Документооборот. Документация документооборота. Правовое значение документов и ответственность за их составление и хранение

Документы с момента их составления или получения от других предприятий до передачи в архив на хранение проходят первый путь. Известно, что первичные документы несут информацию о фактах хозяйственной жизни и эта информация должным образом обрабатывается, обобщается и накапливается с целью получения итоговых данных в балансе и отчетности. Своевременный и качественный учет обеспечивает определенный порядок организации составления и обработки документов, или документооборот.

Документооборот – это процесс движения документов от момента их получения или создания, последующей обработки и использования в бухгалтерии до сдачи в архив

Документооборотом называется порядок и пути движения документов, и чем короче и быстрее будет организован этот процесс, тем он будет более эффективным и пользователи смогут вовремя получить информацию для принятия решений.

Каждое предприятие, учитывая свою специфику хозяйственной деятельности и структуру управления определяет направления и объемы документов. Организует документооборот на предприятии главный бухгалтер или бухгалтер, который разрабатывает правила и технологию обработки учетной информации. Эта технология определяет основные этапы прохождения документов: составление первичных документов или регистрация таких, поступившие со стороны, учетное обработка и регистрация документов; передача документов на хранение в архив. Организационно перечисленные этапы документопотока отражаются в специальном документе, который называется план (график) документооборота. Он должен определять осуществление систематического контроля за составлением и сроками прохождения первичных, сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию.

План (график) документооборота разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем. Требования главного бухгалтера относительно порядка составления и представления в бухгалтерию и обработку документов являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия. График документооборота, в котором приводится перечень документов, относящихся к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их представления и перечень служб (подразделений) предприятия, в которые передаются эти документы.

При поступлении документов в бухгалтерию производится их проверка:

· по форме (формальная проверка заполнения всех реквизитов, соответствия стандарту и форме документа, своевременности составления документа и представления в бухгалтерию);

· по содержанию (содержательная проверка правильности отражения хозяйственной операции, ее соответствие законодательным и нормативным требованиям, интересам собственника или предприятия);

· арифметическая (проверка правильности поставленных цен и тарифов, рассчитанных сумм и итогов).

При этом запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приёмки, хранения и использования активов и обязательств. Такие документы передаются непосредственно главному бухгалтеру для принятия соответствующих решений. Первичные документы могут быть приняты к учёту в том случае, если они составлены по форме и подписаны лицом, на это уполномоченным.

Проверенные бухгалтерией документы проходят учетную регистрацию. Процесс обработки в бухгалтерии принятых от исполнителей бухгалтерских документов включает три этапа: расчет (таксировку), группировку и бухгалтерское проведения (котировки) и включение в учётные регистры.

Расценка (таксировка) документов заключается в проставлении в соответствующих графах документа цены и суммы, т. е. перевод натуральных и трудовых измерителей в денежный, осуществляется в самом документе путем умножения показателя на цену. Эта операция характерна для документов, которыми оформляется движение материальных ценностей (требования, накладные, лимитно-заборные карты и т. п), поскольку в момент их составления записывают только количественные показатели. Документы, в которых проставлены цена и сумма, не подлежат расценке. В результате расценки происходит оценка хозяйственной операции в денежном выражении.

Группировка документов заключается в объединении однородных по содержанию первичных документов в группы с целью подготовки сводных данных (по складам, цехам, заказам, кассах и т. п) и упрощения ведения первичного учета. Сгруппированы по определенным признакам однородности документы накопительные и группировочные ведомости; существенно сокращают дальнейшие регистрационные операции.

Бухгалтерская проводка (котировка) предусматривает отражение в первичных или сгруппированных документах (сведениях) бухгалтерской проводки (корреспонденции счетов бухгалтерского учета), которая в будущем найдет свое отражение в регистрах бухгалтерского учета, а затем в отчетности. В основном первичные документы, накопительные и группировочные ведомости, мемориальные ордера содержат для указания корреспондирующих счетов предусмотренные специальные графы.

Оформленные бухгалтерскими корреспонденциями документы учета используются для дальнейшего отражения хозяйственных операций, которые в них содержатся, в регистрах синтетического и аналитического учета. На этом практически завершается учетная работа с первичными бухгалтерскими документами. Первичные документы после выполнения своей учетно-аналитической функции подлежат передаче в архив.

Для хранения документов предназначены архивы. Архивы различают текущие и постоянные. Текущий архив организуется непосредственно в бухгалтерии для хранения документов отчетного года, поскольку в текущем году часто есть потребность обращаться к нему за справками и информацией. Текущий архив содержится в специальных закрытых шкафах. Постоянный архив размещается в специально оборудованном помещении и предназначен для хранения не только бухгалтерских документов и отчетов, но и дел других подразделений и служб предприятия. Все принятые на хранение дела регистрируются в архивной книге, что облегчает поиск документов или дел в случае необходимости.

Документы из текущего архива передаются в постоянный после окончания отчетного года и соответственно отработанные: систематизированные в хронологическом порядке, прошиты и маркированные ярлыками (рубрикам). Первичная документация хранится в архиве отдельно от учетных регистров.

Сроки хранения документов в постоянном архиве определены Главным архивным управлением при Кабинете Министров Украины. Согласно Перечня, утвержденного приказом этого управления от 20.07.1998 г. № 41, документы поименованные в разделе 42. Бухгалтерский учет и отчетность сохраняется от 3 до 5 лет. Так, например, для первичных документов, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и являющиеся основанием для бухгалтерских и налоговых записей, установлен срок хранения 3 года; расчетно-платежных ведомостей, акта документальных ревизий, налоговых и других проверок - 5 лет; лицевые счета рабочих и служащих, студентов - 15 лет; уставы и положения, бухгалтерские отчеты и балансы, передаточные, разделительные и ликвидационные балансы хранятся постоянно.

После окончания установленных сроков хранения документы, имеющие особо важное значение, передаются на бессрочное хранение в государственный архив, а другие документы подлежат уничтожению специальной комиссией по акту с соответствующей отметкой в архивной книге.