Регистрация поступающих документов
В Инструкции по делопроизводству устанавливается:
- место и способ регистрации документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти (если в федеральном
органе исполнительной власти применяется так называемая смешанная форма организации делопроизводства);
- должно быть определено, какие документы регистрируются в службе делопроизводства, какие – в структурных подразделениях
федерального органа исполнительной власти);
- сроки регистрации поступающих документов (в день поступления, на следующий рабочий день (в случае поступления
документа в нерабочее время), незамедлительно (с отметками
«Срочно», «Оперативно» и др.), в течение трех дней (обращения граждан) и др.;
- структура регистрационного номера входящего документа и
используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов и др.);
- перечень сведений о документе, включаемых в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти;
- порядок сканирования документов, поступивших в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, и порядок включения электронных образов документов и электронных документов в систему электронного документооборота.
В инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что:
- документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;
- документы регистрируются независимо от способа их доставки;
- регистрация документов производится в пределах выделенных в федеральном органе исполнительной власти документопотоков.
Например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти из вышестоящих органов власти, из территориальных органов федерального органа
исполнительной власти, обращения граждан, документы, поступившие от зарубежных корреспондентов и др.
На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих
регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа
проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами.
Входящий номер (индекс документа) состоит из порядкового номера регистрации и дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторами корреспондентов, исполнителей и др.
Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.
В целях регистрации и учета документов в федеральном органе
исполнительной власти разрабатываются классификаторы (справочники):
-структурных подразделений;
-видов документов;
-должностных лиц;
-корреспондентов;
-предметно-тематический (вопросов деятельности);
-резолюций (указаний по исполнению);
-исполнителей;
-результатов исполнения документов и др.
Дата добавления: 2016-02-20; просмотров: 877;