Функція формування цілі

Формуючи ціль року, півріччя, місяця, тижня, дня варто враховувати галузі побудованого “дерева цілей життя” і відповідно до них формулювати ціль планованого періоду життя.

Сформулювавши ціль планованого періоду, треба спроектувати (для перевірки) цю ціль на ціль більш важливу і визначити її відповідність і таким чином до цілі життя. Визначаючи собі ціль, варто пам'ятати, що людина не може прагнути до будь-якої цілі. Ми повинні реалізовувати тільки ті цілі, які близькі нам, які відображають нашу індивідуальність.

Функція пийняття рішення

Рішення в самоменеджменті можна прокласифікувати, згрупувавши них за різними ознаками, кожна з яких характеризує якусь сторону рішення.

Розглянутий раніше цикл (рис.6.5.) показує зв'язаність прийняття рішення з визначеною періодичністю. Ця періодичність обумовлена сформованими періодами тимчасової ієрархії. У зв'язку з цим за тривалістю дії, масштабом і характером цілей рішення прийнято підрозділяти на стратегічні і тактичні. Стратегічні, як ми раніше переконалися, стосуються корінних, генеральних проблем життя. Тактичні (або оперативні) зв'язані зі здійсненням поточних (оперативних) цілей, рішення задач.

Рішення, спрямовані на зміну ходу протікання процесу життєдіяльності, на досягнення раніше визначених цілей, можна назвати адаптуючими. Якщо життєві цілі не можуть бути досягнуті шляхом зміни умов, приймаються коригувальні рішення (коригувальна функція), спрямовані на перегляд установлених цілей.

Управлінські рішення приймаються на всіх стадіях управлінського циклу і, у залежності від стадії, класифікуються як початкові (вихідні), що оперативно регулюють, коригувальні рішення, і рішення зв'язані зі здійсненням інших функцій праці менеджера. У першу чергу з функцією контролю.

У залежності від повноти наявної інформації рішення можуть прийматися в умовах визначеності і невизначеності. Даний підхід до класифікації у значному ступені визначає і методи рішення.

У цьому зв'язку розрізняють програмовані і непрограмовані рішення. До перших звичайно відносять стандартні і повторювані рішення, до других - разові, слабко структуровані рішення, які вимагають творчого підходу, та у значному ступені залежні від здорового глузду й інтуїції.

Отже, центральною ланкою всього управлінського циклу, його головним актом є управлінське рішення. Воно складає головний засіб самоуправлінського впливу, за допомогою якого забезпечується нормальне функціонування і просування людини до цілі.

У повсякденній діяльності часто приходиться вирішувати безліч задач. Передова управлінська практика розробила безліч прекрасних рекомендацій.

1. Встановлювати пріоритетність у рішенні задач, що дозволить працювати над дійсно важливими і необхідними задачами. Наприклад, аналіз АБВ (рис. 6.7.)

65% 20% 15%

15% 20% 65%

Рис.6.7. Аналіз АБВ.

2. Враховувати, що в загальній безлічі задач, які стоять, можна виділити ті 20%, що приносять 80% результатів, а 80% усіх робіт дають лише 20% ефекту.

3. Ще простіше, говорять, розподіляв задачі генерал Д.Ейзенхауер (рис 6.8.)

Рис. 6.8. Порядок виділення термінових і важливих задач.

У залежності від ступеня терміновості і важливості задачі розрізняються на:

1. Термінові \ важливі справи. Їх треба вирішувати самому і негайно.

2. Термінові \ менш важливі справи. Якщо є можливість, то доручити виконання іншому.

3. Менш термінові \ важливі справи. Справи можуть почекати. Треба перевірити ще раз їхню важливість або частково доручити своїм співробітникам.

4. Менш термінові \ менш важливі справи. Якщо вони “не спливли” найближчим часом, то їх узагалі можна не виконувати.

Планування діяльності

У процесі розробки стратегічного самоменеджменту був розроблений план життя. При розробці цього плану ми використовували програмно-цільовий підхід, який дозволив ціль життя представити у вигляді дерева цілей. Визначивши пріоритет кожної цілі, ми тим самим обґрунтували послідовність заходів і робіт, що підлягають реалізації в період досягнення відповідної з них по важливості. Тим самим, ми “розписали” своє життя на великий період часу. Ці заходи і роботи визначають досягнення стратегічних цілей. Однак у повсякденності менеджер додатково повинен виконувати масу робіт, які визначаються функціональними обов'язками із займаною нами посади, викликаних різними життєвими ситуаціями. Це вимагає здійснення планування року, півріччя, місяця, тижня, дня. З практики відомо, що найскладніше розробляти план дня.

