Закономерности управления в социальной работе 2 страница

Понятие «организация» рассматривается, прежде всего, как искусственное институциональное объединение (структура), занимающее определенное место в обществе и предназначенное для выполнения более или менее очерченной функции. В другом (организационном) смысле «организация» это одна из функций управления, направленная на создание необходимых условий для достижения целей.

Одним из основных значений понятия «организация» (Ожег, с 824) является «организованность, планомерное, продуманное устройство». По определению Честера Барнарда (30-40 гг. ХХ века) организация – это группа людей, состоящая из двух или более людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Ричард Дафт, профессор по организационной теории предлагает следующее определение: организация – это социальная целостность, которая направлена на некоторую цель, построена как специально структурированная и координированная система, предназначенная для некоторой деятельности, и связана с окружающей средой.

Организации – это государственные и муниципальные унитарные предприятия, коммерческие фирмы самых разнообразных организационно-правовых форм, специализированные или комплексные социальные учреждения, многочисленные общественные организации и объединения (творческие, религиозные, благотворительные).

Современная организация (Мес, с. 32), как производственный трудовой коллектив (Рис. 7.1), условно может быть представлена как система, включающая пять основных элементов:

техника, производственное оборудование, здания и сооружения, необходимые для создания безопасных и благоприятных условий труда;

технологии преобразования исходных материалов в готовую продукцию, работы и услуги, обеспечивающие высокую производительность труда и длительную работоспособность исполнителей;

люди, квалифицированный персонал, человеческие ресурсы, являющиеся связующим элементом трудового процесса;

финансовые средства (капитал), необходимые для погашения издержек производства и его расширения (обновления);

информация, обеспечивающая внутренние производственные и внешние связи организации с рыночной средой.

Рис. 7.1. Структура организации как системы

Результативность функционирования организации как системы определяется совокупным качеством ее элементов, которое во многом зависит от тенденций изменения характера труда.

Структура организации находится в определенной зависимости от применяемых технологий производственной деятельности, которые оказывают непосредственное влияние на численность и квалификацию работников в производственных, обслуживающих и вспомогательных подразделениях, а также определяют потенциальные результаты и эффективность труда.

Специализация производственной деятельности организации обычно приводит к более высокому качеству выполнения технологических операций и существенно упрощает организационную структуру. Вместе с тем усложняется процесс координации деятельности узко специализированных организаций, нередко возникает необходимость в перераспределении ресурсов или даже к корректировке организационных структур.

Более успешно применяются комплексные структуры организаций, основанные на горизонтальном и вертикальном разделении труда, которые могут самостоятельно адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды за счет внутреннего маневра собственными ресурсами в целях более эффективной реализации своего внутреннего потенциала.

Социальные организации подчиняются общим закономерностям формирования рациональной структуры и своего потенциала для реализации функций социальной защиты населения. В то же время технологии оказания социальных услуг во многом зависят от потенциала социальной организации. К основным показателям потенциала социальной организации (Генк, с. 00) следует отнести ресурсы, зависимость от внешней среды, уровень горизонтального и вертикального разделения труда, численность подразделений и уровень управляемости.

1. Ресурсы. К основным ресурсам, используемым социальной организацией, относятся: трудовые, финансовые, материальные, технологические и информационные. Трудовые ресурсы для социальной работы преимущественно централизованно подготавливаются в системе бюджетных образовательных учреждений.

Финансирование плановой деятельности социальных организаций осуществляется через государственный, региональный и муниципальные бюджеты для содержания самой организации, заработной платы сотрудников, производства текущих и капитальных ремонтов, проведения праздничных мероприятий. В частности, в центрах социального обслуживания бесплатное питание финансируется из двух источников: бюджетные средства выделяются на продуктовые наборы через сеть магазинов, а муниципальные власти финансируют питание через столовые в виде готовых обедов.

Финансовые средства, получаемые социальной организацией за платные услуги, согласно законодательству направляются на укрепление своей материально-технической базы и улучшение условий труда сотрудников. Организуется также внебюджетный фонд для спонсорской и благотворительной помощи.

2. Зависимость от внешней среды. Нет ни одной организации, которая ни взаимодействовала бы с окружающей средой. Большинство социальных организаций полностью зависят от внешней среды, как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей социальных услуг.

