Порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей

В федеральном органе исполнительной власти ( как и в любом учреждении, предприятии, организации различной формы собственности) должен быть определен порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти с учетом установленного распределения обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в Службе делопроизводства, а также порядок доведения документов до исполнителей.

В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что:

- документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти

только после регистрации;

- после рассмотрения руководством документы возвращаются в службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению (резолюции) в регистрационно-контрольную форму (РКФ);

- в соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения - ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией Службы делопроизводства);

- передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через Службу делопроизводства.

Вот как отражен данный вопрос в Инструкции по

делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги».

«2.10. При направлении поступивших документов на доклад и исполнение следует руководствоваться Уставом

ОАО “РЖД” распределением обязанностей между президентом и вице-президентами общества, положениями о подразделениях аппарата управления общества и иными документами общества.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то отдел документационного обеспечения или служба делопроизводства подразделения выбирает из АС “Документооборот” необходимую информацию или оформляет соответствующую справку, которые прилагает к поступившему документу.

2.11. Зарегистрированные отделом документационного

обеспечения документы, поступившие в адрес президента общества, правления общества, а также общества без указания конкретного адресата, передаются отделом начальнику Департамента управления делами или его заместителю (руководителю секретариата президента общества) для рассмотрения и направления этих документов на доклад в соответствии с установленным президентом общества порядком распределения корреспонденции, поступающей в его адрес.

Президенту общества докладывают:

- документы высших органов государственной власти;

- документы, подписанные руководителями федеральных

органов исполнительной власти, иных государственных органов, а также органов власти субъектов Российской Федерации;

- докладные записки вице-президентов общества и руководителей подразделений аппарата управления общества;

- документы за подписью руководителей обособленных структурных подразделений общества;

- жалобы на действия подчиненных должностных лиц;

- другие документы по наиболее важным вопросам деятельности общества. Документы докладывает начальник Департамента управления делами или руководитель секретариата президента общества.

2.12. Зарегистрированные отделом документационного обеспечения документы, поступившие в адрес вице- президентов общества, передаются отделом в секретариаты соответствующих вице-президентов общества.

Вице-президентам общества докладывают адресованные им документы, а также документы, поступившие в адрес президента общества и общества без указания конкретного

адресата, по вопросам, находящимся в их ведении в соответствии с распределением обязанностей, направленные им начальником Департамента управления делами или руководителем секретариата (помощниками) президента общества в соответствии с установленным порядком.

Документы докладывают руководители секретариатов (советники) вице-президентов общества.

2.13. Проекты резолюций президента и вице-президентов

общества по рассматриваемым документам подготавливают

соответствующие секретариаты. Документы после рассмотрения президентом и вице-президентами общества возвращают с резолюциями в отдел документационного обеспечения. Резолюции президента общества и отметки о направлении документов на исполнение вводят в АС “Документооборот” работники отдела документационного обеспечения, резолюции вице-президентов общества – работники секретариатов вице-президентов общества.

Указанные документы передаются отделом документационного обеспечения для исполнения согласно резолюции.

На документе (резолюции к документу), исполнение которого подлежит контролю, работники отдела документационного

обеспечения или секретариата вице-президента общества проставляют отметку о контроле.

2.14. Адресованные президенту и вице-президентам

общества документы по вопросам, находящимся в ведении руководителей подразделений аппарата управления общества, могут направляться начальником Департамента управления делами, руководителем секретариата (помощниками) президента общества и руководителями секретариатов (советниками) вице-президентов общества руководителям подразделений аппарата управления