Классификация бухгалтерских документов

Содержание документов, структура и требования к их созданию, юридическое оформление документов. Функции бухгалтерских документов

Первичное наблюдение, документирование и документация играют большую роль в управлении деятельностью предприятием, а именно:

- дают представление о фактическом состоянии хозяйственных средств и их изменения в процессе кругооборота средств,

- обеспечивают прозрачность в работе предприятия и контроль за наличием движения имущества и денежных средств;

- является юридическим (правовым) свидетельством хозяйственных операций, которые осуществляются;

- является важным источником контроля для внешних и внутренних пользователей при проведении ревизии, аудита, анализа хозяйственной деятельности.

Первичные документы должны быть составлены на бумажных или машинных носителях (электронных) носителях. Соответственно этому существуют и требования к содержанию и оформлению документов. Порядок создания первичных документов, записей в регистрах бухгалтерского учета и хранения документов, реестров и отчетов установлен Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88.

Полнота и достоверность показателей учета в значительной мере зависят от качества оформленных документов. Чтобы быть доказательным и иметь юридическую силу, документ должен содержать обязательные реквизиты. Термин "реквизиты" происходит от латинского, что означает "нужное, необходимое". Такими реквизитами для любого первичного бухгалтерского документа являются:

· наименование и код формы документа;

· дата и место составления;

· название предприятия, от имени которого составлен документ;

· содержание и объем хозяйственной операции в денежном и натуральном измерении;

· должности, фамилии и подпись лиц или другой знак, позволяющий идентифицировать лицо, несет ответственность за предоставление разрешения на проведение хозяйственной операции, за проведение хозяйственной операции, за составление первичного документа.

В зависимости от характера операций в первичные документы могут быть внесены дополнительные реквизиты:

· идентификационный код предприятия или лица;

· номер документа;

· основание для осуществления операции;

· данные о документ, удостоверяющий личность;

· другие дополнительные реквизиты.

Главной составляющей документов является информация. Информация может бать недокументальной – незакреплённой, и документальной – закреплённой на соответствующем носителе (бумаге, магнитной ленте, дискете, лазерном диске), который предназначен для её хранения и передачи в пространстве и времени.

Материальный объект, специально предназначенный для записи, хранения и передачи информации, называют материальным носителем или носителем информации.

Если в первичном документе отсутствует какой-либо обязательный реквизит, такой документ является недоказательным и не может быть основанием для отражения такой хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.

К оформлению первичных бухгалтерских документов предъявляют следующие требования:

1) первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это невозможно, непосредственно после ее окончания;

2) документы составляют на бланках типовых форм, утвержденных Государственным комитетом статистики Украины, или на бланках специализированных форм, утвержденных соответствующими Министерствами и ведомствами, а также изготовленных самостоятельно, которые должны иметь обязательные реквизиты типовых или специализированных форм;

3) в случае составления и хранения первичных документов на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами;

4) записи в первичных документах делают в темном цвете чернилами, шариковой ручкой, печатными средствами или принтером, которые обеспечивают хранение этих записей в течение установленного срока хранения документа и предотвращают несанкционированное исправление;

5) свободные строки в первичных документах прочерчивается;

6) в денежных документах суммы проставляют цифрами и прописью. Первое слово суммы записывают с краю и с большой буквы;

7) каждый первичный документ должен содержать данные о должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за его оформление;

8) руководитель предприятия приказом или распоряжением утверждает перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственных операций, связанных с выпуском товарно-материальных ценностей, имущества, выдачей денежных средств и документов. Круг таких лиц, как правило, ограничен;

9) запрещается принимать к исполнению документы на хозяйственные операции, которые противоречат законодательным и нормативным актам, установленному порядку учета средств и материальных ценностей, наносят ущерб государству, собственникам и иным юридическим и физическим лицам;

10) при составлении первичных документов за текущий период могут быть допущены ошибки, которые исправляют корректурным способом, то есть неправильный текст или сумму зачеркивают тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а сверху пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибок должно быть заверено надписью "исправлено" и подтверждено подписью лиц, подписавших этот документ с указанием даты исправления. В документах, которыми оформлены кассовые, банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не допускаются. Ошибки в документах за предыдущий отчетный период исправляют методом "красное сторно";

11) предприятие принимает все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и обеспечивает их надлежащее хранение в течение установленного срока, который регулируется специальным перечнем;

12) в случаях, установленных законодательством, а также министерствами и ведомствами Украины, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности. их печатают по образцам типовых или специализированных форм с обязательным печатанием номера;

13) ответственность за несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали эти документы;

14) первичные документы могут быть изъяты у предприятия только по постановлению уполномоченных государственных органов в соответствии с действующим законодательством Украины, а именно органов дознания, органов предварительного следствия, прокуратуры, судов, налоговой службы Украины и контрольно-ревизионной службы Украины. С разрешения и в присутствии представителей органов, которые осуществляют изъятие, должностные лица предприятия могут снять копии и составить реестр изымаемых документов с указанием оснований и даты изъятия.

