены и в той или иной мере меньше потребностей. Поэтому в целях соблюдения баланса спроса и предложения на социальное обслуживание многие виды социальных услуг в настоящее время становятся платными.

Главными факторами внутренней среды социальной организации, определяющими ее сильные и слабые профессиональные стороны, следует считать:

компетентность руководящего состава, уровень квалификации социальных работников и специалистов по социальной работе;

техническая и технологическая оснащенность, обеспеченность производственными и административными помещениями;

моральный климат в трудовом коллективе, способность преодолевать трудности при внедрении новых технологий социального обслуживания проблемных клиентов социальной работы;

материальные ресурсы организации и их соответствие стоящим перед ней задачам по оказанию социальных услуг населению.

Руководство достигает целей организации через усилия и старания других людей, следовательно, люди являются центральным фактором в любой организации, особенно социальной. Существует три основных аспекта влияния человеческого фактора в организации: поведение отдельных людей; поведение людей в группах; характер поведения руководителя как лидера и его влияние на поведение других людей.

Основные факторы, влияющие на индивидуальное поведение и успешность деятельности сотрудников социальной организации, включают:

способности - различия способностей обусловлены наследственностью (интеллект, физические данные), а также накопленным опытом. Организация всегда пытается использовать различия в способностях при решении вопроса, какую должность, и какую работу будет выполнять конкретный работник;

предрасположенность или одаренность тесно связана со способностями. Предрасположенность - это потенциал человека в выполнении какой-либо определенной работы. Сочетание врожденных качеств, приобретенного опыта и предрасположенности составляет профессионализм, который человек постепенно приобретает в определенной области труда. Предрасположенность в определенной области обычно облегчает приобретение способности эффективно выполнять конкретную деятельность;

потребности - внутреннее состояние психологического или физиологического ощущения недостаточности чего-либо или стремление выполнять общественно значимые функции, не считаясь с необычайно высокими физическими и моральными нагрузками, свойственными выполнению обязанностей по оказанию социальной помощи другим людям;

ожидания - социальные работники и специалисты по социальной работе формируют ожидания относительно результатов своего труда преимущественно не столько в росте материального вознаграждения, а в виде искренней признательности отдельных людей или групп после их выхода из трудной жизненной ситуации;

отношение - социальные установки к профессии социального работника или специалиста по социальной работе основываются не столько на отношениях «нравится» или «не нравится», а на установках «нужности» профессии людям, которые находятся в трудной жизненной ситуации (аналогично профессии врача или педагога);

ценности - это общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо, что плохо. Это какие-либо материальные или духовные блага, которые тому или иному человеку либо человеческому сообществу представляются очень значимыми и потому в высокой степени желательны для получения, сохранения, реализации и т.д. Стремление к таким благам формирует у социальных субъектов то, что в социологии называется ценностными ориентациями, которые детерминируют (определяют) их деятельность.

Инструментом сравнения альтернатив деятельности социальной организации в условиях рыночных отношений, может стать SWOT-анализ внешней и внутренней среды организации, который предполагает выявление преимуществ и недостатков сравниваемых вариантов по отношению к той или иной сфере деятельности. При этом считается, что внешняя среда создает для каждого вида деятельности определенные рыночные возможности или рыночные угрозы.

В то же время по отношению к конкретным вариантам деятельности социальной организация может иметь внутренние сильные или слабые стороны. Таким образом, формируется матрица (Рис. 9.2), позволяющая оценить и найти реальные способы использовать рыночные возможности и сильные стороны организации. Одновременно следует учитывать рыночные угрозы и принимать меры по усилению слабых сторон организации.

Рис. 9.2. Матрица SWOT -анализа внешней и внутренней среды организации

На основе анализа внешней среды и обследования сильных и слабых сторон организации руководство определяет стратегию организации производственной деятельности. На выбор стратегии производственной деятельности оказывают влияние следующие основные факторы:

привлекательность рыночных возможностей при сохранении допустимой степени риска, которая обычно ограничивается высшим руководством;

значимость рыночных угроз и возможность их устранения или ослабления организаторскими действиями руководства с помощью имеющихся ресурсов;

наличие сильных внутренних сторон организации, которые вселяют надежду на оптимистический вариант развития событий;

комплекс мер по усилению слабых сторон организации за счет использования имеющихся резервов;

знание прошлых стратегий, которые себя оправдали в своей или другой организации и могут быть примером для будущего развития;

фактор времени, который может способствовать успеху или стать причиной неудачи организации.

Перед организацией обычно стоят четыре возможные основные стратегические альтернативы:

ограниченный рост – применяется в бюджетных организациях с отработанной технологией производственной деятельности, когда новые задачи ставятся в зависимости от достигнутого; это самый легкий, наиболее удобный и наименее рискованный способ действий;

рост – применяется в динамично развивающихся сферах с изменяющимися технологиями, когда предусматривается ежегодное повышение уровня по сравнению с показателей предыдущего года;

сокращение – стратегия обычно вынужденная и ее руководители выбирают редко в одном из трех вариантов: ликвидация нерентабельных подразделений; отсечение лишнего путем сокращения некоторых подразделений; сокращение или переориентация организацией части своей деятельности;

интеграция – объединение с другой организацией для укрепления общего потенциала.

9.3. Программно-целевой подход в социальной работе

В социальной работе чаще всего применяется программно-целевое планирование и управление производственной деятельностью. При этом выделяют два этапа работы: разработки целевой социальной программы и управление процессом реализации программы.

Целевая социальная программа – это разрабатываемый и реализуемый комплекс задач и мероприятий (мер), имеющих определенное содержание и направленных на достижение конечной цели. Социальные программы – один из видов программ социально-экономического развития, которые носят экономический, производственный, научно-технический или организационно-управленческий характер, часть программ могут быть комплексными.

