ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.

Работа с деловой документацией – важный элемент деятельности любой организации. От ее состояния зависит оперативность и качество, эффективность реализации документов.

ДОУ– создание документной информационной базы на различных носителях для использования управляющим аппаратом в процессе реализации его функций. Сферой деятельности по работе с документами является делопроизводство. Но в связи с тем, что информатика становится одним из ведущих элементов, понятие становится архаичным.

В результате использования компьютеров в терминологию вошли понятия, связанные с обеспечивающей частью этих технологий. Однако термин «делопроизводство» не вышел из активного обращения, а появилось новое содержание. В настоящее время в НПА эти термины используются как равнозначные. В действующем ГОСТе применяется термин «делопроизводство».

Делопроизводство - деятельность, охватывающая документацию и организацию работы с документами. В настоящее время употребляется «документационное обеспечение» и производное от него «ДОУ» - охватывает документы, используемые в аппарате управления. Понятие документационного обеспечения по своему объему близко к «управлению документацией», которое используется в международной терминологии, где трактуется как «область общего административного управления, связанная с достижением экономии и эффективности создания, ведения, использования и отбора документов в течении всего жизненного цикла».

1. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И СОЗДАНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА

Регистрация – запись по установленной форме сведений о документах. Регистрация фиксирует факт поступления, отправки или создания документа.

Существуют 3 системы регистрации:

1. Централизованная, при которой все документы (входящие, исходящие и внутренние) поступают в специальное подразделение (канцелярию), где регистрируются, а затем выполняются исполнителем.

2. Децентрализованная, при которой документы регистрируются непосредственно в структурных подразделениях. Применяется в территориально разобщенных организациях.

3. Смешанная система применяется в организациях со сложной структурой и большим объемом документооборота. Часть документов регистрируется службой ДОУ (СДОУ), другая – в структурных подразделениях.

Регистрация должна быть связана с другими видами работ по делопроизводственному обслуживанию: контролем исполнения документа, оформлением дел, организацией, хранением и поиском документов.

В Примерной инструкции предусматривается примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в СДОУ. На его основании в каждой организации разрабатывается свой индивидуальный перечень документов. Вначале этот перечень может быть разработан в качестве самостоятельного документа, а затем включен в инструкцию по делопроизводству в качестве приложения. В данный перечень включаются:

· Письма, присланные для сведения;

· Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

· Сообщения о заседаниях, совещаниях, повестки дня;

· Графики, наряды, заявки;

· Сводки и информации, присланные для сведения;

· Учебные программы, планы;

· Рекламные извещения;

· Прейскуранты;

· Копии;

· Пригласительные билеты и письма;

· Печатные изделия;

· Статистическая отчетность.

Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих организаций, важнейшие внутренние документы, обращения граждан, получаемые из других организаций, требующие ответа/исполнения.

Независимо от того, подлежат документы регистрации в СДОУ, на них проставляется регистрационный штамп поступления. А номер будет проставлен в канцелярии/другом структурном подразделении. В некоторых организациях заказываются специальные штампы, где указывается название организации.

В работе по регистрации используются все справочные материалы, имеющиеся в организации, НД, справочники корреспондентов, положения о структурных подразделениях, организации и т.д.

В организациях регистрируются не только входящие и исходящие документы, но и внутренние.