Тема 12. Документальное оформление хозяйственных операций.

Документальное оформление движения основных средств.

Движение ОС связано с осуществлением хоз.операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию ОС. Эти операции оформляются типовыми унифицированными формами первичной учетной документации.

Поступающие ОС принимает комиссия, назначенная приказом руководителя предприятия. Поступившие ОС приходуются на основании товаросопроводительных документов и акта приема-передачи основных средств формы № ОС-1, составленного в 2-х экземплярах (для организации сдающей и организации принимающей ОС). В акте указывают наименование объекта, год постройки или выпуска заводом-изготовителем, краткую характеристику объекта, первоначальную стоимость, присвоенный объекту инвентарный номер, место использования объекта и др.сведения, необходимые для аналитического учета ОС. Акт подписывают все члены комиссии, материально-ответственное лицо, принявшее ОС на хранение и утверждает руководитель организации. После оформления акт приема-передачи ОС передают в бухгалтерию, к нему прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту – паспорт, чертежи и т.п.

Внутренне перемещение ОС из одного цеха в другой, а также их передачу со склада в эксплуатацию оформляют накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств формы № ОС-2. Накладную выписывают в 2-х экземплярах, первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передают в бухгалтерию для записи в инвентарной карточке, а второй остается у сдатчика для отметки о выбытии объекта в инвентарном списке основных средств.

Поступившее на склад оборудование для установки оформляют актом о приеме-передаче оборудования формы № ОС-14. В акте указывают наименование оборудования, тип, марку, количество единиц, стоимость, обнаруженные дефекты.

Передачу оборудования со склада монтажным организациям оформляют актом приема-передачи оборудования в монтаж формы № ОС-15 с указанием в нем монтажной организации, наименования и стоимости переданного оборудования, его комплектности и выявленных при наружном осмотре оборудования дефектах.

На дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования, составляется акт о выявленных дефектах оборудования формы № ОС-16. В нем указываются по каждому наименованию оборудования выявленные дефекты и мероприятия или работы для устранения выявленных дефектов. Акт подписывают представители заказчика, подрядчика и организации-исполнителя. Соответственно он составляется в 3-х экземплярах.

Приемку законченных работ по ремонту, реконструкции и модернизации объекта ОС оформляют Актом о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов формы № ОС-3. В акте указывают изменения в технической характеристике и первоначальной стоимости объекта, вызванное реконструкцией и модернизацией, и стоимость выполненных работ.

На основании этих документов бухгалтерия производит соответствующие записи в инвентарные карточки учета основных средств формы № ОС-6, после чего техническую документацию, приложенную к актам приема-передачи, передают в технический отдел предприятия. Инвентарные карточки явл-ся основным регистром аналитического учета ОС, в них указывают наименование и инвентарный № объекта, год выпуска (постройки) дату и № акта о приемке, местонахождения, первоначальную стоимость, норму амортизационных отчислений, шифр затрат для отнесения сумм амортизации, сумму начисленной амортизации, внутренние перемещения и причину выбытия. На оборотной стороне инвентарной карточки указывают сведения о дате и затратах по достройке, дооборудовании, реконструкции и модернизации объекта, выполненных ремонтных работах, а также краткую индивидуальную характеристику объекта.

Операции по списанию объектов ОС оформляют актом на списание основных средств формы № ОС-4, актом на списание автотранспортных средств формы № ОС-4а. В них указывают техническое состояние и причину списания объекта ОС, первоначальную стоимость, сумму начисленной амортизации, затраты на списание, стоимость материальных ценностей, полученных от ликвидации объекта (зап.части, металлолом и т.п.), результат от списания.

Документальное оформление движения нематериальных активов.

На основании документов об оприходовании объектов нематериальных активов (актов приема-передачи, лицензионных, авторских договоров, приказов о принятии НМА к учету и пр.) бухгалтер заполняет Карточку учета нематериальных активов формы № НМА-1. Карточка применяется для учета всех видов нематериальных активов. Карточку оформляют в 1-м экземпляре на каждый объект НМА.

На лицевой стороне карточки указывают полное наименование и назначение объекта, первоначальную стоимость, срок полезного использования, норму и сумму начисленной амортизации, дату постановки на учет, способ приобретения (приобретен за плату, получен безвозмездно, внесен учредителем в качестве вклада в уставной капитал), документ о регистрации и основные сведения по выбытию объекта (номер и дата документа, причина выбытия, сумма выручки от реализации).

На оборотной стороне карточки дается краткая характеристика объекта нематериальных активов.

Документальное оформление движения готовой продукции.

Поступление на склад из производства готовой продукции оформляются спецификациями, приемными актами, требованиями-накладными формы № М-11 в 2-х экземплярах, один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, второй экземпляр – принимающему складу для оприходования ценностей.

Отпуск готовой продукции оформляется как правило Накладными на отпуск материалов на сторону формы № М-15. Основанием для выписки накладных является договор купли-продажи с покупателем. Накладные выписываются в 4-х экземплярах, один экземпляр остается на складе, второй служит основанием для выписки счета-фактуры, третий и четвертый передаются получателю готовой продукции. На всех четырех экземплярах накладной получатель обязан расписаться в получении продукции.

При вывозе готовой продукции с предприятия через пропускной пункт четвертый экземпляр накладной остается у службы охраны, а третий экземпляр передается получателю в качестве сопроводительного документа на груз. Служба охраны записывает накладные в журнал регистрации грузов и затем передает их в бухгалтерию по описи, где делают отметки о вывозе в журнале регистрации накладных на отпуск готовой продукции.

Счета фактуры выписывают в 2-х экземплярах, первый экземпляр не позднее 5 дней с даты отгрузки передается покупателю, второй экземпляр остается у продавца для отражения в книге продаж и начисления НДС.

Документы по учету личного состава, труда и его оплаты.

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов. Стр.177 Кондраков.

Документальное оформление результатов инвентаризации.

Для обеспечения достоверности данных бух.учета и бух.отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков);

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.