В условиях рыночных отношений социальные организации все более зависят от внешней среды, в том числе за счет получения дополнительной свободы деятельности и возможности самостоятельно решать ряд управленческих проблем. В последнее время появилась возможность также получать дополнительные источники финансовых и материально-технических ресурсов за счет активного участия в спонсорских и благотворительных акциях, частичного оказания социальных услуг на платной основе.

3. Горизонтальное разделение труда. Весь объем работ по оказанию социальной помощи, поддержки, услуг и обслуживанию клиентов разделяют на составляющие компоненты, которые в том или ином виде закрепляются за специализированными или комплексными подразделениями, что и определяет организационную структуру соответствующих социальных учреждений. Это обычно называют горизонтальным разделением производственного труда.

Создание комплексных или территориальных центров социального обслуживания населения способствует централизации управления, повышению эффективности использования ресурсов за счет сокращения численности обслуживающих подразделений. Одновременно централизации приводит к необходимости координации производственной деятельности, маневру ресурсами между подразделениями и корректировке организационной структуры при изменении уровня и спроса на отдельные социальные услуги и их специфики.

4. Число подразделений и управляемость. Посредством горизонтального разделения труда образуются подразделения, выполняющие конкретные специфические задания и добивающиеся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называют отделами, отделениями, службами. Число подразделений определяется объемом работ по оказанию социальных услуг и их разновидностью.

В то же время число подразделений, подчиненных соответствующим должностным лицам, определяет управляемость и качество организаторской работы, а также эффективность реализации производственных задач. По опыту работы устанавливается норма управляемости, которая учитывает физические и умственные способности руководителя качественно выполнять свои функции.

По опыту количество подчиненных подразделений или отдельных исполнителей, которыми эффективно может управлять руководитель, находится в пределах от 4 до 8 на верхнем уровне управления и от 8 до 16 человек - на более низких уровнях.

5. Вертикальное разделение труда. Разделение работы на составляющие части требует координации деятельности. Кто-то должен координировать работу для того, чтобы она была успешной. Деятельность по координации работы отдельных исполнителей и структурных подразделений составляет сущность организаторской и управленческой деятельности.

Разделение труда по вертикали формирует иерархическую структуру с определением должностных полномочий, подчиненности и степени свободы принятия решений, а также ответственности за результаты деятельности по оказанию социальных услуг.

7.3. Основные характеристики социальных организаций

Основным ресурсом любой организации в условиях высоких темпов научно-технического прогресса становятся ее люди, обладающие современными знаниями, умениями и навыками - человеческие ресурсы, что позволяет считать организацию социальной. Человеческие ресурсы социальной организации становятся ее организационным капиталом, который отличает каждую организацию от других по структуре и трудовому потенциалу.

Как отмечал известный специалист в области управления Петер Друкер более ста лет шел поиск единственно правильной (универсальной) формы компаний. В качестве вывода он утверждает (Миль, с. 71), что в современных условиях такой универсальный подход невозможен и "будут существовать только те организации, которые отличаются друг от друга примерно так же, как различные здания - завод, храм или жилой дом. Любая организация в развитых странах мира будет создаваться для конкретной задачи, времени, места и культуры с различными характеристиками".

Функционирование организации определяется взаимодействием внешней и внутренней ее среды. Внешняя среда организации многогранна, в нее обычно включают политические, социальные, экономические, технологические и экологические факторы, а также природно-климатические условия и национальные особенности. Из внешней среды организация получает необходимые ресурсы и передает во внешнюю среду результаты деятельности в виде продукции и услуг.

Состояние внешнего окружения организации рекомендуется оценивать методом STEP-анализа (Коробко, с. 54), который основан на изучении социальных (S), технологических (T), эколого-экономических (E) и политических (P) факторов (Social Technological Ecological-Economical Political). При этом изучение и анализ влияния данных факторов на организацию необходимо вести не по отдельности, а системно с учетом взаимного влияния факторов друг на друга.

Внутренняя среда организации формируется из различных компонентов, которые способствуют или препятствуют успешному функционированию организации во внешней среде.

Ричард Дафт (Дафт, с. 00) внутренние характеристики организаций подразделяет на два типа - структурные и контекстные. Структурные характеристики дают возможность выделить особенности внутреннего строения организации, описать их количественно и сравнивать организации между собой на основе формализованности, специализации, иерархии власти, централизации и профессионализма.

