Управление составлением сметы

Для обеспечения эффективной работы по составлению сметы применяются соответствующие административные процедуры. Данные процедуры должны быть приспособлены к требованиям организации. Для эффективного составления сметы должны быть в рамках разрабатываемых процедур учтены следующие три элемента: планово-финансовая комиссия, бухгалтерский персонал, руководство по разработке смет.

Планово-финансовая комиссия обычно состоит из специалистов высокого уровня, которые представляют основные сегменты компании. Ее главная задача – обеспечение принятия реалистичных смет и координация. При нормальной процедуре функциональные руководители представляют свои сметы на утверждение комиссии. Если смета не отражает обоснованного уровня производительности, то она не принимается и от функционального руководителя требуется ее корректировка и повторное представление на рассмотрение комиссии. Планово-финансовая комиссия может назначить менеджера, который будет руководить составлением сметы. Чаще всего таким специалистом является бухгалтер. Его роль заключается в координации отдельных смет в обобщенную смету организации.

Бухгалтерский персонал обычно оказывает помощь менеджерам в подготовке их смет. Он, Пример, разрабатывает и распространяет инструкции по составлению сметы, обеспечивает информацию о прошлых периодах, которая может быть полезной при подготовке сметы на плановый период. Хотя сам бухгалтерский персонал не определяет содержание сметы, они участвуют в их составлении, оказывая консультации и техническую поддержку менеджерам.

Руководство по составлению сметы обычно разрабатывает бухгалтер. В руководстве должны быть описаны цели и процедуры составления сметы. Дополнительно к руководству может включаться график, который точно определяет порядок составления смет и даты, к которым они должны быть представлены планово-финансовой комиссии.

В каждом конкретном случае количество этапов составления сметы может сильно варьировать. Однако можно выделить основные из них, которые будут присутствовать независимо от условий функционирования организации.

1. Определение политики составления сметы.

2. Определение фактора, ограничивающего выпуск продукции.

3. Подготовка программы сбыта.

4. Первоначальная подготовка сметы.

5. Анализ альтернатив (анализ первоначальной сметы).

6. Принятие сметы.

7. Ежемесячный анализ сметы.