Основные принципы расположения документов в деле

1. Вопросно-логический. Документы располагаются в логической последовательности решения вопроса: в начале – инициативный документ; затем – приложения; потом – документы по решению этого вопроса.

2. Хронологический. Как правило, формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел. Принцип применяется, если дело формируется по номинальному признаку. При этом принципе документы постоянного хранения, наиболее ранние помещаются в начале дела, и не допускается обратный порядок хранения таких дел.

3. Нумерационный. Используется, когда формируемые документы имеют порядковую нумерацию. Поскольку регистрация осуществляется в течение делопроизводственного года, в следующем году дела начнутся с №1.

Следует обратить внимание на то, что при формировании дел, которые состоят из нескольких томов, в заголовках дел указываются номера документов, сформированных в данном деле.

Дело №1-2. т.1

Приказы №№1-50 ректора университета по основной работе

Начало____

Окончание _____

4. Алфавитный. Документы группируются в алфавитном порядке, как правило, по фамилии автора (в основном, обращения граждан и лицевые счета).

Обращения могут формироваться в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. Повторные обращения и дополнительные документы подшиваются к данной группе документов.

В течении года документы могут формироваться по хронологическому принципу, а в конце года переформировываться по алфавитному, что облегчает поиск.

Если дело состоит из нескольких томов:

Дело № 5-6 т.1

Лицевые счета работников «А-М»

Дело №5-6 т.2

Лицевые счета работников «М-Я»

Принципы, как правило, комбинируются.

Оформление дел

В течение делопроизводственного года исполненные документы группируются в дела и хранятся в течение года в структурных подразделениях, где происходит подготовка дел к передаче в архив. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включающие документы по личному составу, подлежат оформлению и описанию. Личные дела и карточки считаются законченными делопроизводством со дня увольнения этих работников.

Оформление дел производится работниками СДОУ и других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и оформление дел в соответствии с НД. Для этого в графе 5 НД указываются фамилии лиц, ответственных за ведение дел.

Виды работ по оформлению зависят от сроков хранения. Для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения предусмотрено полное оформление дел. Дела временного хранения (менее 10 лет) подлежат частичному оформлению.

Полное оформление предусматривает:

ü Нумерацию листов в деле;

ü Составление листа-заверителя;

ü Составление ВО в необходимых случаях;

ü Подшивку/переплет дел;

Оформление реквизитов обложки дела и внесение в них соответствующих изменений (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса, крайних дат, заголовков).