Формализованность - это количество письменной документации, используемой организацией, включая уставные документы, положения о подразделениях, должностные инструкции, технические описания, приказы и распоряжения. Эти письменные, а также устные документы регламентируют деятельность организации.

Специализация как разделение труда показывает, насколько задачи руководителей, специалистов и всего персонала организации разделены по профессиональному признаку. Если уровень специализации низкий, то один и тот же работник становится универсальным и может выполнять разнообразные обязанности.

Иерархия власти описывает, кто в организации кому подчиняется, а также определяет степень ответственности каждого специалиста за порученный участок работы.

Централизация определяет уровень делегирования полномочий по принятию управленческих решений и степень привлечения подчиненных к управлению деятельностью организации.

Профессионализм обычно измеряется объемом знаний, умений и навыков, опытом работы, сложностью выполняемых технологических операций, стажем работы в конкретной организации, средним количеством лет, потраченных работниками организации на свое образование.

Контекстные характеристики (Дафт, с. 00) также описывают организацию в целом, включая ее миссию, цели, размер, состав, используемые технологии и оборудование, и внешнюю среду, которая влияет на организацию и формирует ее структурные характеристики.

Миссия - является наиболее краткой характеристикой организации в зависимости от ее предназначения. Так бюджетные организации предназначены для выполнения определенного социального заказа, коммерческие организации направлены на предоставление потребителям лучшей продукции и услуг по сравнению с конкурентами, общественные организации берут на себя функции по защите интересов определенных слоев населения.

Цели организации подразделяются по видам деятельности, по уровням иерархии управления и по срокам достижения определенных результатов. В частности, стабильно функционирующие на рынке организации могут предусматривать:

дальнесрочные цели на 20-30 лет, в том числе по строительству или аренде земельных участков, производственных и жилых помещений;

среднесрочные цели на 10-15 лет, включая закупку, эксплуатацию и обновление технического и технологического оборудования в соответствии с общей продолжительностью его жизненного цикла;

оперативные цели на 3-5 лет, в основном по комплектованию персоналом, подготовке и реализации деловой карьеры руководителей и специалистов;

текущие цели на каждый год в соответствии с производственными планами организации и ее структурных подразделений.

Размер организации характеризует ее внутреннюю структуру и численность работающих в ней сотрудников. Социальную организацию обычно рассматривают как открытую систему, предназначенную для реализации общественно значимых задач. Поэтому количество поставщиков ресурсов, хозяйственных партнеров и обслуживаемых организаций или групп лиц также характеризует размер организации.

Состав организации может характеризоваться по многочисленным критериям, в том числе по уровню общего и специального образования в целом и по отдельным категориям работников, общему стажу и продолжительности работы в конкретной должности, по признакам возраста, пола и уровню личных достижений, например наличие ученых степеней, званий и государственного признания.

Технологии, используемые организацией, это инструменты, способы действия и производства, с помощью которых организация преобразует входные данные в продукты и услуги, которые она предлагает потребителям. Технологии социальной работы подразделяются на определенные способы и приемы оказания социальных услуг категориям нуждающихся: отдельным лицам, группам людей, семьям или отдельным категориям граждан.

Культура представляет собой набор основных ценностей, убеждений, взглядов и норм, общих для всех работников. Эти основные ценности могут касаться этики поведения и требований к работникам, эффективности их труда по обслуживанию клиентов.

Перечисленные структурные и контекстные характеристики могут влиять друг на друга. Эти характеристики представляют собой ценную информацию о существе организации, они определяют условия для реализации профессиональных способностей всех категорий работников, включая социальных работников, специалистов по социальной работе, а также качество предоставления социальных услуг населению.

Социальные организации создаются для реализации задач социального обеспечения населения, включая оказание населению разнообразных социальных услуг. Современные тенденции в теории организации подчеркивают важность не только материально-технических и финансовых средств, но и человеческих ресурсов.

Поэтому большинство новых подходов основано на освоении современных технологий, предоставлении работникам более широких возможностей, чтобы побудить их непрерывно учиться и вкладывать свои силы в общее дело, поскольку все они трудятся вместе для достижения общей цели.

Как известно, социальная работа достаточно новое направление практической деятельности. В системе социальной защиты населения к середине 90-х годов в России сложился такой вид организации, как социальная служба.

