Основные формы разработки управленческих решений

В зависимости от условий разработки и реализации управленческих решений могут использоваться различные формы разработки: приказ, распоряжение, указание, акт, протокол, инструкция, договор, соглашение, план, контракт, оферта, акцепт, положение, правила, модель.

Указание — решение, носящее методический, технологический характер. Указание реализуется в форме наставления или разъяснения.

Акт — решение широкого круга государственных и общественных организаций. Например, акт о передаче чего-либо в собственность.

Приказ (письменный или устный) — это решение руководителя, обличенного властью в организации или крупном ее подразделении. Приказ обязателен для исполнения его подчиненными и может готовиться по вопросам, входящим в компетенцию руководителя. Это нормативный документ, который должен храниться в архиве; он может быть обжалован в более высоких управленческих инстанциях или в суде.

Распоряжение — это решение руководителя, не наделенного административными функциями. Распоряжение обычно касается вопросов технологии, организации труда и техники безопасности. Оно обязательно для исполнения непосредственными подчиненными руководителя. Обжаловать решение можно у линейного руководителя данного подразделения или организации.

Протокол — решение об отражении каких-либо событий, обстоятельств, правил. Например, протокол прошедшего собрания, совещания.

Инструкция — решение, устанавливающее порядок и способ выполнения каких-либо действий, например, инструкция по составлению бизнес-плана, инструкция по работе с персоналом, должностная инструкция.

Договор — решение о проведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательств в коммерческих и некоммерческих сферах деятельности, например, договор о портфельных инвестициях, договор кооперации с зарубежным производителем, учредительный договор о создании компании.

Соглашение — решение, формирующее общую позитивную инфраструктуру для какой-либо деятельности.

План — решение, отражающее цели и конкретные задачи деятельности, средства, методы и время их реализации. Например, бизнес-план, план мероприятий по реформированию и реструктуризации компании.

Контракт — решение, обычно коммерческого характера, о проведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательств. Контракт является подвидом соглашения. Например, контракт на поставку компьютеров, брачный контракт, контракт купли-продажи.

Оферта — решение, обычно коммерческого характера, о предложении конкретному (любому) лицу заключить сделку на указанных условиях. Оферта является одной стороной контракта. Например, оферта на оптовые закупки холодильников для реализации, оферта на оптовую продажу бумаги.

Акцепт — решение о приеме предложения о заключении сделки на предложенных в оферте условиях. Акцепт – это вторая сторона контракта, оферта и акцепт составляют контракт.

Положение — решение, представляющее собой набор законов, правил и инструкций, регламентирующих какую-либо деятельность. Например, положение о главном инженере, положение об отделе территориального развития.

Правила — решение, учитывающее традиции организации и представляющее набор предлагаемых для исполнения устоявшихся норм поведения и деятельности определенных групп работников. Например, правила внутреннего распорядка, правила дорожного движения.

Основные формы реализации управленческих решений

Формы реализации — это деловая беседа, предписание, убеждение, разъяснение, принуждение, наставление, сообщение, личный пример, обучение, совет, деловые игры (тренинги), совещание, заседания, деловое слово.

Предписание — официальное извещение какому-либо должностному лицу об обязательном выполнении приведенного решения в определенный, установленный срок.

Деловая беседа — специально организованная руководителем встреча с подчиненным, группой подчиненных или приглашенными специалистами для обмена мнениями по заранее оговоренной теме, актуальной для компании. Деловая беседа является наиболее часто используемой формой реализации управленческого решения, так как личное общение заинтересованных лиц всегда эффективней влияет на решение поставленной задачи.

Убеждение — деловая беседа, проводимая руководителем с целью добиться у подчиненного требуемых прочных взглядов или понятий по содержанию управленческого решения для его выполнения (например, убеждение в необходимости соблюдения техники безопасности на предприятии, убеждение в необходимости использования более современных информационных технологий при разработке управленческого решения).

Разъяснение — деловая беседа, проводимая руководителем с целью объяснить, сделать более понятным суть и содержание управленческого решения.

Принуждение — деловая беседа, проводимая руководителем с целью осознанно заставить работника выполнить управленческое решение путем угроз или повышенного вознаграждения.

Наставление — деловая беседа, проводимая руководителем с целью научить, передать опыт для успешного выполнения управленческого решения.

Сообщение — деловая беседа, проводимая руководителем с целью передачи дополнительной информации, необходимой для успешного выполнения управленческого решения.

Личный пример — действия руководителя в среде подчиненных по заранее подготовленному сценарию для развития у них эффекта подражания авторитетам в технике выполнения управленческого решения.

Обучение — деловая беседа, проводимая руководителем с целью дать новые знания или информацию для выполнения управленческого решения.

Совет — деловая беседа, проводимая руководителем с целью поделиться собственными взглядами на пути выполнения управленческого решения. Совет не является обязательным для исполнения подчиненным, однако в личных отношениях руководитель всегда будет заинтересован в подчиненном, который прислушивается к его советам.

Деловая игра (тренинг) — специально организованная интенсивная деятельность работников по разработке и реализации управленческих решений на основе имитационных моделей реальных процессов. В процессе закрепляются навыки реализации управленческих решений многократным повторением однотипных ситуаций, методов и технологий реализации управленческих решений.

Совещания — коллективные деловые беседы, проводимые руководителем с целью оперативного доведения до подчиненных конкретных задач, использования коллективного разума, обмена информацией и накопленным опытом для выполнения важных управленческих решений.

Заседания — узко профессиональные совещания для решения в основном организационных вопросов (например, заседание профкома, заседание президиума и т.д.)