Большое значение в изложении этих требований имеет унификация и стандартизация документов. Под унификацией документов понимают разработку единых образцов документов для оформления однотипных хозяйственных операций на предприятиях, в организациях и учреждениях независимо от вида деятельности и форм собственности. Так, унифицированы все банковские и кассовые документы, бланки авансовых отчетов и удостоверений на командировку, товарно-транспортных накладных, расчетно-платежных ведомостей, налоговых накладных и других документов. Унификация документов обеспечивает широту использования, возможность широкого обработки на компьютерах, массовое тиражирование бланков, что удешевляет их стоимость.

Под стандартизацией документов понимают установление для бланков однотипных документов одинакового, наиболее рационального размера и формы с заблаговременным определением размещения соответствующих реквизитов. Печать стандартных бланков документов большими тиражами дает значительную экономию бумаги, удешевляет их изготовление.

Классификация бухгалтерских документов

Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности предприятия отражается в их классификации, делении на группы по определенным признакам сходства и различия, каждая из которых несет смысловую нагрузку. Документы классифицируют по месту составления, по назначению, по порядку составления, по способу использования, по содержанию.

По месту составления бухгалтерские документы делят на внутренние и внешние.

Внутренние документы оформляются (выписываются) на предприятии и тут же используются (авансовые отчеты подотчетных лиц, табели учета использования рабочего времени, инвентарные карточки основных средств, приходные кассовые ордера и тому подобное).

Внешние документы составляются на стороне, полученных от других предприятий и организаций. При поступлении обязательно регистрируются, оформляются, как правило, на бланках унифицированных форм (счета-фактуры, платежные поручения, выписки банков, постановления, письма, соглашения и тому подобное).

По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными являются документы, которые содержат распоряжение (приказ, задание) на осуществление определенной хозяйственной операции (приказы о приеме на работу и увольнении с работы, чеки на получение наличных в кассе банка, платежные поручения банку на перечисление средств, доверенность на получение материальных ценностей). Распорядительные документы не подтверждают факт осуществления операций, потому не могут бать основанием для учётных записей.

Исполнительными являются документы, где подтверждается факт осуществления хозяйственной операции, ее выполнение определенным лицом, которое подало документ (авансовые отчеты, выписки банков, кассовые приходные и расходные ордера, акты, квитанции и другие).

Документы бухгалтерского оформления составляются на основании исполнительных и распорядительных документов самими работниками бухгалтерии. Самостоятельного значения такие документы не имеют, но необходимы в учетном процессе. К таким документам относятся мемориальные ордера, бухгалтерские справки, различные расчеты (амортизации, распределения затрат, отчетные калькуляции) и другие.

Комбинированные документы совмещают функции вышеперечисленных документов (распорядительных, исполнительных, бухгалтерского оформления). К ним относятся авансовые отчеты, требования, наряды, расходные кассовые ордера и другие. Примером комбинированного документа может быть и расходный кассовый ордер, в котором содержится распоряжение распорядителя денежных средств о выдаче наличных и подтверждение о их фактическую выдачу и получение подписями кассира и получателя денег.

По порядку составления документы разделяют на первичные и сводные.

Первичные документы составляют в момент осуществления хозяйственной операции или сразу после её осуществления (приходные и расходные кассовые ордера, накладные, акты приема работ и другие).

Сводные документы составляют на основании однородных первичных документов путем группирования и обобщения и балансовые увязки их показателей (отчеты кассира, авансовые отчеты, товарные отчеты, платежные ведомости и другие).

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы фиксируют одномоментно одну или несколько хозяйственных операций (ордера, требования, акты и другие).

Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определенный отрезок времени (день, декаду, месяц). Такие документы используют многократно (табель учета рабочего времени, лимитно-заборная карта, ведомость выпуска готовой продукции, многодневные наряды и другие). В отличие от разовых накопительные документы используются с целью учета после того, как в них записана последняя операция и подведен итог всех записей.

По содержанию документы делятся на денежные, расчетные, материальные.

Денежными документами оформляются операции, связанные с денежными средствами. К ним относятся платежные поручения, расходные и приходные кассовые ордера, банковские чеки и другие.

Расчетными документами оформляют расчеты между физическими и юридическими лицами (счет-фактура, платежное поручение, квитанции и другие).

Материальными документами оформляются операции связанные с движением материальных ценностей (приходный ордер, требование-накладная, лимитно-заборная карта и другие).

По количеству позиций, то есть по количеству строк документы делятся на однострочные (однопозиционные) и многострочные (многопозиционные).

По способу составления документы делятся на документы, составленные вручную, и документы, которые составляются с помощью компьютеров.

Из общей характеристики документов видно, что каждый документ относится одновременно к разным классификационным группам. Так, например, акт приема-передачи основных средств является материальным документом и вместе с тем исполнительным, первичным, разовым и внутренним; счет-фактура поставщика - исполнительным, одноразовым, внешним; расходный кассовый ордер - комбинированный, первичным, разовым и внутренним и другие.

Классификация документов по рассмотренным признакам позволяет правильно понять их содержание, назначение и использование для отражения хозяйственных операций предприятия.