Тема 8. Организация документооборота бухгалтерии.

Документирование хозяйственных операций.

Не одна хоз.операция не может быть совершена и отражена в БУ без подтверждения ее первичным документом. Оформление производственных, финансовых и хозяйственных операций наз-ся документированием. Документирование хоз.операций явл-ся одним из принципов БУ и представляет собой сплошное и непрерывное отражение хоз.операций в первичных документах. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а при невозможности – сразу по окончании операции. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифиц.формам, утв. Госкомстатом. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифиц. (типовых) форм, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, т.к. это придает любому документу юрид.силу.

Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют на предмет заполнения всех реквизитов, их правильность, затем осуществляют арифметическую проверку. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйств.операций.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке, которая включает в себя их таксировку (расценку), группировку и разметку (контировку). Таксировка (расценка) – это денежная оценка указанных в документе ТМЦ. Группировка – это подбор однородных документов в пачки, что позволяет составить сводный документ и вывести общий итог за отчетный период. Разметка (контировка)- это определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хоз.операции, отраженной в документе. После разметки данные документов о хоз.операциях отражают на синтетических и аналитических, а отработанные документы сдают в текущий архив.

Состав бухгалтерской документации.

Все многообразие бухгалтерской документации классифицируют по однородным признакам:

1) по назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные;

Распорядительные документы – содержат приказ на совершение хоз.операций (приказы, доверенности, платежные поручения).

Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают факт совершения хоз.операций – квитанции, счета, отчеты МОЛ.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для отражения хоз.операций нет др.документов (справки, расчеты, ведомости распределения общепроизв. и общехоз.расходов, ведомость начисления амортизации).

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных документов. Напр., РКО – содержит распоряжение о выдаче денег, а подпись получателя и кассира явл-ся оправдательной записью.

2) по порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. (ПКО, требование на отпуск материала).

Сводные документы составляются на основе первичных документов (аванс.отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки)

3) по содержанию хозяйств.операций документы подразделяются на материальные, денежные и расчетные, которые соответственно отражают наличие и движение средств и предметов труда, денежных средств и расчеты п/п с юр.лицами и физ.лицами

4) по способу отражения операций – подразделяются на разовые (отражают 1 разовую отдел.операцию (ПКО, РКО) и накопительные (однородные операции за отчет.период – лимитно-забор.карта)

5) по месту составления – внутренние и внешние документы (вход. сч/ф, товарно-транспортные накладные.

6) По порядку заполнения документы подразделяются на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники.

Основные направления совершенствования

документации.

Основными направлениями совершенствования документации явл-ся унификация и стандартизация.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель принимаемые за исходные». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого документа.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Результатом работы по стандартизации и унификации явл-ся унифицированные системы документации, созданные по единым правилами требованиям. Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех организациях независимо от форм собственности. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утв. Госкомстатом РФ. Приобрести альбомы унифицированных форм первичной учетной документации можно в территориальных органах статистики. Программные бухгалтерские продукты (1-С:бухгалтерия, Парус и др.) содержат все унифицированные формы первичных документов. Также унифиц.формы документов можно найти и в справочно-правовых системах Гарант, Консультант+. Если какие-то формы документов отсутствуют в сборнике унифицированных форм, то организация их может разработать сама, утвердить в учетной политике, но эти формы обязательны для применения только в этой организации и должны содержать все необходимые реквизиты:

1) наименование документа,

2) дату составления документа,

3) наименование организации, от имени которой составлен документ,

4) содержание хозяйств.операции,

5) измерители хозяйств.операции в натуральном и денежном выражении,

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хоз.операции и правильность ее оформления,

7) личные подписи указанных лиц.

Для чего мы об этом ведем разговор? В соответствии с гл.25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты: обоснованные – значит экономически оправданные (т.е. направленные на получение дохода), выраженные в денежной форме; а под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Это значит, если в организации будут приниматься к учету первичные документы не по унифицированным формам, то при проверке ИФНС порядка исчисления налога на прибыль, налоговый инспектор посчитает данные расходы неправильно оформленными, а налог на прибыль необоснованно заниженным. Т.е. это грозит организации доначислением налога на прибыль, а также начислением штрафа и пени.