В соответствии с ФЗ «Об основах социального обслуживания населения в Российской Федерации» под социальной службой понимают предприятия и учреждения независимо от форм собственности, предоставляющие социальные услуги, а также граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью по социальному обслуживанию населения без образования юридического лица.

Создаются социальные службы следующих организационно-правовых форм: государственные, коммерческие, смешанные, благотворительные, религиозные и общественные. Независимо от особенностей формирования собственности и подчинения социальные службы выполняют разнообразные социальные услуги, к которым относятся: материальная помощь отдельным категориям населения; помощь на дому одиноким и престарелым людям с ограниченной подвижностью; постоянное обслуживание в условиях стационара и или предоставление временного приюта; организация дневного пребывания пожилых людей в учреждениях социального обслуживания; консультативная помощь специалистов; социальный патронаж неблагополучных семей и детей; социальная реабилитация и адаптация и многие другие социальные услуги.

Эти социальные услуги могут выполняться специализированными социальными организациями, которые оказывают только определенные социальные услуги, как правило, высокого качества. Специализированные социальные службы создаются различных типов: социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних; центр социальной помощи семье и детям; дом-интернат для ветеранов; детский дом; центр реабилитации детей с ограниченными возможностями; центр срочной социальной помощи; реабилитационный центр для лиц без определенного места жительства; социальный приют; кризисный центр; центр экстренной психологической помощи и другие.

Однако специализация социальных организаций нередко связана с появлением ряда трудностей, когда человек, нуждающийся в социальной помощи, сам не знает свои проблемы или ему одновременно требуется юридическая, консультативная, психологическая и материальная помощь.

В таком случае более удобной для населения является комплексная форма оказания социальных услуг. Комплексные центры социального обслуживания населения создаются, как правило, в населенных пунктах или районах крупного города.

Вопросы для проверки уровня знаний:

1. Особенности индивидуального и коллективного труда.

2. Энергетическая теория эволюции труда и социальных отношений.

3. Организация как социальная система.

4. Показатели потенциала социальной организации.

5. Факторы внешней среды.

6. Миссия и цели организации.

7. Критерии оценки состава трудового коллектива.

8. Технология и культура организации.

9. Формы социальных служб.

10. Специализация социальных услуг.

Глава 8. Организационные структуры в социальной работе

8.1. Факторы структуризации социальной деятельности

Эффективность деятельности любой организации многом зависит от количества и специализации ее структурных подразделений, распределения ресурсов между ними, степени полномочий самостоятельно решать производственные проблемы и персональной ответственности руководителей различных уровней за результаты труда. В конечном счете, выбранная структура организации определяет возможность оперативно реагировать на изменения внешней и внутренней среды, то есть на управляемость ресурсами.

В практике управления структуру организации чаще всего называют организационной структурой. Под организационной структурой понимается совокупность основных функциональных элементов организации и устойчивых связей между ними, обеспечивающих максимальную эффективность деятельности и достижение поставленных целей, сохранение целостности и гибкость реакции при различных внутренних и внешних изменениях.

Решение о выборе организационной структуры принимается руководством высшего звена, исходя из общего объема работ и распределения его по отдельным видам и потребителям, наличия ресурсов и особенностей их применения. Проблема состоит в том, чтобы с учетом предложений непосредственных исполнителей функциональных задач выбрать такую организационную структуру, которая лучше всего отвечает целям организации и обеспечит эффективно взаимодействовать с внешней средой.

Основными требованиями к организационной структуре являются минимальное число звеньев и уровней управления, четкое распределение функций внутри организации, устойчивость функционирования при изменениях внешней среды, непрерывность взаимодействия, оперативность и гибкость управления. Соблюдение этих общепринятых требований обеспечивает эффективность решения функциональных задач при резких изменениях рыночной среды.

Организационная структура не может быть неизменной или надолго застывшей формой. Существенные изменения в объеме работ и их специфике могут и должны повлечь соответствующие коррективы в организационной структуре. Поэтому практически невозможно обосновать оптимальную организационную структуру на длительный период функционирования, а для крупных формирований обычно разрабатываются альтернативные варианты организационных структур, которые успешно зарекомендовали себя на практике в конкретных ситуациях.

