Тема 7. Составление смет

Под сметой понимают подробную программу действий на будущие периоды, выраженную в денежном эквиваленте. Смета является элементом краткосрочного планирования фирмы, она отражает человеческие и финансовые ресурсы, которыми фирма располагает на текущий момент времени.

Сметы составляются для достижения следующих целей:

- планирование ежегодных операций (составление сметы гарантирует, что руководители будут планировать будущие операции, принимая во внимание возможные изменения условий деятельности в будущих периодах, и определять меры, которые необходимо принять для реагирования на предстоящие изменения внешних условий);

- координация деятельности подразделений (при помощи сметы действия различных подразделений организации могут быть согласованы и сведены воедино);

- доведение планов до руководителей различных уровней управления (эффективность функционирования организации предполагает четкую передачу информации, при помощи сметы высшее руководство информирует о своих намерениях руководителей более низких уровней управления);

- стимулирование деятельности руководства по достижению целей (смета представляет собой норму, достижение которой носит практически обязательный характер);

- управление производством (смета позволяет осуществлять контрольную функцию, т. к. на ее основе можно проводить сопоставление плановых и фактических показателей, с последующим анализом причин отклонений; данный подход называется управлением по отклонениям);

- оценка эффективности работы (работа руководителя может быть оценена по степени выполнения сметы, при условии, что сама смета разработана грамотно).

Большинство смет служат нескольким целям, часть из которых может носить противоречивый характер. Пример, можно наблюдать конфликт целей при выполнении функций сметы планирования и стимулирования, между планированием и оценкой эффективности. В первом случае функция стимулирования может повлечь за собой составление невыполнимой сметы, а планирование требует реальных объемов работ; во втором случае – плановые показатели не могут учесть всех возможных изменений условий работы, тогда, чтобы функции не конфликтовали, при оценке эффективности необходимо оценить на первом этапе те условия работы, которые изменились за отчетный период, но о которых не делалось предположений на этапе планирования.

Детализированную смету для каждого центра ответственности обычно разрабатывают на год. Годовая смета может делиться на подпериоды – квартал, месяц, неделя. Предполагается, что в течение выделенных интервалов времени сметы могут корректироваться. Это называется скользящей сметой.