Общие требования к оформлению реквизитов

служебных документов.

Госуд.стандарты вводят единообразие в оформление документов, что явл-ся необходимым условием механизации и автоматизации работы с ними. Наличие необходимых реквизитов и правильное их оформление обеспечивает юридическую силу документа. Общие требования к оформлению реквизитов служебных документов изложены в ГОСТ Р6.30-97, который устанавливает максимальный набор реквизитов для документов управления – 29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, справка) имеет свой определ.набор реквизитов. Особенно важным явл-ся правильное оформление таких реквизитов как дата документа, подпись, печать, гриф утверждения документа, которые придают документу юр.силу.

Реквизит «наименование организации» пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредит.документах.

Реквизит «справочные данные об организации» содержит юрид.адрес п/п, ИНН/КПП, ОГРН, № р/счета в банке, № телефона, № факса, e-mail.

Реквизит «наименование вида документа» дает общее представление о назначении документа (АКТ, СПРАВКА, ПРОТОКОЛ), располагается после наименования и справочных данных об организации, проставляется на всех документах, за исключением писем.

Реквизит «дата документа» обеспечивает его юридическую силу.

Реквизит «регистрационный № документа» проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дада документа».

В состав реквизита «подпись» входят наименование должности, личная подпись и расшифровка подписи.

Реквизит «печать» придает документу юридическую силу.

Понятие документооборота, его график.

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Движение первичных документов в бух.учете регламентируется графиком. График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделениях. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, усилению контрольных функций бух.учета, повышению уровня автоматизации учетных работ. На основании графика документооборота работники п/п создают и представляют в бухгалтерию документы, относящиеся к сфере их деятельности.

График документооборота разрабатывается гл.бухгалтером и явл-ся одним из элементов учетной политики, разрабатываемой на отчетный год и утверждаемой приказом руководителя. Он представляет собой перечень документов и исполнителей, ответственных за представление данных документов в бухгалтерию; сроков представления документов в бухгалтерию; сроков обработки и прохождения документов внутри бухгалтерии. График утверждается и вводится в действие приказом руководителя с тем, чтобы он был безоговорочно обязательным для всех работников предприятия, связанных с учетом, т.к. несвоевременное представление в бухгалтерию и несвоевременная обработка учетных документов может привести к неблагоприятным налоговым последствиям. (пример графика стр.197 Справочника делопроизводства).

Организационно-распорядительные документы.

К организационным документам отн-ся: устав, положение, договоры, штатные расписания, должностные инструкции. Эти документы содержат правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность. Положения, изложенные в них, явл-ся безусловными для исполнения. Организационные документы должны иметь обязательный набор реквизитов: название организации, подразделения, наименование документа, гриф утверждения, дата документа, подпись, печать. Организационные документы проходят обязательную процедуру утверждения – вышестоящей организацией или руководителем организации или структурного подразделения; или распорядительным документом – постановлением, приказом. До утверждения организ.документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и юрисконсультом. Датой организ.документа явл-ся дата его утверждения.

К распорядительным документам отн-ся: постановления, указания, приказы, распоряжения, решения. Эти документы играют важную роль в управлении организацией. Они носят административный характер и обращены к нижестоящим должностным лицам и организациям.

Например, приказ- основной распорядительный документ, издаваемый руководителем для решения производственных задач. Приказы оформляются на бланке предприятия для внутренних документов или используются унифиц.формы (напр., прием, увольнение, отпуск, перевод, премирование). Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются основания для издания приказа (нормат.акты госуд.органов, решения Совета директоров, производст.необходимость и др.). Распорядит.часть приказа начинается словами «Приказываю» и далее «кому», «что сделать» и «до какого числа». Приказ подписывает руководитель или его заместитель. 1 экз.приказа вывешивается на доске объявлений, на 2-м экз., который подшивается в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение.

Оформление информационно-справочных документов.

Инф.-справочные документы носят вспомогательный характер по отношению к организ.-распорядительной документации. Информация, содержащаяся в них, может приниматься к сведению или служить основание для издания распорядительных документов. К инф.-справ.документам отн-ся: акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, письма и т.п.