Це порозумівається необхідністю обліку обсягу діяльності підлягаючих виконанню, відповідно до плану досягнення життєвих цілей, заходів і робіт інших сфер життя людини, непрогнозованих раніше ситуацій і потребуючих Вашого часу, а також дефіциту часу.

На сьогодні сформувалися наступні рекомендації з щоденного планування:

1. Необхідно в одному зошиті (спеціально розробленому макеті) зібрати та письмово відобразити всі типові заходи та роботи, які підлягають виконанню на протязі року, півріччя, кварталу, місяця, тижня. Тут можуть бути відображені заходи плану життя з інших сфер життєдіяльності. Наприклад, подання звіту до банку налогової інспекції, щомісячне відвідування тещі.

На кожен період часу, в залежності від обсягу виконуваних робіт, виділяється необхідна кількість аркушів. Отже, в послідовності рік, півріччя, квартал, місяць, тиждень, Ви (або секретар) виписуєте весь обсяг робіт, який підлягає виконанню у відповідні періоди.

Далі в зошиті на одному листі або на розвороті, кожного дня протягом року (в залежності від обсягу робіт, який Ви зможете виконати протягом дня) виділяються типові напрями щоденної діяльності. Наприклад, проконтролювати, довести до відома, зателефонувати, поздоровити, доручити, провести бесіду і т.п. Ці місця на аркушах повинні бути в одному і тому ж місці, що сприяє підсвідомій реакції.

В центрі сторінки по вертикалі наносяться години робочого часу (рис. 6.9.)

Всі заходи робочого дня складаються на основі робочого плану тижня, місяця та поточного року життєдіяльності. Вони розписуються особисто або секретарем, одним з довірених працівників відділу кадрів або іншої служби. Краще, якщо це буде робити секретар-референт на основі представляється йому інформації всіма службами управління в періоди планування або даних Вами заздалегідь організаційних указівок. Приміром, дні народження підлеглих можна внести в робочий зошит разом із планами на початку року, а поточні події (народження онука) секретар вносить негайно.

Цей зошит перетворюється в робочий інструмент значної важливості. Він позбавить керівника від обтяжливої інформації і не дасть можливості щось забути.

Рис. 6.9. План робочого дня (варіант).

1. Встановлюйте пріоритети заходів та переглядайте їх протягом робочого дня.
2. Робочий час плануйте на 60-70%, 40-30% часу залишайте на непербачені події та особисту працю (якщо ви працюєте керівником).
3. Відмічайте нецілеспрямовані витрати часу, які виявлені протягом робочого дня, можливості передачі виконання певних робіт своїм замісникам.
4. Забезпечуйте реальність та цілеспрямованість планування. Планувати те, що можна виконати; те, що в першу чергу наближає до цілі.
5. Планування наступного дня здійснюйте звечора. В цьому випадку Ваша підсвідомість завчасно буде готувати пропозиції по організації діяльності та виконанню важливих завдань. (Коли ви їдете в транспорті, кили спите…)
6. Відображайте в плані не заходи, а що саме треба зробити. Наприклад, нараду, а на ній – узгодити план на літні відпустки, або узгодити з Якименко проект докладу міністру.
7. Встановлюйте строки виконання робіт. Ставте завдання підлеглим у відповідності з відмітками в плані робіт. Це привчить Вас до самодидисципліни, а Ваших підлеглих – ще й до інтерпретації Ваших вказівок. Отримані вказівки від вищого керівництва також одразу вписуйте в свій план. Це не дасть вашому керівникові, найближчим часом, змінити “зміст” відданих вказівок, а Вас позбавить від згадування того, про що говорив шеф….
8. Враховуйте при плануванні робіт біологічні ритми Вашого організму. Ми рекомендуємо прочитати рекомендації з планування Л.Зайверта, та звернути увагу на методику складання плану під назвою “Альпи”.

Відзначимо суть цієї методики й особливості. Рекомендації зі складання плану:

§ План повинен бути в письмовому вигляді, що дозволить виділити основне, розгрузити пам’ять, побачити потребу в часі, резерви часу та “перешкоди” справі;

§ План організує раціонально труд, направляє на досягнення цілей, дає матеріал для аналізу процесу діяльності, направленості його на кінцевий результат.

“Альпи” мають п’ять маршрутів (стадій): 1)складання завдань – задач дня; 2) оцінка тривалості робіт; 3) резервування часу; 4) прийняття рішення по пріоритетам та делегування задач; 5) контроль (облік незробленого).

Перша стадія: визначення завдань дня.

