Прием и первичная обработка поступающих документов

В федеральном органе исполнительной власти ( как и в любом учреждении, предприятии, организации различной формы собственности) должен быть установлен порядок обработки поступающих документов, определяется структурное подразделение, осуществляющее прием и обработку поступающей в федеральный орган исполнительной власти корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции.

В инструкции по делопроизводству должно быть предусмотрено:

- проверка правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;

- сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации). К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др. подобных мероприятий,

документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.;

- выделение документов, адресованных в структурные

подразделения федерального органа исполнительной власти для передачи документов непосредственно в структурное подразделение,

минуя руководство;

- сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления

документов в рабочее и нерабочее время;

- порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к

документу («Секретно», «Для служебного пользования»,

«Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др. и пометки

«Лично»), пометки «Срочно», «Оперативно» и др.

Инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено:

- документы, поступившие в федеральный орган исполнительной власти в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в

нерабочее время – на следующий рабочий день;

- составление акта в трех экземплярах при обнаружении отсутствия документов или приложений к ним (один акт остается в

Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа);

- сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес

отправителя и дата отправки;

- документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся:

- документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др. подобных мероприятий;

- документы по бухгалтерскому учету, материально- техническому обеспечению, плановые, финансовые документы,

поступающие без сопроводительного письма;

- рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.