Акт - инф.-справ. документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Составляется обычно комиссионно или 1 должностным лицом. Обязат.реквизитами акта явл-ся: наименование организации, наименование вида документа (АКТ), дата и №, место составления, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во вводной – указ-ся основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. В констатирующей - фиксируются факты, излагаются выводы, предложения, приводятся заключения составителей акта. Подписывается комиссией и утверждается руководителем.

Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки, составленные для руководителя, подписывает составитель; составленные по указанию вышестоящей организации – подписывает руководитель; справки финансового характера подписывает главный бухгалтер.

Характеристика номенклатуры дел, общие требования

к ее составлению.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых организацией с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для систематизации и учета дел и явл-ся основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатуру дел подписывает руководитель службы делопроизводства и утверждает руководитель организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об организации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел заполняется в виде таблицы, имеет 5 граф. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, обозначенные арабскими цифрами и состоящие из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового № дела по номенклатуре структурного подразделения. В графе 2 указываются заголовки дел, которые в обобщенной форме отражают основное содержание и состав документов дела. В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). В графе 4 указывается срок хранения дела согласно «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Графа 5 – примечания – проставляются отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах ,ответственных за формирование дел и др.

Порядок формирования и оформления дел для хранения.

После сдачи годового отчета все документы бухгалтерии, относящиеся к отчетному году, должны быть соответствующим образом оформлены и сданы в архив организации. Однородные первичные документы должны формироваться в отдельные дела-папки. При формировании вложений в папки необходимо соблюдение след.правил:

1) документы постоянного м временного сроков хранения необходимо группировать в разные папки, в дело включают не более 1 экз. каждого документа;

2) при наличии в деле документов за несколько месяцев, их помесячно разделяют листами бумаги с указанием месяца;

3) дело при толщине 4 см должно содержать не более 250 листов;

4) все листы дела нумеруются в правом верхнем углу.

Полное оформление дела включает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов;

- составление заверительной надписи дела на отдельном листе;

- оформление всех реквизитов обложки дела.

Перед подшивкой дел, из них удаляют все металлические скрепления (скрепки, скобы) и в конце каждого дела вкладывают чистый лист формы листа-заверителя для заверительной надписи.

Пример: Лист-заверитель дела № ________

В деле прошито и пронумеровано 200 (двести) листов.

Бухгалтер: ____подпись_____ (расшифровка подписи)

Дата

На обложке дела должны быть проставлены следующие реквизиты:

- наименование организации и структурного подразделения;

- делопроизводственный индекс дела;

- заголовок дела;

- срок хранения дела;

- дата дела (начала и окончания);

- количество листов в деле;

- архивный шифр дела (присваивается при сдаче дела в ведомственный архив).

В соответствии со ст.23 НК РФ предприятия обязаны хранить в течение 4-х лет документы, подтверждающие исчисление и уплату налогов. В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее 5 лет по окончании отчетного года. Документы по личному составу и лицевые счета работников должны храниться 75 лет с момента открытия лицевого счета. Ответственность за организацию хранения документов бухгалтерского учета несет руководитель организации, а обеспечивает организацию хранения документов главный бухгалтер.

Порядок хранения документов.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Остальные документы могут храниться не переплетенными, но подшитыми в хронологическом порядке в папки во избежание их утери или злоупотреблений.

Обработка дел и отбор их на хранение в архив должны производиться регулярно по окончании отчетного года. При наличии ведомственного архива бухгалтерия сдает дела в архив по описи. Опись дел составляется в 2-х экземплярах, подписывает составитель описи с указанием должности, согласовывается с руководителем канцелярии предприятия и утверждается гл.бухгалтером. Работник архива принимает дела по описи в присутствии работника бухгалтерии. По окончании приемки дел в архив, в конце каждого экземпляра описи делают заверительную надпись с указание фактического количества дел, даты приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

1экз.описи остается в бухгалтерии, 2-й экз. описи остается в архиве.

Работник архива подбирает и увязывает дела в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками по обе стороны.