Запишіть під відповідними розділами свого “Плану дня” все те, що треба зробити завтра:

§ Із списку справ або з тижневого (місячного) плану;

§ Невиконаного вчора, позавчора;

§ Нові справи;

§ Терміни, яких потрібно додержуватися;

§ Періодично виникаючі завдання.

Записуйте, використовуючи скорочення: В – візити, Д – делегування справ, К – контроль, Т – телефонні розмови і т.д.

Друга стадія: оцінка тривалості робіт.

Проставте напроти кожної задачі приблизний час її виконання, просумуйте та визначте загальний час. Варто мати на увазі, що робота часто вимагає стільки часу, скільки його є у Вашому розпорядженні. Визначаючи час, Ви привчаєте себе вкладатися саме в цей час.

Третя стадія: резервування часу.

Плануючи свій робочий день, плануйте його на 60% робочого часу, а 40% - резервний час для неочікуваних справ.

Якщо не вкладаєтесь в таку пропорцію, то:

1. Скоротіть список справ.

2. Зробіть це за рахунок менш важливих.

3. Передоручіть деякі справи своїм замісникам.

4. Скоротіть час на кожне завдання.

5. Перемістіть частину справ на наступний день.

6. Працюйте не 8 годин, а більше.

Четверта стадія: прийняття рішень по пріоритетам та перепорученню.

Встановіть однозначні пріоритети для своїх справ за допомогою аналізу АБВ та уточніть задачі дня. Аналіз АБВ виходить з трьох правил, підтверджених досвідом:

1. Важливі задачі (категорії А) складають приблизно 15% від кількості всіх завдань та справ. Однак вклад цих задач в досягненні цілі “важить”65%.

2. На важливі задачі (категорії Б) приходиться в середньому 20% від загальної кількості, а “важливість” їх теж 20%.

3. Менш важливі “поточні” справи (категорії В) складають 65% від загальної кількості завдань але “важать” всього близько 15% загальної “важливості” всіх ваших справ.

Таким чином важливість (%) трьох категорій завдань.

Перевірте потребу у часі та скоротіть час на всі справи.

Подумайте та передоручіть деякі справи і тим більше ті справи, які можуть зробити Ваші підлеглі.

П’ята стадія: контроль (облік невиконаного).

1. Невиконану роботу варто перенести на більш пізній час.

Примітка: Ви можете ще більше раціоналізувати складання плану, якщо поряд з буквенними скороченнями будете використовувати скорочення та графічні символи. Наприклад: ñ - терміново; ! - Важливо; +- пріоритет категорії А; 0 - перенесено на більш пізній термін, і т.п.

Тримайте на робочому місці різноманітний довідковий матеріал (розклад поїздів та літаків, адреси готелів і т.д.).

Отже, при плануванні скорочується час на виконання посадових обов'язків, організується цілеспрямована діяльність, зменшуються шанси бути захопленим поточними подіями.

Планування поточної роботи - складний і багатогранний процес, у якому необхідно комплексно вирішувати багато задач, проводити великий обсяг розрахунків і прогнозувати обстановку.

Велику роль у плануванні особистої роботи грає правильна організація планування. Якщо Ви керівник, то на результативність планування впливає грамотне використання апарату управління.

Зараз користується популярністю планування своєї діяльності на кишеньковому ЕОМ, розміщеним разом з телефоном.

Самомотивація

Самомотивація в самоменеджменті - це процес формування в себе потягів або потреб до доцільного життя. Самомотивація досягається організацією дій сукупності внутрішніх і зовнішніх рушійних сил, що задає границі і форми життєдіяльності і діяльності, орієнтованої на досягнення визначених цілей.

У залежності від задач мотивація може створювати мотиви під зовнішнім впливом (стимулу) або створенням умов для формування визначеної мотиваційної структури. Прикладом першого типу мотивації буде: зроблю роботу до 12 години - піду гуляти або послухаю музику. Прикладом другого типу може бути практика самодосягнення. Як тільки на усвідомлену необхідність вирішувати визначену задачу «з'являється лінь» я присідаю на лівій нозі 10 разів. Результатом у цьому випадку є «лікування» від ліні.

Самомотивація необхідна людин. Вона повинна бути органічно «вписана» у її організацію праці, життєдіяльності.

Саморегулювання

У повсякденній діяльності людини великого значення набуває регулююча функція волі, що свідомо направляється, сили порушення нервової системи. Як ми вже розглядали, центральна нервова система регулює всі процеси в організмі, поведінку, діяльність, активність людини. Характер проблеми регулюючої функції пов'язаний з відображенням взаємодії організму і середовища, людини із суспільством, потребами.

