Принципы организации документооборота

являются «Правила делопроизводства в федеральных органах

исполнительной власти», раздел IV (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477).

Условия и требования к документообороту в федеральном органе

исполнительной власти, должны найти отражение в Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти.

и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

Раздел «Организация документооборота» Инструкции по делопроизводству содержит положения, устанавливающие:

- прием и первичную обработку поступающих документов;

- предварительное рассмотрение документов;

- порядок регистрации поступающих документов;

- порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей;

- порядок регистрации отправляемых документов;

- порядок отправки документов;

- порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;

- порядок регистрации и прохождения внутренних документов;

- учет и анализ объемов документооборота:

- организацию работы с документами в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

При установлении требований к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов:

- централизация операций по приему и отправке документов;

- распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

- организация предварительного рассмотрения поступающих

документов;

- исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

- однократность регистрации документов;

- устранение необоснованных согласований проектов документов;

- регламентация операций по обработке, рассмотрению и

согласованию документов.

В документообороте федерального органа исполнительной власти в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки:

- поступающая документация (входящая);

- отправляемая документация (исходящая);

- внутренняя документация.

В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:

- документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации,

Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания, высших судов (Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражный суд), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций;

- документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;

- документы территориальных органов федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации;

- обращения граждан;

- запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

исполнительной власти;

- документы из правительственных и неправительственных

организаций зарубежных стран и другие группы документов.

В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

Принципиальную схему документооборота рассмотрим на схеме № 13.1.

Входящий документ

Делопроизводители,

секретари Руководители Исполнители

Регистрация входящих

Регистрация внутренних

Рассмотрение (инициация)

Возникновение версионности документа

Исполение

Исходящий документ

Регистрация исходящих

Утверждение (подписание)

Согласование

Внутренний контур Внешний контур