Необходимость построения определенной структуры организации обусловлена рядом основных производственных и управленческих факторов, которые оказывают различное влияние на эффективность использования ресурсов и степень управляемости совместной деятельностью.

Во-первых, для достижения своих производственных целей люди вынуждены объединяться, так как любая совместная деятельность практически всегда будет более эффективной из-за синергетического эффекта от дополнения профессиональных качеств специалистов различного профиля и положительного взаимного психологического влияния работников.

Создание многопрофильных структур способствует гибкости реакции руководства на изменения внешней и внутренней среды, возможности своевременного маневра ресурсами. В социальной работе нередко приходится сталкиваться с неопределенностью потребностей клиента в специализированной или комплексной социальной помощи.

В то же время специализация функций обеспечивает организации улучшение качества выполняемых работ или предоставляемых услуг, а также экономное расходование выделяемых ресурсов. Поэтому практически всегда предстоит выбор рациональной степени специализации функций для достижения требуемого качества предоставляемых социальных услуг и, соответственно, формирование организационных структур с однородным или многочисленным профилем производственной деятельности.

Во-вторых, организационная структура должна учитывать рациональную степень централизации использования выделяемых материально-технических и финансовых ресурсов. Противоречивость принципа достижения автономности деятельности или централизованного использования ресурсов (Табл. 8.1) вытекает из комплекса полномочий руководителей различных уровней управления.

С одной стороны, централизация управления ресурсами важна для достижения стратегических целей и гибкости деятельности организации в сложной обстановке, но объективно приводит к бюрократизации структуры, росту численности управленческого аппарата и неоправданному административному контролю.

С другой стороны, децентрализация способствует проявлению инициативы и самостоятельности подчиненных, является способом выращивания будущего руководящего состава, однако невольно приводит к распылению выделяемых ресурсов и низкой эффективности их использования.

В-третьих, построение структуры организации связано с гарантией ее управляемости, то есть определения того количества подразделений или сотрудников, которыми руководитель в состоянии эффективно управлять по своим физическим и интеллектуальным возможностям без ущерба для качества управленческих решений, что называют «нормой управляемости».

Норма управляемости количественно зависит от уровня управления и обычно колеблется от 4 до 32 подразделений или человек. При значительном числе непосредственно подчиненных сотрудников или подразделений руководитель вынужден формировать иерархические уровни управления (высшее – занимается стратегическими проблемами развития, среднее – обеспечивает технологию работ, низовое – управляет подчиненным персоналом), что усложняет и требует координации их деятельности.

Таблица 8.1.

Сравнение принципов управления ресурсами

а) Принцип централизации управления ресурсами

б) Принцип децентрализации управления ресурсами

Не существует единых ограничений по норме управляемости, однако имеется общая рекомендация: чем выше уровень иерархии управления, тем должно быть меньшее число непосредственно подчиненных подразделений из-за высокой степени ответственности за принимаемые управленческие решения.

Поэтому на высшем уровне иерархии управления целесообразно ограничивать норму управляемости от 4 до 7 подразделений. В среднем звене управления норма управляемости может составлять от 8 до 16 подразделений. В низовом звене управления оптимальная численность непосредственно подчиненных сотрудников составляет 15 человек, однако в отдельных случаях может максимально составлять до 32 человек.

В-четвертых, на структуру организации и эффективность ее функционирования заметное влияние оказывает фактор стандартизации процедур управления. Максимальную степень стандартизации процедур управления предложил в начале 1900 годов немецкий социолог Макс Вебер, которую считают как одну из наиболее полезных идей в истории человечества (Месх, с. 332).

Теория М. Вебера не содержала описаний конкретных организаций. Вебер предложил бюрократию как некую нормативную модель, идеал, к достижению которой организации должны стремиться. Теория рациональной или идеальной бюрократии Макса Вебера предполагает:

ответственность за эффективное выполнение своих обязанностей каждым руководителем и исполнителем квалифицированных работ;

координацию менеджерами процесса выполнения разнородных заданий и устранение неопределенности из-за индивидуальных различий исполнителей;

делегирование полномочий, власти и права распоряжения ресурсами с верхних уровней иерархии управления, ответственность менеджера за свои действия и действия подчиненных;

поддержание социальной дистанции и служебных взаимоотношений официальных лиц с подчиненными и клиентами, предотвращение и злоупотреблений на почве фаворитизма, знакомств и личной дружбы;