Організм людини має винятково важливу здатність до автоматичної регуляції у відповідь на будь-який фізичний або психічний вплив. Роботою внутрішніх органів керує вегетативна нервова система, яка здійснює свої функції до визначеного ступеня автономно, самостійно, без втручання свідомості. У самоменеджменті розглядаються проблеми навмисного управління своїми тілесними процесами, впливу на функції організму за допомогою різних засобів, у тому числі психофізіологічних впливів (самонавіяння, викликання визначених розумових образів). Саморегуляція в самоменеджменті - це засіб підтримки процесу активної, продуктивної діяльності особистості, при досягненні цілей у житті. Звичайно саморегуляція розглядається як властивість особистості, що виявляється в здатності:

· свідомого руху до поставлених цілей;

· збереження своєї цілісності як особистості, здійснення саморозвитку людини;

· збереження основних життєвих принципів при перебудові життєвої позиції, лінії і стилю поведінки.

Рис. 6.10 Блок-схема функціональної структури процесу усвідомленого регулювання діяльності.

У житті кожної людини відбуваються події, що стають вузловими, поворотними моментами. Вони часто пов'язані з визначеними внутрішніми перебудовами, зміною цільової спрямованості, активності і розвитку особистості, з визначенням подальшого життєвого шляху. У цих процесах активно бере участь система саморегуляції. Одним з варіантів роботи цієї системи є модель О.А. Конопника. (мал. 6.10.).

Центральною ланкою в цій моделі [132] є прийнята суб'єктом ціль, що визначає загальну усвідомлену спрямованість діяльності. Ціль діяльності не визначає вибір конкретної програми дії. Остання функціонально пов'язана з “моделлю значимих умов”, у якій відображені зовнішні і внутрішні умови діяльності.

У програмі представлена інформація про способи і послідовність дій, а також про їхні енергетико-динамічні параметри.

Оцінка успішності досягнення цілі - найважливіший компонент моделі. Для успішного здійснення свідомого контролю за результатом дій у модель входять такі функціональні ланки, як критерій або еталон успішного результату й інформація про реальний результат. Створення критеріїв успішності зв'язано з ціллю діяльності. Відповідно до них суб'єкт використовує і зворотний зв'язок, що надходить. Призначення блоку оцінки результатів складається у визначенні неузгодженості між досягнутим результатом і ціллю, представленою у вигляді системи критеріїв успіху.

На основі інформації про неузгодженість виконується повторний огляд і можлива корекція того компонента системи, у надійності якого суб'єкт упевнений менш за все. В якості таких компоненти працює програма виконавчих дій і модель значимих умов. Скоректована в такий спосіб інформація дає сигнал до здійснення дії, і процес знову розвертається за описаною схемою. У моделі процес особистого регулювання спрямований на розвиток в індивіда визначених особистісних якостей, які виявляються в різних формах активності. Ця активність зберігається на досить протяжних відрізках життя і сприяє успіхові в різних видах суб'єктивних і об'єктивних перетворень.

Особливий інтерес в самоменеджменті викликає прикладний напрямок реалізації функції саморегулювання. Як проходить саморегуляція?

Як працює механізм саморегуляції? Як його можна використовувати у своїх цілях? Щоб розібратися в роботі цього механізму, необхідно розкрити які об'єктивні закони він реалізує. Які існують рекомендації з ефективного використання цих механізмів на практиці.

Якщо людина складна біосоціальна система, то варто звернути увагу на функціонування системи усвідомленої регуляції діяльності. Одним з основних підходів до цього є використання положень синергетики і теорії систем, теорії регулювання.

Основні принципові положення синергетики:

· Принцип самоорганізації - перехід з хаотичного, неупорядкованого стану в упорядкований і навпаки є властивістю самої системи;

· Принцип підпорядкованості - поведінка елементів системи, обумовлена безліччю мікропараметрів, залежить від невеликої кількості макропараметрів (параметрів порядку).

· Принцип управляючих параметрів - система може бути переведена з одного стану в якісно новий зміною ряду параметрів.

· Принцип біфуркацій - при досягненні управляючими параметрами визначених значень поведінка системи міняється стрибкоподібно.

Стосовно до кожного з нас ці положення можна інтерпретувати:

· У кожному з нас існує механізм саморегулювання, який рано або пізно, але приводить нашу внутрішню невпорядкованість організму в організований стан, що відповідає вимогам закономірностей навколишнього світу.