По уровню разработки и реализации программы бывают президентскими, федеральными, региональными, местными, а также - предприятий. С учетом фактора времени эти программы могут быть долгосрочными (5-7 лет), среднесрочными (3-5 лет), краткосрочными (1-3 года), текущими или оперативными (до 1 года).

Содержание программно-целевого подхода можно представить в следующем виде:

цель программы (что должно быть достигнуто в итоге);

составные цели, задачи, перечень мероприятий – что требуется сделать для достижения конечной цели);

ресурсное обеспечение – информационное, материальное, финансовое, трудовое (какие ресурсы и в каком объеме требуются для реализации программы);

временная характеристика программы – на какой период времени рассчитана программа;

организационная структура, включая руководителя программы и звенья, ответственные за выполнение задач, мер и взаимодействие между ними (каков механизм организации управления реализацией программы);

учетный, отчетный и контрольный механизм или механизм обратной связи (как отслеживается и оценивается выполнение программы);

коррективы содержания и механизмов реализации программы – какие изменения следует внести в содержание и реализацию программы;

подведение итогов, окончание и закрытие программы (как, и насколько выполнена программа).

Реализация целевой социальной программы, являющейся стратегическим видением направления дальнейшего развития социальной работы, предполагает разработку тактики, политики, определенных процедур и правил, формирование соответствующего бюджета.

Тактика – включает разработку и реализацию тактических планов в развитие стратегии на уровне руководителей среднего звена; результаты реализации тактических планов появляются быстро и соотносятся с конкретными действиями (результаты стратегии могут появиться через несколько лет).

Тактической целью социальной работы на данном этапе является удовлетворение потребностей наиболее нуждающихся в социальной защите категорий населения с учетом возможностей экономики (поскольку в настоящее время реализуется адресная социальная политика).

Политика – представляет собой общее руководство для действий и принятия решений, которое облегчает достижение целей. Политика обычно формулируется руководителями высшего уровня на длительный период времени. Например, политика предоставления равных возможностей трудоустройства для женщин; неразглашение коммерческих тайн организации.

Процедуры – описывает действия, которые следует предпринять в конкретной ситуации. Если ситуация при принятии решения повторяется, то руководство применяет испытанный временем способ действий, и для этого вырабатывает стандартизированные указания. По существу, процедура представляет собой запрограммированное решение, например, процедура назначения трудовой пенсии по старости.

Правила – составляются тогда, когда руководство ограничивает действия сотрудников, чтобы гарантировать выполнение конкретных действий конкретными способами. То есть правило определяет, что должно быть сделано в специфической единичной ситуации. Правила отличаются от процедур тем, что они разработаны на конкретный и ограниченный вопрос. Процедура рассчитана на ситуацию, в которой имеет место последовательность нескольких связанных между собой действий.

Иногда возникают конфликты, вызванные нежеланием работников выполнять установленные правила и процедуры. Для того чтобы избежать конфликтной ситуации, руководителю необходимо информировать подчиненных о целях правил, объяснять, почему необходимо выполнять работу именно так, как предписано правилами или процедурами, а также осуществлять организаторские функции, нередко связанные с принуждением.

Бюджет представляет собой метод распределения ресурсов, охарактеризованных в количественной форме, для достижения целей, представленных количественно.

Программно-целевой подход в социальной работе не отрицает необходимости целенаправленной управленческой деятельности руководства по отношению к исполнителям целевой социальной программы. Управление по целям представляет собой процесс, состоящий из четырех взаимозависимых и взаимосвязанных этапов: выработка четких и кратких формулировок целей; разработка реальных планов их достижения; систематический контроль, измерение и оценка работы и результатов; корректирующие меры для достижения запланированных результатов.

Выработка целей включает последовательную детализацию способов достижения результатов, которые предусмотрены целевой социальной программой. После того, как разработаны долгосрочные и краткосрочные цели для организации, руководители формулируют эти цели для работников следующего уровня по нисходящей линии. Руководители должны поддерживать работников в следующих областях: получение необходимой информации; распределение ресурсов; уточнение полномочий и ответственности; горизонтальная и вертикальная координация действий.

На втором этапе управления по целям определяются основные задачи участников программы и меры, необходимые для достижения целей, устанавливаются взаимосвязи между основными видами деятельности. Для этого уточняются роли и взаимоотношения, осуществляется делегирование соответствующих полномочий; оцениваются затраты времени для каждой основной операции; определяются ресурсы, необходимые для каждой операции; проводится проверка сроков и корректировка планов действий.

Целевая социальная программа «Создание специальных жилых домов для одиноких граждан пожилого возраста в Санкт-Петербурге» на 2000-2009 годы (З, с. 5) предполагала следующие цели и задачи:

повышение качества жизни одиноких граждан пожилого возраста;

создание условий для развития и реализации одинокими гражданами пожилого возраста потенциальных возможностей и способностей;

обеспечение жильем одиноких граждан пожилого возраста, имеющих право на улучшение жилищных условий;

повышение эффективности расходования бюджетных средств, направляемых на строительство и содержание жилищного фонда социального использования, и использования жилищного фонда, освобождаемого одинокими пожилыми гражданами;

создание альтернативы проживанию нетрудоспособных граждан в домах престарелых.

К реализации данной социальной программы привлекались ресурсы комитетов финансов; по управлению городским имуществом; по труду и социальной защите населения; по жилищной политике; по содержанию жилищного фонда; по строительству; по экономике, промышленной политике и инвестициям; по градостроительству и архитектуре; администрации районов Санкт-Петербурга.