Установленный срок Примечание

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль исполнения заканчивается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, заявления или жалобы гражданина.

Решение о снятии обращения с контроля принимает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все

поставленные в них вопросы, по которым приняты необходимые меры, и даны ответы по существу затронутых проблем.

О результатах рассмотрения предложения, заявления или жалобы

организация должна известить гражданина в течение 10 дней с момента принятия решения. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается непосредственно следующий за ним рабочий день.

Ответ на обращение гражданина может быть дан как в устной, так и в письменной форме. В случае устного ответа должна быть сделана соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.

Обращения граждан принято централизованно хранить на рабочем месте лица, ответственного за ведение делопроизводства по письмам граждан. Поэтому после исполнения поступивших

предложений, заявлений и жалоб граждан работники структурных подразделений должны вернуть их названному лицу со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром РКК для централизованного формирования дел и картотеки. Запрещается формирование и хранение обращений граждан у отдельных исполнителей.

В дела помещаются только полностью исполненные письма

граждан, на которых проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка должна содержать в краткой форме информацию о выполненной работе (дан ответ от № …, сообщено по телефону № …..и т.п.).

Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются после их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в учреждении, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел.

Хранение дел у исполнителей запрещается.

Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу,

куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие материалы.

Ответственность за сохранность документов этого вида в

учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан.

Следует подчеркнуть, что руководители и специалисты каждой

организации, получающей письма граждан, должны очень серьезно и внимательно относиться к данному виду документации, постоянно систематизировать обращения по тематике и анализировать их содержание, не забывая о том, что предложения граждан направлены на совершенствование деятельности организации, заявления отражают желание граждан реализовать свои законные права, а жалобы прямо указывают на имеющиеся недостатки, без устранения которых организация вряд ли сможет успешно развиваться.

Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний и жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере

необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством. После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

При автоматизированной обработке предложений, замечаний и жалоб граждан могут быть использованы приспособленные к машинной

обработке формы, в том числе и РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в машиноориентированном варианте.

Руководители государственных органов должны систематически

анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок и представляют их своим руководителям.

Контрольные вопросы:

1. Основной источник, определяющий порядок создания документации в федеральных органах исполнительной власти?

2. В каком документе должны найти условия, определяющие порядок создания документации в федеральных органах исполнительной власти?

3. Какие вопросы должны быть отражены в «Общих положениях»

Инструкции по делопроизводству?

4. Порядок согласования Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти?

5. Основные понятия?

6. Виды бланков, их реквизиты?

7. Документы, регламентирующие порядок разработки и использования бланков?

8. Общий бланк, его реквизиты?

9. Состав реквизитов документов федерального органа исполнительной власти?

10. Правила оформления реквизитов?

11. Какие проекты документов федеральные органы исполнительной власти представляют в Правительство Российской Федерации?

12. Что должно быть отражено в Инструкции по делопроизводству с

точки зрения разработки и представления проектов документов в Правительство Российской Федерации?

13. Правила подготовки и оформления проектов законодательных актов Российской Федерации?

14. Правила подготовки и оформления проектов актов (указов, распоряжений) Президента Российской Федерации?

15. Правила подготовки и оформления проектов актов

(постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации?

16. Понятие «нормативный правовой акт»?

17. Вид издания нормативных правовых актов федерального органа

исполнительной власти?

18. В каких случаях нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти подлежат государственной регистрации?

19. Какие меры должны быть предусмотрены в Инструкции по делопроизводству по подготовке проектов нормативных правовых актов в федеральных органах исполнительной власти?

20. Правовые акты федеральных органов исполнительной власти не подлежащих представлению на государственную регистрацию?

21. Состав документов федерального органа исполнительной власти?

22. Виды приказов, назначение приказов?

23. Правила подготовки и оформления приказов (распоряжений)?

24. Какие моменты должны быть отражены в Инструкции по делопроизводству, касающиеся положений, правил, инструкций в

федеральных органах исполнительной власти?

25. Виды протоколов, используемых в деятельности федеральных органах исполнительной власти?

26. Какие основные положения должны быть отражены в Инструкции

по делопроизводству, касающиеся оформления протоколов?

27. Порядок оформления протоколов?

28. Виды деловой переписки и их название?

29. Какие нормативные документы должны быть учтены при установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству?

30. Реквизиты при оформлении служебных писем?

31. Виды записок?

32. Обязательные реквизиты докладной записки?

33. Назовите нормативные документы, определяющие порядок работы

федеральных органов исполнительной власти с обращениями граждан?

34. Виды обращений граждан в федеральные органы исполнительной власти?