· Елементи людської системи мають визначені параметри саморегулювання, але при цьому маються параметри саморегулювання всієї системи. Знаючи ці параметри, з огляду на них у процесі саморегуляції можна забезпечити функціонування як окремих органів (підсистем), так і всього організму (системи) у цілому.

· У людині, як системі, існують керуючі параметри, впливаючи на які, змінюючи котрі можна цілеспрямовано впливати на механізм регуляції, змінювати його діяльність, поведінку людини. Саме на обліку цього принципу працюють методики: медитації, ребефінг, холотропна терапія, діанетика й ін.

· Впливаючи на визначені параметри можна спонукати, примусити людину зрадити своїм принципам, життєвій позиції, вибити людину з "сідла" або навпаки. При цьому перехід з однієї життєвої траєкторії на іншу відбудеться практично миттєво і начебто б випадково. Хоча ті, хто вивчав теорію імовірності знають, що випадковість є наслідок закономірності.

В основі синергетичних представлень, як було показано раніше, лежать ідеї системності, цілісності світу і наукових знань про нього, багатоваріантності і необоротності життєвих процесів людини, глибинного взаємозв'язку хаосу і порядку (випадковості і необхідності). Світ людини складно організований, він відкритий впливам на механізм саморегулювання і самоорганізації. Отже, функції регулювання й організації тісно взаємозалежні.

Одним з основних понять теорії систем є поняття про цілісність і системність. Ступінь цілісності буває різною в різних системних об'єктів. Про людину ми навіть звикли чути характеристику - цілісна особистість.

У теорії систем цілісність якої-небудь системи характеризується ступенем зв’язаності між елементами системного об'єкта. Результати досліджень дають підстави вважати, що показник зв’язаності є управляючим параметром.

Як ми розглядали раніше, І. Прігожин виділив два характерних параметри функціонування суспільних систем: ступінь складності, обумовлений кількістю функціонуючих елементів, і величина соціального тиску, примусу, інтенсивність зовнішнього керуючого впливу. Впливом на ці параметри можна змінювати ефективність роботи людини через системи саморегуляції особистості.

Наприклад, послабивши взаємозв'язок елементів системи, надаючи волю елементам, ефект організації не досягає максимуму через "розхитаність" (волі).

Збільшуючи жорсткість взаємодії сильніше оптимального, ефективність організації знову буде менше максимуму, але тепер уже через втрату волі елементів.

Розуміння функції регулятора активності людини проясняє загальна теорія регулювання. Відомо, що необхідними істотними складовими процесів регулювання є взаємодоповнюючі процеси нагромадження й обмеження розмаїтості в системі, які виконують функцію регулювання.

Ще У.Р.Ешбі при розгляді процесу регулювання "з ціллю точно встановити, що в нього включається і що мається на увазі", як відомо, сформулював закон необхідної розмаїтості. ..."розмаїтість наслідків, якщо вона мінімальна, може бути ще більш зменшена лише за рахунок відповідного збільшення розмаїтості, яким володіє регулятор". Дія цього регулятора спрямовано на протидію різним зовнішнім збурюванням. Робиться це часто зміною взаємозв'язків, спрямованих на збереження цілісності організму, людської особистості.

До факторів, що обумовлюють саморегуляцію особистості фахівці відносять: цілі, цінності, ідеали, рівні домагань, образ свого "Я". Саморегуляція враховує вимоги норм, правил поведінки, вдачі і традиції. Соціально-психологічна активність регулюється навкруги спілкування, сферою спільної діяльності, ситуаціями співробітництва, суперництва, конфліктами, стилями взаємин. Мотивуючий ефект саморегуляції виявляється в домаганнях, вимогливості, відповідальності, самокритичності особистості.

Механізм саморегулювання керується: свідомо вольовими зусиллями і неусвідомленими процесами через вплив на підсвідомість. У першому випадку засобами можуть бути: цілепокладання, складання програми дій, самозобов'язання, самоконтроль, самонавіяння і т.д. Ці засоби використовуються для самовиховання.

В другому випадку засоби впливи базуються на техніках гіпнозу (аутогенне тренування, медитація, самонавіяння в системі йоги і т.п.) або техніках зміни управляючих параметрів організму (тайцзи - цюань, цигунтерапія і т.п.).

Функція контролю

Контроль є найважливішою функцією самоменеджменту. Він реалізує виконання вимог принципу зворотного зв'язку. В особистому самоменеджменті можуть вирішуватися різні задачі контролю:

1. Контроль особистої життєдіяльності. При цьому перевіряється:

· досягнення тактичних повсякденних і стратегічних цілей (при націленості діяльності на кінцевий результат);

· ефективність організації і технології особистої праці (організаційно-технологічний аспект);

· фізичний і технічний стан свого організму (біологічний аспект).