Отчет — решение специалиста о результатах индивидуальной или коллективной проделанной работы по выполнению управленческого решения. Отчет может быть письменным или устным.

Деловое слово — твердое решение руководителя, данное подчиненному в устной форме, подкрепленное авторитетом руководителя как среди подчиненных, так и среди вышестоящего руководства.

В качестве примера рассмотрим только одну форму реализации управленческого решения – деловую беседу. В деловой беседе принимают участие, с одной стороны, руководитель или команда специалистов, с другой – потенциальный исполнитель или группа исполнителей. Деловая беседа включает 6 этапов:

1) создание взаимно заинтересованной обстановки беседы;

2) согласование основных целевых установок будущего задания;

3) ознакомление исполнителей с необходимой информацией;

4) обоснование задания и аргументирование неясных положений;

5) корректировка заданий с учетом предложений исполнителя;

6) принятие окончательного решения.

Д. Карнеги рекомендует для эффективного проведения деловой беседы соблюдать следующие принципы:

— внимательно выслушивайте собеседника до конца – это не только знак внимания, но и профессиональная необходимость;

— избегайте недоразумений и неверных толкований;

— изложение должно быть ясным, наглядным, систематизированным, сжатым, простым и понятным;

— уважайте личность собеседника;

— будьте вежливыми, дружелюбными и дипломатичными;

— любыми способами постарайтесь облегчить собеседнику восприятие ваших предложений как не навязанных ему.

При формировании документов для выработки УР необходимо отразить следующие положения.

1. Комплексность документа, т.е. рассмотрение в нем технических, экологических, эргономических, экономических, правовых, организационных и дру­гих вопросов в их взаимосвязи.

2. Степень соответствия документа международным требованиям по экологичности, безопасности, взаимозаменяемости, патентной чистоте, правовой защите и другим вопросам.

3. Степень использования мировых достижений и гармонизации документа с мировыми системами.

4. Количество примененных при разработке документа современных методов (функционально-стоимостный анализ, моделирование, прогнозирование, оптимизация и др.).

5. Экономическая обоснованность управленческих решений.

6. Повторяемость документа, его перспективность, масштаб применения.

7. Степень апробированности документа в научных кругах, федеральных и региональных органах управления, на практике;

8. Имидж организации и квалификация разработчиков решения;

9. Органы, согласовавшие и утвердившие документ;

10. Степень соблюдения стандартов на оформление документа, однозначность понятий, четкость, доступность изложения, наглядность.

Одним из условий качественного оформления управленческого решения в соответствующем документе является строгое соблюдения государственных стандартов Республики Казахстан.

Документы, отражающие УР, изготавливаются на бумаге или в электрон­ном виде. Обычно используется книжный формат А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) и редко - A3 (297х420 мм), а также альбомный формат (297х210 мм). Поля документов: верхнее - 25 мм, нижнее - 25 мм, левое - 25-30 мм, пра­вое- 10 -15 мм.

Текст большинства документов, как правило, должен состоять из двух основных частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части содержитсяобоснование, причины, цели и задачи, которые инициировали разработку документа. Констатирующая часть завершается словами: «приказываю», «постановляю», «довожу до сведения» и т.д.

Распорядительная часть текста документа содержитперечень конкретных мероприятий, направленных на разрешение соответствующих проблем.

При составлении документов необходимо:

• вводить элементы эмоционального воздействия на пользователя;

• обеспечивать краткость изложения;

• рационально сочетать текст и иллюстративный материал - графики, таблицы и формулы;

• указывать срок жизненного цикла документа.

• идентифицировать документ.

• обеспечивать соответствие документа организационной структуре, в которой он обрабатывается.

• обеспечивать доходчивость излагаемого материала.

Вопросы для самоконтроля

1. Что понимается под технологией разработки УР?

2. Какие компоненты будут присутствовать на входе и на выходе системы разработки УР.

3. Основные требования к УР и условия их обеспечения.

4. Состав участников процесса разработки и реализации УР.

5. Элементы структуры разработки и реализации УР.

6. Информационная подготовка разработки УР.

7. Характеристика этапа согласования, принятия, утверждения УР.

8.Этап организации выполнения выбранного УР.

9. Управление по результатам.

10. Управление на базе потребностей и интересов.

11. Управление путем постоянных проверок и указаний.

12.Управление в исключительных случаях.

13.Управление на базе искусственного интеллекта.

14. Управление на базе активизации деятельности персонала.

15.Пути мотивации социальных потребностей исполнителей УР.

16. Формы подготовки и реализации УР.

17.Характеристика положений, которые необходимо отражать при формировании документального оформления УР.

18. Какие положения содержаться в констатирующей части документа, формализованного в УР.

19.Какие положения содержаться в распорядительной части документа, формализованного в УР.

20. Основные требования к качеству информации при подготовке УР.

Основная литература к теме:

1. Кузнецова Л.А. Разработка управленческого решения: Учеб пособие / Челяб. госун-т Челябинск, 2001- 70 с.

2. Чуйкин А.М. Разработка управленческих решений: Учебное пособие / Калинингр. ун-т. - Калининград, 2000. - 150 с.

3. Управленческие решения. Учебное пособие. / Юкаева В.С. - Дашков и К, 1999.

4. Смирнов Э. А. Разработка управленческих решений: Учебник для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.

5. Разработка управленческого решения. / Трояновский В.М. - РДЛ, 2003.

6.Фатхутдинов Р.А. Управленческие решения: Учебник. 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА - М. – 2001.-315 с.