2. Контроль діяльності підлеглої організації (якщо Ви менеджер). Перевірці може підлягати:

· робота якого-небудь органу управління;

· організаційно-технологічні аспекти діяльності організації в цілому;

· функціонування системи контролю в організації та ін.

Другий блок задач розглядається в багатьох підручниках з менеджменту, і ми обернемо Вашу увагу на особистий менеджмент.

У цьому плані варто виділити два напрямки особистої діяльності в області виконання контрольної функції:

· контроль за особистою життєдіяльністю і діяльністю;

· контроль за власною діяльністю при виконанні функцій менеджера.

Контроль за життєдіяльністю і діяльністю включає контроль за реалізацією потреб та виконанням норм в діяльності. Це враховує "внутрішнє" і "зовнішнє" життя людини як біосоціальної і духовної системи.

Контроль тут виступає як перевірка гармонійності змісту всіх сфер життя людини. Тут у формі критерію використовується система життєвих цінностей, "дерево цілей" життя зі своїми коефіцієнтами відносної важливості кожної цілі в життєвому просторі і часі. Цей напрямок контролю включає періодичну перевірку стану здоров'я в лікаря, фізичного стану тіла в спортивному залі, на стадіоні. Тут критерієм стану здоров’я вашого фізичного і духовного тіла є системи показників, співвіднесені з віком, біологічними ритмами організму.

Вони можуть бути отримані за допомогою фахівців (лікарів, спортивних тренерів, консультантів) і самостійно з використанням розроблених методик, які наявні в центрах здоров'я, у спеціальній літературі.

Контроль за особистою діяльністю включає: досягнення результатів, реалізацію в повсякденності функцій самоменеджменту, контроль технології процесу діяльності, і наступної корекції діяльності.

Досягнення результатів - це порівняння планованого і досягнутого в заданий період часу. Це потрібно робити, щоб виявити, що ж зроблено з планованого, що не зроблено, що перешкодило. Які заходи необхідно прийняти в майбутньому. Виділіть в бюджеті часу декілька хвилин і запишіть у робочому зошиті (щоденнику) результати аналізу. Запис повинен бути у відведеній ділянці листа, де розписаний план дня. Це полегшить виконання стратегічного контролю, що є направляючим для повсякденного.

Контроль реалізації функцій самоменеджменту - це теж порівняння планованої підцілі з досягнутою окремою ціллю кожної функції самомоменеджменту. Ціль цього контролю - забезпечення інформацією наступну, об'єднуючу, інтегруючу функцію самоменеджменту.

Контроль технології процесу діяльності - це перевірка відповідності використовуваних технік, методів діяльності, технологій цілі і тактики боротьби системі людських цінностей. Тут виробляється оцінка застосованих засобів для досягнення цілей. Діапазон використаних критеріїв у цьому випадку знаходиться між ефективністю й аморальністю. У цьому випадку треба пам'ятати про єдність фізичного і духовного, тіла і душі. Людина, наприклад, з високою планкою життєвих цінностей, що у вигляді установок знаходяться в її підсвідомості, яка за власним компромісом або примусом реалізує аморальну ціль, руйнує не тільки власну душу, але і фізичне тіло. Гітлерівці оволоділи і використовували в досконалості просту методику перетворення людини у тварину. Ціль цієї методики, технології в руйнуванні людської особистості. Суть - прищеплювання дорослому психології дитини. Це дозволяло двом-трьом есесівцям вести сотні людей на страту, сотні тисяч змушувати працювати на себе знаходячись у положенні раба, тварини. І ці сотні тисяч були в положенні рабів, тварин.

Привівши ці приклади, ми бажаємо звернути Вашу увагу на те, які Ви ставите цілі і як їх досягаєте.

Аналіз результатів контролю робочого дня краще робити перед сном, коли турботи повсякденні позаду, людина розслабляється, і її мозок переходить в альфа-стан. У цьому стані Ваші думки проникають у підсвідомість (цього стану завзято домагаються від “клієнтів” гіпнотизери) і спонукають вирішувати Ваші життєві великі і малі проблеми. Питання, які варто задати собі при аналізі минулого дня, рекомендує Л.Зайверт [ ].

“Хто або що перешкодило мені сьогодні досягти більшого?

Чи приніс я сьогодні користь оточуючим мене людям?

Де я “застряг” на дріб'язках?

Де я займався поверхневими питаннями?

Де я займався непотрібною критикою?

Де я пішов на даремні компроміси?

Де я внаслідок марнославства висунув надмірні вимоги до своїх партнерів?

Що могла б фірма по праву зажадати від мене?

Як могли б судити про мене мої підлеглі, колеги або шеф?

Чи міг я відмовитися від якихось справ?

Чому я навчився сьогодні?

Чи вдалося мені сьогодні записати або обробити свої ідеї, думки?

Що або хто доставив мені сьогодні радість?

Чи наблизив мене цей день до досягнення моїх цілей?

Що найкраще, що я міг би сьогодні зробити?

Через великий список питань їх далеко не завжди можна використовувати. І той же автор пропонує метод “п'яти пальців”, що орієнтує на початкові букви назв пальців.

1) М (мізинець) - розумовий процес: які знання, досвід я сьогодні одержав?

2) Б (безіменний палець) - близькість цілі: що я сьогодні зробив і чого досяг?

3) С (середній палець) - стан духу: яким був сьогодні мій переважний настрій, настрої?

4) У (указівний палець) - послуга, допомога: чим я сьогодні допоміг іншим, чим прислужив, порадував або “посприяв”?

5) В (великий палець) - бадьорість, фізична форма: яким був мій фізичний стан сьогодні? Що я зробив сьогодні для свого здоров'я, підтримки своїх фізичних кондицій?

Ми звертаємо Вашу увагу на метод через наступні причини. Якщо Ви це будете робити, як ми рекомендували, в альфа стані, то буде спрацьовувати гіпнотична техніка, названа гіпнотерапевтами “якоріння”, що дозволяє програмувати реакцію підсвідомості на звичайний подразник (дотик до якого-небудь пальця). Якір - це форма постгіпнотичного вселяння. Тобто, надалі у Вас буде надбаний рефлекс (якщо згадати теорію рефлексів): при свідомому дотику до одного з пальців викликати сформовані підпрограми дій. Ви можете, стоячи на автобусній зупинці “відключатися” від навколишнього світу і вирішувати ту або іншу аналітичну задачу робочого дня.

Аналіз діяльності в рамках контролю, як функції самоменеджменту, можна провести на основі порівняння використання часу протягом дня, місяця. Фахівець в області менеджменту П. Друкер через кожні дев'ять місяців повторює детальний облік і аналіз свого часу протягом трьох тижнів. Про результати він говорить наступне: “... хоча я роблю це протягом п'яти або шести років, я щораз викрикую: “Цього не може бути! Я знаю, що я втрачаю багато часу, але не може бути, щоб так багато”.

Виконати аналіз можна скориставшись рекомендаціями Л.Зайверта [].

Таблиця 6.2

Аналіз видів діяльності
План , ч	Факт , ч
	Виграш в годинах

Контроль у цьому випадку здійснюється в послідовності

1. Запланований час

Запишіть, які з важливих задач (категорія А) Ви могли б виконувати, якби щодня мали на 1 годину більше часу у своєму розпорядженні.

1. _________________

2. _________________

3. ________________

2. Сприйняття фактичного перебігу часу і діяльності. Фіксуйте в колонку “Фактичний стан” усю свою роботу, періодично виконувану протягом дня або тижня.

Таблиця 6.3.

Реєструйте спочатку тільки види діяльності і витрачений час, а потім досліджуйте причини і деталі.

3. Розробка планованого стану

Проаналізуйте кожен вид діяльності в графі “Фактичний стан” з погляду можливостей оптимізації трудового процесу з ціллю економії часу:

* Що відбудеться, якщо відмовитися від даної діяльності?

* Що відбудеться, якщо цю діяльність цілком або частково делегувати?

* Що відбудеться, якщо цю діяльність здійснити протягом більш короткого проміжку часу?

Якщо нічого не відбудеться або наслідки будуть незначними, то цю діяльність можна виключити або здійснити в більш короткий термін або делегувати.

4. Порівняєте “план - фактичний стан”. На цьому етапі варто визначити:

* Наскільки велике фактичне тимчасове навантаження?

* Скільки часу може бути зекономлено?

* Які заходи для економії часу необхідно почати?

* Як можна ефективно використовувати зекономлений час?

Одним зі способів контролю є аналіз денних “перешкод”. Працюючи з таблицею 6.4. можна визначити заходи для поліпшення.

Таблиця 6.4.

Усього робочого процесу (план) і порівняти них з результатами реалізації.

Контроль за власною діяльністю при виконанні функції менеджера

Суть цього контролю в перевірці правильності вибору свого місця, у змісті і послідовності дій у процесі реалізації функції контролю в підлеглій організації. Стратегічна ціль при цьому може бути функціонування елементів системи управління без Вашого втручання, автоматичне виконання усіх Ваших вказівок (впливів).

Менеджер навіть невеликої фірми не в змозі систематично здійснювати контроль за діяльністю усіх своїх підлеглих на всіх ділянках. Це призводить до того, що особистий контроль носить звичайно вибірковий характер.

Вибір об'єктів контролю визначається багатьма обставинами - важливістю ділянки, станом справ, необхідністю вивчення й оцінки підлеглих і т.д. Природно об'єкти особистого контролю його цілі і терміни доцільно визначати заздалегідь і вносити в робочий план. Це забезпечує необхідну підготовку і підвищує ефективність особистого контролю. Можуть бути наступні варіанти вибіркового контролю: - знайомство з документами, які характеризують діяльність об'єкта; виклик для особистої доповіді підлеглих відповідної ділянки (особисте спілкування); інспекторський обхід або поїздка на об'єкт і ін.

Робота з документами. На практиці значна частина документів надходить керівникові, що розподіляє них між своїми заступниками з дачею вказівок, що слід зробити, як що виконати і коли докласти про виконання. Цей порядок є наслідком колишньої командно-адміністративної системи управління, це і показник низької організації праці в апараті управління або невір'я лінійного менеджера в здатності своїх підлеглих.

Така система роботи з документами замикає систему контролю на керівника. У цьому випадку необхідна децентралізація. Необхідно ще в канцелярії, на основі чітких інструкцій, зробити розподіл документів на підставі поділу функцій і видів робіт в апараті управління.

Особиста інспекція - найбільш ефективна форма контролю. Вона вимагає часу і гарної попередньої підготовки з боку керівника.

Найбільш об'ємна робота, яка вимагає специфічної організаторської діяльності з боку керівника фірми під час “інспекторської” поїздки з контрольними цілями в підлеглі організації.

Організація контролю в цьому випадку включає: визначення цілі і задач контролю; розробку плану контролю, доведення змісту плану контролю до тих посадових осіб, які беруть участь у його здійсненні, підготовку цих посадових осіб до здійснення контролю, визначення порядку і часу доповіді результатів контролю.

У цьому випадку керівникові необхідно організувати систему контролю і взяти на себе координуючу функцію.

Особливий обов'язок керівника - це контроль за якістю роботи апарата управління. Апарат управління розробляє план, реалізуючи ціль контролю, визначену керівником, доводить цей план до виконавців. Керівник повинен організувати підготовку підлеглих до перевірки, керувати ходом перевірки. При здійсненні контролю велике значення має вмілий підхід і стиль роботи тих, хто перевіряє.

Функція контролю прямо пов’язана з усіма функціями самоменеджменту і забезпечує інформацією інтегрально-координаційну функцію.

Інтеграційно-координуюча функція

Самоменеджмент складається з окремих функцій самоуправління. Це самоуправління буде цілісним явищем, системою, якщо всі ці функції органічно зв'язані. При цьому зв'язок повинен бути постійним. Тому в самоменеджменті виділяється ще одна функція - функція інтеграції, яка поєднує всі інші. У рішенні задач самоменеджменту приходиться здійснювати коригувальні впливи на власну життєдіяльність людини. Центральною нервовою системою утворюються сигнали із узгодження, приведення людини як біосоціальної системи у відповідність до яких-небудь явищ. Ці сигнали вимагають обліку усіма функціями, тому що несуть координуючі впливи. У силу спільності рішення інформаційних і координуючих задач функція й одержала відповідну назву. Основним елементом механізму виконання цієї функції може бути рефлексія.

Вона в цьому випадку:

- виконує аналіз функціонування, який здійснюється у процесі діяльності, спрямований на виявлення причин утруднень і корекцію способу діяльності.

- це процедура організації мислення, що описує дії, які треба почати в конкретній ситуації і дозволяє побудувати картину здійсненої діяльності, знайти причину утруднення в досягненні цілі, знайти проблему в змісті і формі минулої діяльності, побудувати проект нової діяльності зі зміною форми і змісту;

- це особлива форма управлінської діяльності (форма має, як відомо складні відносини зі змістом діяльності).

Отже рефлексія - це складна функція роботи нашого мозку, виконувана їм у процесі самоуправління. Вона реалізується механізмом самоуправління людини, організувати цикл зворотного зв'язку в роботі центральної нервової системи.

Рефлексія може бути розвинута в людини або ні. Є цілком обґрунтовані думки, що причинами негативних явищ у нашому суспільстві і, особливо, у управлінні суспільством, усіма його ланками величезну роль зіграло саме відсутність цінності рефлективного супроводу практики, цінності формування рефлективних здібностей.